バーチャルオフィス活用のお役立ち情報

  1. バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いとは?

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いとは?

2017/11/30

オフィスを借りる前に!
バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い。メリット&デメリットとは?

 

近年はライフスタイル、ワークスタイルそして、オフィス形態の多様化によりフリーランサー(個人事業)や起業への関心が高まるとともに、そのハードルがどんどん低くなっています。
 

しかし、起業家の開業資金に関して言うと、まだ実績がなかったり、業績が安定していないという理由から融資先の信用度は低く、資金確保が難しくて頭を悩ませていることが現状です。
 

ビジネスモデルやビジネスプラン、そしてそれを実現するためのワークスタイルによりそれぞれ最適なオフィス形態があると思いますが、オフィスの取得の方法、オフィスのあり方をしっかりと検討するだけで大きく投資額や毎月のコストが変わってきます。
 

起業に伴うオフィス開設の初期費用の大幅な削減方法として、ワンストップビジネスセンターの運営する「バーチャルオフィス」や「レンタルオフィス」「シェアオフィス」などのサービスオフィスが活用され、都心部を中心に多くの起業家やフリーランサーにも利用されることが多くなりました。
 

起業をするために事務所を構えることが今までの一般的な起業のスタイルでしたが、都内一等地にアクセス抜群のかっこいいオフィスを賃貸契約で借りることが本当に必要なのでしょうか?
 

それとも、起業にするには法人登記できる住所とビジネス用に使える電話番号が必要なだけで、実はバーチャルオフィスやレンタルオフィスのようなサービスオフィスで十分なのか、をよく検討する必要があります。
 

様々な観点から考察して、賃貸オフィスとバーチャルオフィスやレンタルオフィスのような各サービスオフィスの役割について比較してみましょう。
 
 

●月額利用料の必要な賃貸オフィスの種類

バーチャルオフィスとレンタルオフィスを比較する前に、まずは起業家が利用する可能性のあるオフィスの種類を簡潔に説明いたします。
 

オフィスの種類はどのようになっているか?ということを知っておくと、よりバーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いについて、理解が深くなると思います。
 

まずはオフィススペースの観点から、賃貸オフィスの種類についてご説明します。
 

下の種類別賃貸オフィスの表をご覧ください。
 


 

この種類別賃貸オフィスの図を解説しますと、ポイントなるのは以下の2点です。
 

●自社の占有スペースか他社との共有スペースか?
賃貸オフィスの入口を入って、すべて自社のスタッフや物を置く場合は「自社占有スペース」と考えます。逆に入口を入って、パーテーションなどの仕切りがあるかどうかは関係なく、そのオフィススペースを多くの会社や事業者で共有している場合は「共有スペース」と考えます。
 

●実際にオフィスの中に執務・業務スペースがあるかどうか?
実際にオフィススペースの中に自社の業務ができるようなデスク・オフィスチェア・電話・コピー機などがあるかどうかは重要な区別のポイントです。
 

会社設立の登記利用に住所利用だけできるところや、私書箱のようにポストしかないようなオフィス形態もあり、業務スペースはないので別のスペースの確保が必要になります。
 

コワーキングスペースはシェアオフィスとも呼ばれており、一般的にフリーデスクと呼ばれている仕切りのない1つの空間を他の事業者やフリーランサーとシェアするオフィス形態なので、業務スペースはありますが手狭なスペースのところが多いようです。
 

シェアオフィスを借りる場合、その場所を提供している賃貸オフィスのオーナー様との契約は「賃貸契約」か「サービス利用契約」という契約になると思いますので、敷金・礼金や保証金といった初期費用や許認可の申請に関して注意が必要です。
 

オフィススペースの観点からみると、レンタルオフィスはスペースがあり、一方、バーチャルオフィスはスペースがないという違いになります。
 

 
 

●バーチャルオフィスについて

ここでさらに私たちワンストップビジネスセンターの運営するバーチャルオフィスについて、どんなサービスが利用できて、どんなメリットがあるのかなどさらにもう少し深堀りさせていただき、ご説明させていただきます。
 

バーチャルオフィスとは、起業したり事業をはじめるにあたり、実際の場所の「事務所(オフィス)」を構えることなく、業務上、最低限必要なサービスをお客様に提供します。
 

起業のための業務上必要な最低限のサービスとは、住所のレンタルサービス、郵便物転送サービス、レンタル会議室の提供、電話転送サービスや電話代行秘書サービスなどのことを指し、これらのサービスを利用することでオフィスを構える手間、コストなどを省くことができます。
 

実際の大きなスペースを構えているレンタルオフィスはオフィスサービスに家賃が利用料金に上乗せされてしまいますが、オフィスサービスのみを提供しているバーチャルオフィスは、運営にかかわる固定費や人件費などの経費も安いため、レンタルオフィスよりも安価にご利用いただけます。
 

私たちワンストップビジネスセンターのバーチャルオフィスは運営の販売管理費を極限まで下げることにより、割安な月額利用料金を設定することでお客様に格安でバーチャルオフィスサービスをご利用いただいております。
 

ただし、「安かろう悪かろう」のバーチャルオフィスだと思われたくないので、私たち運営スタッフは日々、顧客様からのアンケートやご意見を大切にし、すぐに対応改善するなど業務の厳しいチェックのもと運営をしております。
 

ワンストップビジネスセンターと大手レンタルオフィス業者を比較して例えて言うならば、以下のようなイメージです。
 

大手サービスオフィス(レンタルオフィス)業者・・・リッツカールトンやハイアットなどの超高級5つ星ホテル
 

ワンストップビジネスセンター・・・リッチモンドホテルやドーミーインのような機動力&柔軟性のあるビジネスホテル
 

ビジネスホテルだからと言って、決してサービス力が低いわけではなく、快適にご利用いただくのに最低限の設備、サービス接客、オフィス機能はそろえてお客様をお迎えしております。
 


 

ワンストップビジネスセンターはバーチャルオフィスなので「オフィスを貸す」ということがない分、サービスの根幹は住所の提供や郵便転送サービス、電話代行サービス、レンタル会議室の利用などのオフィスサービスになり、これらのサービスは日々改善していきながら、利用者様のニーズに答える体制を構築しております
»私たちワンストップビジネスセンターについて
 
 

●バーチャルオフィスを利用するメリット

☑都心一等地の住所を格安でレンタルできる
起業家やフリーランサーは自宅で仕事をしながらも、オフィス不要で都心一等地の住所を会社登記、名刺やホームペーシなどに会社の住所として格安で使えるので、顧客や取引先からの信用力や事業のブランド力アップにつながります。
 

☑自宅やカフェやお客様のスペースで仕事をするので、実際のオフィスは不要
従来のような賃貸オフィスを借りて起業をすると、そこで毎日仕事をするしないかかわらず賃貸契約中は毎月の家賃の支払いが発生しますし、掃除やメンテナンス費用もかかってくるので、毎月大きな経費負担がかかります。
 

ノートパソコンでほとんどの仕事をほぼ一人で完了出来てしまう起業家にとっては、従業員やスタッフを増やし事業拡大しない限り、賃貸オフィスは不要ですし、余計なコストもかからず経済的に事業活動ができます。
 

☑起業資金が少ない場合でも投資資金が少ないので安心
新しい事業をスタートする時はどんなに小さく事業を始めようとしても、会社設立費用、税理士さんとの契約、許認可の申請、業種によっては各種サービスとの契約など最低限の初期投資に資金はかかります。
 

その中でもこれまでは大きな投資が必要だったのがオフィス開設に伴う費用でした。
 

しかし、バーチャルオフィスを使えば、初期費用1万円程度、月額5千円程度から最低限の費用でオフィス開設することができます。
 

 
 

☑バーチャルオフィススタッフが来客対応するので、事務所にいなくても安心
物販の店舗のように来客対応により営業活動をする業種ですと、従来の賃貸オフィスを構える必要があるかもしれません。
 

しかし、お客様への訪問やオンライン上でしかお客様との接点がないような業種の場合、従来のオフィスを構える必要がないので、事務仕事のためであれば、自宅やカフェなどでも仕事をすることが可能です。
 

そのような来客が少ないような業種の場合はバーチャルオフィスでも十分です。「オフィスを構えてもお客様を呼んでくれるわけではない」ということを心に留めておく必要があります。
 

もし、バーチャルオフィスの会員様宛に来客があったとしてもバーチャルオフィスのスタッフが代わりに来客対応をさせていただくので、バーチャルオフィスを利用しているからといって会員様はお客様の信頼を失うことはありません。
 

☑スタートアップ起業家にも向いている
短期間で資金調達を行い、システム開発や人材獲得を行って、上場を目指すようなスタートアップ企業は成長速度も速く、その度にオフィス拡張のための移転や法人住所の登記変更が必要となり大きなコストが発生してしまいますが、そんなケースにもバーチャルオフィスの利用はおすすめです。
 

バーチャルオフィスは企業の成長にあわせてサービスプランの変更もできますし、オフィスを借りるよりも契約期間が短いので本当にオフィスが必要になったタイミングでバーチャルオフィスから実際のオフィスへ切り替えることもでき、スタートアップの経営者は度重なる無駄なコストをおさえられます。
 

実際のワークスペースは転々としながら、法人の本店住所に関しては黒字化するまではバーチャルオフィスに置いておくのも良いです。
 

「バーチャルオフィスでは心配」と考えられる方もいらっしゃるかもしれませんが、実際にワンストップビジネスセンターのバーチャルオフィスをご利用いただき、会社売却をしたり上場したりしているお客様もいらっしゃいますので、ご安心下さい。
 
 

●バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い

○違いその① 実際の専用オフィス(オフィススペース)があるか、ないか?
バーチャルオフィスとレンタルオフィスの一番の大きな違いは実際のオフィス(オフィス家具付オフィス)があるかないかの違いです。
 

自宅や取引先での仕事スペースが確保できている人は業務スペースが必要ないので、バーチャルオフィスで仕事に必要なサービスが十分に揃います。
 

逆に仕事をするスペースに困っている方には専用オフィスのあるレンタルオフィスのほうがいつでもその場所で仕事ができるので、いいかもしれません。
 

レンタルオフィスは同じ地域でも通常に賃貸オフィスを借りるよりも坪単価で言えば、かなり割高です。しかし、その分、レンタルオフィスの会員になればすぐに使えるデスク、ワークチェア、収納などのオフィス家具ならびに電話、ファックス、コピー機などが用意されており、すぐに仕事を行う環境が整います。
 

経営的な観点で見ると、スペースがあると、スペースを管理するスタッフや清掃の料金、光熱費など多くの維持費用がかかってきます。
 

レンタルオフィスの家賃、維持費用を上乗せした金額が、レンタルオフィスの月額利用料金やサービス利用料金として設定されます。
 
 

○違いその② 料金が高いか安いか?
オフィスのタイプを料金や経費が高い順番で並べると以下のようになります。
 

バーチャルオフィス < レンタルオフィス < 実際の賃貸オフィス
 

これまで書きましたようにバーチャルオフィスとレンタルオフィスでは「実際の一等地の場所を借りるかどうか?」が大きな差になってきます。
 

そのため、毎月のバーチャルオフィスの利用料金が5千円程度に対して、実際にオフィスを借りると、都心では最低限月額10万円は必要になるでしょう。
 

オフィスへの投資は毎月の大きなランニングコストになりますし、ご自身の開業資金計画と資金繰りをしっかりと確認して、最初はなるべく大きなコストをかけないようにしたほうがリスクも低く起業できるので安心です。
 

まずはバーチャルオフィスでスタートし、事業が軌道に乗り、資金的な余裕が出てきたら、レンタルオフィスを検討するくらいの堅実な考え方がよいと思います。
 

賃貸オフィスやレンタルオフィスでは、物件や運営会社のルールにより契約時に保証金が必要な場合もあるようです。
 

ビジネス住所があれば十分なのか、許認可の申請で実際の事務所が必要なのか、毎日の業務スペースが欲しいなどご自身のビジネススタイルなどをふまえ、どのタイプのオフィスを選んだほうがいいのかをじっくりと検討する必要があると思います。
 

なお、ワンストップビジネスセンターの料金、プランについてはこちらからご覧いただけます。
»ワンストップビジネスセンターのご利用料金
 
 

○違いその③ レンタルオフィス業者の倒産リスクの高さ
現在は起業ブームということもあり、大小のレンタルオフィス、バーチャルオフィスの業者が乱立し、増え続けています。場所が余っているから、儲かりそうだからと安易な気持ちでオフィスの運営方法・仕組みもよく理解せずにこの業界に参入してくる地主さん、不動産業者さんは後を絶ちません。
 

レンタルオフィスは運営業者も場所や内装を準備して提供しなければいけないので、固定費が重く、集客がうまくできず、お客様をうまく集められないレンタルオフィス運営業者は廃業をせざるをえなくなります。
 

レンタルオフィス運営業者が倒産&廃業すると、当然その利用していたオフィススペースはなくなってしまい、利用者の方は急きょ法人登記変更、名刺やカタログの住所変更、新しいオフィスサービスを探すという手間とコストが発生します。
 

そのようなリスクを回避するためにも、運営会社の業歴や店舗数など企業の信頼性もしっかりチェックした上でオフィスサービスの運営会社を検討しましょう。
 

固定費を低く抑えながら運営できるという観点で、事業運営上はレンタルオフィス業者よりもバーチャルオフィス業者のほうが事業安定性が高い傾向にあり、倒産リスクという点ではバーチャルオフィスのほうが倒産しづらいと思われます。
 


 
 

●バーチャルオフィスとレンタルオフィスの共通点

○共通点その① 郵便転送、電話転送(代行)、会議室のサービス
バーチャルオフィスもレンタルオフィスの付帯サービスとしては郵便転送、電話転送、電話代行、会員専用のレンタル会議室のサービスについてはクオリティがおおよそ一緒だと思います。
 

これらの付帯サービスは基本料金とは別のオプション料金であったり、サービスの料金体系がバーチャルオフィスやレンタルオフィスの業者によってそれぞれ異なります。
 

契約後に「予定以上に多い料金を払うはずじゃなかった・・・!」とならないように、事前に基本料金に含まれるサービス、別料金になるオプションサービスを提供業者にしっかりと確認して、毎月のコストがどのくらいになるのか計算してからサービスオフィスと契約しましょう。
 

また、見かけと内容が全く伴わないような悪徳な業者もいらっしゃると聞きますので、業者さん選びは内見に行ってみる、電話でスタッフの応対をチェックするなど事前調査を行い、契約まで慎重になさってください!
 

事前チェック! 「こんなはずじゃなかった!!」事例
・月額費用が安いと思っていたら、郵便転送の費用が別料金だった!
・月額費用が安いと思い契約したら、郵便転送費用や会議室の利用料が異常に高い!
・電話の転送料金が高い!
 

»バーチャルオフィスとレンタルオフィスの比較にこちらの記事も参考にして頂けます。
 
 

○共通点その② 一等地の立地、一等地の住所
バーチャルオフィスもレンタルオフィスもたいていは立地のよいオフィスビルに入居しています。そのため、お客様は都心一等地の住所を使うことができますし、住所を見ただけでは誰も「バーチャルオフィスかレンタルオフィスか?」を判断することはできないと思います。
 

また、Googleマップのストリートビューでバーチャルオフィスの入居するビルの外観写真をチェックすることはできても、その写真からレンタルオフィスかバーチャルオフィスかを判断することはできません。
 

住所が持つクオリティについては、バーチャルオフィスもレンタルオフィスも営業用の住所(ビジネスアドレス)としての利用、法人の本店登記の住所としての利用などにも使えることが多いので、どちらのサービスオフィスも一緒だと考えておいてもよいでしょう。
 

ただし、住所利用サービスの注意点として、運営業者によっては法人登記のための住所利用ができない場合があるらしいので、あらかじめご確認ください。
 
 

○共通点その③ 会社設立時の法人の口座開設について
「バーチャルオフィスだと新規の法人銀行口座の開設ができないが、レンタルオフィスであれば開設ができる」といううわさがインターネット上などでありますが、それは真実ではありません。
 

ワンストップビジネスセンターはお客様の元へ届いた銀行からの郵便をお預かりすることが多いことからも、お客様の法人銀行口座の開設状況は間接的に把握することができ、実際に会員様でも大手銀行やネット銀行など様々なタイプの銀行で法人銀行口座の開設ができています。
 

法人銀行口座の開設ができるかどうかは、バーチャルオフィスかレンタルオフィスを利用しているという差ではなく、「銀行からの信用があるかどうか?審査を通過するために必要な書類・資料が揃って提出されているか?」などサービスオフィスご利用のお客様ご本人の信用に関する部分が大事になってきます。
 

ちなみに銀行の口座開設の審査で必要とされる「信用」とは、これまでのお客様の預貯金、職歴、起業して行うご自身のビジネスモデル、取引予定先などが判断材料となり、口座開設をしても悪用されないように厳しいチェックが行われます。
 

バーチャルオフィスでの銀行口座開設について、よろしければこちらの記事をご参考ください。
» バーチャルオフィスでも銀行口座開設可能です
 


 

〇共通点その④ 所轄官庁や役所、公的機関などへの届け出や許認可について
事業内容によっては役所への届け出や許認可が必要になる方も多いと思いますが、レンタルオフィスやバーチャルオフィスを利用していることで条件を満たせず、届出や許認可を申請する所轄の官庁や監督先の事務所次第では、許可の取得NGが出る場合があります。
 

もし届出や許認可の申請が必要な場合は、あらかじめ監督機関にバーチャルオフィス利用の可否を確認しておきましょう。
 
 

〇共通点その⑤ 実際に使っている固定電話のナンバーポータビリティが可能
バーチャルオフィスやレンタルオフィスは起業の時だけでなく、既存の法人様のオフィスの移転(縮小)などにも大幅なコストカットが見込めるなどのメリットから利用されることが多いです。
 

バーチャルオフィスを利用する前に、通常のオフィスをご活用いただいているお客様は固定電話を使い、専用の電話番号を持たれていた方も多いです。ほかの地域にオフィスを移転してしまうと、取引先やお客様にも浸透している長年使用している電話番号が使えなくなってしまうことも多いです。
 

しかし、バーチャルオフィスやレンタルオフィスであれば、それらの固定電話の電話番号を通信システムに乗せ換える、ナンバーポータビリティが可能な場合がありますので、オフィス移転でサービスオフィスを利用することになっても、今まで使用していた電話番号を変える必要もなく、余分な手間をかけずにスムーズにオフィス移転をすることができます。
 

ただし、ご利用中の通信会社の状況によりナンバーポータビリティができない場合もありますので、あらかじめ各バーチャルオフィス、レンタルオフィス運営会社にご確認のうえ、進めてください。
 
 

●バーチャルオフィス、レンタルオフィスの注意点

○料金プランや価格は業者によって様々
レンタルオフィスやバーチャルオフィスはほかの業界と違い、横の業界のつながりがほぼなく、運営者がそれぞれ独自のルールを作り運営をしております。
 

そのため、料金設定やサービスの質などは運営業者によって違いが出ておりバラバラです。
 

バーチャルオフィスやレンタルオフィスの月額利用料はどちらも立地になどによる平均的な相場感はありますが、その月額利用料に「何が含まれて、何が含まれてない別料金なのか?」をしっかり確認しておく必要があります。
 

これらは業者により様々ですので、契約後に後悔しないようにご自身でサービス内容の確認を怠らないようにしましょう。
 

一番おすすめの確認方法は運営者のオフィスに可能な限り訪問し、運営者の顔を見て、納得いくまで話ができるといいですね。
 

サービスオフィスの提供業者の性格により、さまざまですので、できれば5社程度の候補の業者に面談に行き、実際の利用するスペースを見るのがよいでしょう。
 

また、以下のような転送料金や各手続きの費用は、バーチャルオフィスやレンタルオフィス運営業者の料金設定によって、定額料金に含まれていたり、別料金のオプションサービスになってしまったりすることがありますので、注意して確認しましょう。
 

・郵便の転送料金
・電話の転送料金(携帯電話、固定電話への転送)
・法人の本店所在地や支店としての住所の登記
・最低契約期間、解約の方法
 

ワンストップビジネスセンターでは内見を受け付けており、お客様の気になった点に対して丁寧に回答させていただきます。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。
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以下のリンクからも私たちがどんな会社なのかをご理解いただけます。
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