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  1. 個人事業主(フリーランス)がバーチャルオフィスを選ぶ4つの理由とは!?

個人事業主(フリーランス)がバーチャルオフィスを選ぶ4つの理由とは!?

2017/11/6

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昨今の個人事業主はフリーランサーとも呼ばれ、ひとつの企業や会社に属せず、自身で働く場所や時間を決めながら、様々なプロジェクトに並行して取り組むような働き方を選ぶ人達が増えています。
 

自身のライフスタイルを追求し、都会を離れ、田舎暮らしや地方へ移住したノマド的なワークスタイルのフリーランサーや、家族の育児や介護をするためにフレキシブルな働き方ができるフリーランスを選択される個人事業主など、多種多様な働き方が認められる世の中になってきました。
 

バーチャルオフィスの認知度アップに伴い、フリーランサーも積極的にバーチャルオフィスやレンタルオフィスといったサービスオフィスを積極的に使うようになってきました。
 

この記事では個人事業主はどのようにバーチャルオフィスを最大限活用することができるのか、また個人事業主がバーチャルオフィスを活用した際のメリットについて解説いたします。
 

■個人事業主がオフィスを構える際に検討すべきこと

もしあなたがこれから個人事業主として独立起業し、オフィスが必要だと感じたとき、オフィスにはどんな機能が必要でどんな選択肢があるのでしょうか?
 

簡単にオフィスの機能と言っても、自宅の環境、家族、資金、顧客や取引先、仕事の内容など様々な要素から検証しなければいけません。
 

オフィスの種類も賃貸オフィスだけでなく、自宅をオフィスにすること、バーチャルオフィスやレンタルオフィス、シェアオフィスといったオフィスサービスやオフィススペースのシェアを提供しているところもあり、いろいろなタイプがありますので、ご自身のビジネススタイルにあったオフィスを選ぶことが大切です。
 

私たちがおすすめなのは月額数千円の料金でバーチャルオフィスをレンタルしつつ、自宅の仕事部屋で業務をすることです。
 

バーチャルオフィス+自宅の業務スペースを組み合わせることで、起業時の限られた資金を無駄に使うことがありません。
 

個人事業として仕事をスタートし、すぐにスタッフや従業員を雇用したりする必要がない場合、業務は自宅でもできてしまうのであれば、賃貸オフィスを借りる必要はほとんどないでしょう。
 

バーチャルオフィスにするか、レンタルオフィスにするか悩んでいる方には、以下の記事も参考に比較していただけますので、ご覧ください。
 

»バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いとは?
 
 

■バーチャルオフィスとはどんなオフィス?

さて、ここではバーチャルオフィスを知らない個人事業主の方のために簡単にバーチャルオフィスの説明をいたします。
 

バーチャルオフィスとは、実際にオフィススペースを借りることなく、住所や電話番号のレンタルサービス、郵便物転送サービス、来客対応サービスなどのビジネスに必要なオフィス機能を利用できるサービスオフィスです。
 

月額の数千円からの格安の定額料金でサービスを受けることができ、いまは弁護士や税理士などの士業の専門家、コンサルタント、カウンセラー、ITビジネスのエンジニアなど個人法人を問わず、幅広い職種の方がバーチャルオフィスを利用しています。
 

自宅やカフェ、顧客の事務所で仕事や作業ができてしまうため、オフィスを借りてまで実際のワークスペースを確保する必要がない方々にぴったりなオフィスサービスです。
 
 

■個人事業主がバーチャルオフィスを利用するメリット

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次に、特に個人事業主の方がバーチャルオフィスを活用するメリットについてみていきましょう。
 

メリット1. 都心一等地の住所を利用でき、自宅の住所や電話番号を公開しなくてよい

自宅住所をビジネス用に利用していると、クライアントやお客様が自宅住所へ突然訪問してくることも考えられるので、小さなお子様など同居家族がいらっしゃる場合や女性起業者の方は特に、自宅の住所の公開には不安があるのではないでしょうか。
 

また、ホームページやネットショップには特定商取引法やプライバシーポリシーの表記など、運営者や販売者の情報公開が義務付けられています。
 

消費者保護の観点から、ホームページやネットショップに訪れた誰もがあなたの情報を見ることができるようになっているので、ご自身で個人情報を守る必要があるでしょう。
 

それらの不安を解決できるのが、バーチャルオフィスの「住所レンタル(住所貸しサービス)」です。
 

バーチャルオフィスの運営業者は都心部の一等地にオフィスを構え、その住所の提供をしており、ご契約者様は登記用の住所や事業所の住所としてその住所を利用することができます。
 

そのため自宅や内緒の仕事場を事業用の住所として一般公開する必要がないので、個人情報を守ることが出来、不意な訪問者などの心配もないので安心です。
 

ご自身の安全対策のためだけでなく、また、都心一等地のレンタル住所は顧客や取引先への信用にもつながり、かつご自身の事業のブランディングにも有効ですし、将来的に個人事業から法人化する際にも、会社登記用にこの住所を利用することが可能です。
 

また、それらの目的以外にも税務署、社会保険庁、年金事務所などの公的機関への届出、個人事業主の屋号入りの銀行口座の開設や融資など金融機関への届出、事業に必要な各種免許や許認可など所轄官庁への届出にもバーチャルオフィスの住所を利用することが可能です。
 

当然、バーチャルオフィスの月額利用料に関しては、事業目的の費用のため、個人事業主の方も当然、経費計上することが可能です。
 
 

メリット2. バーチャルオフィスの共有施設の貸し会議室が利用できる

オフィススペースや事務所を持たない個人事業主やフリーランスの場合、取引先や顧客との打ち合わせにおいて、商談スペースがないことで不都合が生じることがありますが、その問題を解決するのが、バーチャルオフィスの「貸し会議室レンタルサービス」です。
 

バーチャルオフィスにはあらかじめ共有商談スペースや時間貸しの予約制の会議室を完備しているところがあるので、必要に応じてそれらの会議室を使うことが可能です。
 

私たちワンストップビジネスセンターの会議室はインテリアデザインや景観だけでなく、「完全個室」にもこだわりがあり、お客様はリラックスして商談やカウンセリングができますし、プライベートな話も安心してできるような会議室となっております。
 

また、札幌から福岡まで全国にあるワンストップビジネスセンターの会議室を、用途やニーズに応じて全国の施設をお気軽にご利用いただくことが可能です。
 

»ワンストップビジネスセンターの会議室一覧はこちらからご覧ください。
 
 


 

メリット3. バーチャルオフィスの利用で、オフィス開設に伴う初期費用(初期投資)を削減できる

開業時に東京や大阪など都心部の一等地、駅近の好立地に賃貸オフィスや貸店舗を構えるためには敷金・礼金や数ヶ月分の家賃、保証金など多額の初期費用や契約金が必要となります。
 

上記の費用に加えて、賃貸仲介会社への仲介手数料や家賃保証会社への保証料の支払い、事業用の固定電話番号やFAX番号の取得費用と電話回線の契約費用、さらにオフィス家具やコピー機などの設備投資費用などが必要になってくるので、これらの開業資金を準備するだけでも「起業」のハードルは高くなってきます。
 

そして、賃貸物件の申し込み時に業歴の浅い個人事業主ですと、事業の安定性や所得証明ができないという理由で、たとえ連帯保証人を用意したとしても契約の審査でさえ通過できない可能性が高いです。
 

そこで、それらのオフィスの問題を解決してくれるのが、バーチャルオフィスです。
 

最低限必要なオフィス機能のサービスだけを提供してくれるバーチャルオフィスは、開業時のコストカットというメリットだけでなく、事業が軌道に乗り始めた際に必要になってくるサービスも用意されており、その時必要なサービスだけを選択し利用することができるので、ご自身の事業規模に合わせて使いこなせる便利なサービスです。
 

バーチャルオフィスも賃貸物件の申し込み同様にサービス利用契約時の審査はありますが、本人確認書類など必要書類をそろえれば問題なく、業歴が浅くても契約することは可能で、賃貸物件の契約のような心配はありません。
 
 

メリット4. バーチャルオフィスを利用し、人件費などのランニングコストを削減できる

個人事業主が仕事をスタートする際、事業が軌道に乗るまでの如何にランニングコストを低く抑え、経費の削減をするのかも事業運営の大切なポイントです。
 

特に事業を行う上で大きな負担になってくるのが、家賃や人件費の固定費です。固定費は毎月の売上に関係なく毎月発生するコストですので、売上を伸ばすことだけでなく、どのように固定費を抑えるかも経営の大事な課題です。
 

これまで記載したように家賃部分の固定費を削減に貢献するのがバーチャルオフィスですが、また同様に人件費の節約にも一役を担ってくれます。
 

例えば、ワンストップビジネスセンターでもご用意している「電話応対サービス」や「来客応対サービス」などを利用することで、バーチャルオフィスのスタッフがお客様のかわりに電話対応や来客対応をさせていただきます。
 

通常の賃貸オフィスを借りていたりすると留守番の受付専用スタッフが必要になり、最低でも毎月10万円程度はかかってしまいますが、バーチャルオフィスではスタッフがそれらを代行しますので、余計な人件費はかかりませんし、業務の質は落とすことなく固定費の削減に役立ちます。
 

ただし、上記のような「電話応対サービス」や「来客応対サービス」サービスを利用する際の注意点を挙げるとするならば、「バーチャルオフィスのスタッフの対応が自社の顧客への信頼に直接影響してしまう危険性がある」ということです。
  

スタッフの対応はバーチャルオフィスの運営会社により特徴がかなり違いますので、オフィスに内見に行くか、担当のスタッフに問い合わせ、自身が納得できる丁寧な対応が出来る信用性の高いオフィスを選びましょう。
  

接客に力を入れているバーチャルオフィス業者もあれば、接客がまったくダメなバーチャルオフィスもあります。
  

接客のことを考えると、少なくとも女性のスタッフがいらっしゃるバーチャルオフィスがよいと思います。
  

せっかく人件費を削減できたのに、業務の質を落としてしまっては事業も安定しませんし、代行サービスを利用する意味もなくなってしまいますので、安心して業務を任せられるバーチャルオフィスを選ぶためにも内見されることはおすすめです。
  

ワンストップビジネスセンターでは随時内見のご案内もしておりますので、ぜひご検討くださいませ。
  

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