MENU

全国店舗一覧
コラム
2022.04.22

バーチャルオフィス選び方 役立つ7つのチェックポイントとは?

《失敗しないバーチャルオフィスの選び方》
東京都心部では、一等地を中心にバーチャルオフィスの運営会社が増えているのをご存知でしょうか?
 

「自社ビルを所有しているから」などの動機で参入したバーチャルオフィス業者は、何年後かに、突然大幅な値上げをしたり、バーチャルオフィスを閉鎖したりしてしまことがあります。
 

会社の住所を置く大切なバーチャルオフィスですから、ご自身の業種や事業規模などニーズに沿ったサービスを提供おり、長期的に利用できるバーチャルオフィスの運営業者を選びたいものです。
 

そこで、あなたのバーチャルオフィス選びに役立つ7つのチェックポイントをまとめてお伝えします。スタートアップの方などに参考にしていただき、希望に合うバーチャルオフィス選びや比較をしてみてください。

 
 

バーチャルオフィスの提供しているサービス

バーチャルオフィス選びに役立つ7つのチェックポイントとは?
 

バーチャルオフィスと契約する上で、提供されているどのサービスがご自身に必要か不必要か、起業直後の短期的な視点だけなく、ビジネスが拡大した長期的な視点でもイメージしていきながら各サービスについて検討しましょう。
 

●住所提供サービス(住所貸し)
バーチャルオフィスの住所提供サービスによって付与された住所は、名刺やパンフレットなどの紙媒体だけでなく、Webサイトにも掲載することができます。そのため、港区や新宿区、渋谷区など都内の一等地の住所を使えば土地柄が与える「高級感がある」などの印象や信用力によるブランディング効果も期待できるでしょう。
 

私どもが運営するワンストップビジネスセンターはもちろんのこと、一般的な都内のバーチャルオフィスの場合、月額5,000円〜10,000円程度で法人登記可能な住所を借りれるので、開業にかかるコストを圧倒的に抑えることが可能です。

 

賃貸のオフィス物件を借りるとなると高額な月額賃料を支払うことが必須ですが、バーチャルオフィスなら都心の一等地に低コストで株式会社や合同会社を設立することができます。
 

(運営事業者によっては登記不可となっていたり、別途料金が必要となったりする場合もございますのでご注意ください)

 
 

●お客様専用の固定電話番号のレンタルサービス
これから会社を起業したり個人事業主として開業したりする場合、固定電話番号を取得することで取引先や顧客へ信用と安心感を与えることができます。
 

一般的なバーチャルオフィスでは、住所レンタルサービスとあわせて会員様おひとりに対して専用の固定電話番号を付与(レンタル)するサービスも提供しています。
 

また、レンタルした電話番号にかかってきた電話を転送する電話転送サービスや、電話応対を代行してくれる電話応対代行サービスなどのオプションサービスもあります。新たにスタッフを雇用することなく業務を遂行できるので、人件費を抑えられます。
 

電話料金は各バーチャルオフィス運営業者により違いますが、新規で電話回線を契約する面倒も、事業所の引っ越しの際も電話回線の移転の手間がないので大変便利です。

 
 

●商談、打ち合わせなど多用途で利用できるレンタル会議室
バーチャルオフィスはビジネス用途で利用する方が多く、取引先や金融機関、顧客などと、顔を合わせて商談できる会議室や応接室に利用できるレンタルスペースが設けられていることが多いです。
 

一般的なバーチャルオフィスでは、1時間500円〜1,000円程度で会議室をレンタルできます。会議室利用料は月額料金に含まれておらず、必要なタイミングで追加料金を払い利用するバーチャルオフィスが多いです。
 

 
 

バーチャルオフィス選びに役立つ7つのチェックポイントとは?
 

他のオフィスサービスとバーチャルオフィスの違い

バーチャルオフィスとレンタルオフィスやシェアオフィスとの違いは、専有できるオフィススペースがない分、低価格で住所を借りることができる点です。
 

料金は、シェアオフィスやレンタルオフィスの場合は月額30,000円以上の費用が必要になるため、月額5,000円〜10,000円程度で住所を借りることができるバーチャルオフィスの方が安いです。
 

そのため、バーチャルオフィスは業務スペースが既にある方やWebページや名刺に掲載する住所だけほしい方に向いています。
 

その他、詳しい違いは「バーチャルオフィスとレンタルオフィスの比較について」をご確認ください。
 
 

バーチャルオフィスが利用できない業種

人材派遣業や優良職業紹介業、税理士、行政書士などは、営業許可の申請時に物理的に業務可能なスペースの証明が必要です。
 

許可証の発行がいる業種のスタートアップの方や古物の販売を副業で始めようとしている方は注意してください。

 
 

バーチャルオフィス選びに役立つ7つのチェックポイントとは?
 

選び方① 希望のサービスを提供しているか?

上記のようなバーチャルオフィスのサービスは、運営業者により種類や質、料金も様々で違いがあります。
 

各バーチャルオフィスで「安い」「サービスが充実している」「高級感」など特徴が違いますので、ご自身の業種や事業目的に合ったサービスかどうかチェックしていきましょう。
 
 

●レンタル住所の利用サービスに関する注意点
バーチャルオフィスからレンタルする住所に関しては、住所名によりブランディングに直結するイメージが変わってきますので、細かい地名まで確認して「最寄りの路線、駅名」だけで選ばないようにしましょう。
 

例えば、アパレル関係の事業であれば、高級海外ファッションブランドが立ち並ぶ青山・表参道エリアの住所(港区南青山)が良いでしょう。

 

また、ワンストップビジネスセンター品川店でご契約をされると、利便性の高い品川駅を利用できたり、ブランド力のある「港区高輪」が提供住所になったりします。ですが、品川駅は品川区ではなく港区に存在していますので、駅名と住所から受けるイメージは別のものになってしまうかもしれません。
 

これもまた「港区」と「品川区」では住所を見た人が抱くイメージはまったく異なりますので、東京地域でバーチャルオフィスを選ぶ場合は、駅名と提供住所に差がないか、しっかり確認しておきましょう。
 

バーチャルオフィス契約前に細かい住所の違いを確認し、本店移転や住所移転をすることも考えて管轄の税務署や銀行が移転前と同じエリアを選ぶと、手続き費用も安く、手続きもスムーズに行えて良いでしょう。
 

それ以外にも、会社設立時には自治体による助成金や補助金などの支援制度を利用することもできるので、バーチャルオフィスの住所を管轄する自治体のWebサイトを忘れずにチェックするようにしましょう。

 
 

●郵便サービスに関する注意点
レンタルした住所宛に届いた会員様宛の郵便物や荷物は、バーチャルオフィスで待機しているスタッフが受け取りを代行し、ご指定先の住所へ転送するサービスを行っています。
 

郵便転送サービスは、バーチャルオフィスの運営業者によって方法や料金に大きな差があるため、郵便物や荷物が多い場合には出費が多くなる傾向にあります。
 

郵便物を毎週無料で転送してくれるところもあれば、その都度受け取りに料金が発生するところなどさまざまです。
 

契約前に郵便サービスに関するオプションとどのようなサービスに料金がかかるか詳細についても確認しましょう。
・郵便物の転送の回数やタイミング
・受取可能な荷物のサイズや重さ
・書留などのサインが必要な郵便物の受取可否
・郵便物の保管可否
・発送代行を依頼できるのか
など
 

参考までに、ワンストップビジネスセンターの場合ですと、届いた郵便物を独自の郵便システムに入力し、1日4回会員様へメールでご連絡しております。急ぎの郵便物には即時転送の対応も受け付けております。

 
 

●電話サービスに関する注意点
バーチャルオフィスによって電話サービスもそれぞれ特徴があり、通話料金(電話転送料金)、電話秘書代行の電話対応の質、それまでご自身が使っていた電話番号の持ち込み(ナンバーポータビリティ)の不可などに違いがあります。
 

例えば、コールセンターの秘書代行サービスを利用するたびに都度料金がかかるなど、利用頻度や回数によっては長期的にコストがかかることがあります。契約前に各サービスの詳細や料金設定について確認しましょう。
 

ワンストップビジネスセンターの電話サービスについてはこちらのページからも詳しくご覧いただけます。
»ワンストップビジネスセンターの電話サービス(転送電話・電話秘書代行)について
 
 

●貸し会議室やセミナールームなどのレンタルスペースに関する注意点
バーチャルオフィスを利用した場合、取引先やお客様の多くはバーチャルオフィスの住所=御社の住所と認識しますので、その住所地で会議や商談などの仕事が発生することもあるでしょう。それを考慮するなら、会議室の提供がないバーチャルオフィスは使い勝手がいいとは言えません。
 

会議室の提供があるバーチャルオフィスだとしても、蓋を開けてみると話し声が丸聞こえの共有スペースだったり、パーテーションで区切られただけだったりするケースもあります。バーチャルオフィスの住所地での会議や商談を想定しているなら、実際にそこへ出向いて会議室の設備について自分の目で確認する方が安心です。
 

中には、提供している住所がとても魅力的でも、利用できる会議室の建物やエントランスの見栄えが悪いバーチャルオフィスもありますので、見学の際は外見も気にかけることをおすすめします。
 

また、メーカーさんとの商談が多いECサイト運営者様やセミナーやスクール事業を行うような先生業の方など、バーチャルオフィスの会議室を利用することが多い会員様でしたら、クライアントのことを考えて立地条件や駅からのアクセスも重要です。
 

例えば、駅からのアクセスが良く、天気の悪いときでも雨に打たれることなくたどり着けるバーチャルオフィスを選ぶと、雨天の際に会議やセミナーを開催しても集客が下がることなく、お客様にも喜ばれまるのではないでしょうか。
 

ワンストップビジネスセンターでは、完全個室の会議室を導入しております。たくさんのお客様にご利用いただいておりますが、しっかりとプライバシーを確保できる環境なので、コンサルタントやカウンセリングなどプライベートな内容を含む話をする場所としても、お客様に安心してご利用いただけます。

 

»ワンストップビジネスセンターの会議室はこちらから確認できます。

 
 

バーチャルオフィス選びに役立つ7つのチェックポイントとは?
 

選び方② 料金がサービス内容に見合っているか?

バーチャルオフィスの利用料金も、各業者によって異なります。
 

バーチャルオフィスは比較的長期的に利用することが多いので、検討する際には、しっかりと料金比較をして適正価格を見極め、毎月の支払いをシュミレーションしておくことをお勧めします。
 

初期費用や月額基本料など、コストだけでバーチャルオフィスを決定するのは注意が必要です。リーズナブルな料金かどうかよりも、受けられるサービスに対して適正な料金が設定されているかどうかという視点を持つことがポイントです。
 

例えば郵便物が多く届く事業者であれば、郵便物の受け取りや転送費用は月額料金プランに含まれていたほうが良いです。
 

基本サービス以外のオプション料金はいくらなのか、保証金や解約金、更新料の有無などについてもチェックが必要です。
 

バーチャルオフィス選びに失敗しないためには、ご自身が利用するバーチャルオフィス利用のトータルコストを計算し、継続的に月々のコストが安くてお得なのかどうかを判断することが大切です。

 

    ★料金を比較するポイント
    ・保証金、共益費、初期費用などの契約時に発生する料金を確認する
    ・月額のトータルコストで比較検討する。消費税は内税か外税か、月額利用料金には住所利用、郵便物転送、電話番号利用や逆転送、電話代行サービスや秘書電話サービスなどの中で、どのようなサービスが含まれているのか確認する
    ・郵便物の転送や電話の転送料金、会議室の利用など不定期で発生する可能性があるオプション料金を確認しておく
    ・最低契約期間や契約の更新費用、解約金の有無について確認する

 

 
 

選び方③ バーチャルオフィス運営会社がつぶれることはないか?

突然のバーチャルオフィス業者の廃業や閉鎖は後を絶ちません。なぜなら、つぶれてしまったバーチャルオフィスを使っていたお客様からの申し込みもあるからです。
 

突然のバーチャルオフィスの閉鎖はとても面倒なことが多いです。住所登記の変更だけでなく、名刺やパンフレットの刷りなおし、ホームページやネットショップの変更など多大なコストを伴います。
 

以下に長くお付き合いできそうなバーチャルオフィス会社を選ぶ際のポイントを記載します。
 

バーチャルオフィス運営業者は上場企業も少ないので、なかなか各運営会社の企業情報や経営状態の把握も難しいのですが、以下のポイントを参考に判断をしてみてください。

 

    ★長くお付き合いできそうな会社かどうかチェックするポイント
    ・バーチャルオフィス運営業者のホームページでこれまでの事業実績や会員数を確認しましょう。
     
    ・帝国データバンクや東京商工リサーチなどの信用情報リサーチ会社で、バーチャルオフィス運営事業者の信用情報(信用情報会社のコメントや売上や利益の安定性など)について確認しましょう。
     
    ・会社の業歴、資本金を確認する。バーチャルオフィス運営は少なくとも5年以上、資本金は1,000万円以上はあるところを選ぶといいでしょう。

 
 

バーチャルオフィス選びに役立つ7つのチェックポイントとは?
 

選び方④ 店舗数、拠点数が多いか?

バーチャルオフィスの拠点の保有数は、検討中のバーチャルオフィスが人気の企業であるかを見極める大事なポイントです。
 
多くの拠点や店舗を有しているバーチャルオフィス運営企業は、同業他社に比べて比較的会員数も多く、サービスが安定している傾向が高いです。
 
市場の開拓や事業拡大のため、海外や地方での法人設立や支店設立を目指す起業家にとっても「拠点数」の多いバーチャルオフィスを選ぶことはおすすめです。
 
また、拠点数の多いバーチャルオフィスは利用できる住所やレンタル会議室の選択肢が増えるので、ご自身のビジネススタイル、取引先や顧客に合わせて使い勝手の良い店舗(拠点)を選ぶことができるというメリットもあります。
 
バーチャルオフィスを使った事業拡大は低いコストで新しい市場にチャレンジできますし、もし失敗したとしても撤退コストは非常に低く済ますことができ、リスクも低く抑えられます。

 
 

選び方⑤ 運営スタッフの顔が見えるか?

優良なバーチャルオフィス会社は、優れた人材の確保や育成を積極的に行ったり、Webサイトにスタッフの写真を掲載したりするなどして、お客様の信頼を得るための工夫を凝らしています。
 
バーチャルオフィスを直接訪問できる方は、一度訪問して内見してみましょう。
 
もし、来客対応や電話秘書サービスを利用する場合は、バーチャルオフィススタッフの接客対応がお客様の会社の評価へダイレクトに反映されてしまうので、内見をしてどのような対応をするのかご自身で確認しましょう。
 
接客サービスに力を注いでいるバーチャルオフィスの選択は、結果的に自身のビジネスに良い効果をもたらすので、安心ですね。
 
会計的な観点から考えると、バーチャルオフィス経営の肝は家賃や人件費などの固定費をどれだけ低く抑えられるかが重要ですが、やはりそこをケチりすぎるとお客様にとってはただの「満足できないサービス」という評価になってしまいます。
 
バーチャルオフィスという目に見えないものだからこそ、接客やサービスなど人の大切さを感じられるバーチャルオフィスを選ぶのがおすすめです。

 
 
 

バーチャルオフィス選びに役立つ7つのチェックポイントとは?
 

選び方⑥ バーチャルオフィスの入会審査をしっかりやっているか?

ご自身が本当にバーチャルオフィスの利用を申込みした場合、入会審査が楽なほうが嬉しいと感じることでしょう。
 
しかし、バーチャルオフィスの入会審査が楽ということは、入会審査の甘いところを逆手に取り、詐欺業者や反社会勢力の関係者が利用する可能性もあります。
 
もし、それらの悪徳業者がバーチャルオフィスを使いながら大きな犯罪でニュースになってしまった場合に、ご自身の使っているレンタル住所の価値が毀損していまいます。
 
一見、審査が楽なバーチャルオフィスを選んでしまいがちですが、ご自身の会社のイメージやブランド力を守るためにも厳しい入会審査をしているバーチャルオフィスを選ぶようにしましょう。
 
実際にバーチャルオフィスの運営会社は犯罪収益移転防止法に則り、法令順守のもと運営することが法律で義務付けられています。
 
バーチャルオフィスが犯罪行為に利用されないように、警察庁・総務省・経済産業省などの所轄官庁による監督や指導だけでなく、厳格な審査基準が設けられています。
 
厳格な入会審査を行っているバーチャルオフィスの運営事業者は、まじめで良心的な経営を心掛けています。
 

一度、審査の基準や考え方についても契約候補のバーチャルオフィスには尋ねてみるといいでしょう。

 
 

選び方⑦ 知人が使っているかどうか?

利用者の口コミを参考に、バーチャルオフィス選びを行うのも1つの方法です。知名度や人気の高いバーチャルオフィスは、顧客が離れない理由があります。
 
もし、あなたの周りにバーチャルオフィスを活用してビジネス活動をしている人がいるなら、実際に利用しているからこそわかるメリットやデメリットについて質問してみではいかがでしょうか?
 
他にも、ブログやコラム、SNSの書き込み、雑誌などの関連記事も失敗しないためのバーチャルオフィス選びの参考になると思います。

 
 

7つのチェックポイントのまとめ

まずは、希望のサービスが用意されていて(ご自身のビジネスに合っているか)、料金が適正かどうかをチェックして、月々にかかるコストがご自身の想定内で抑えられるかが大事なポイントです。
 
バーチャルオフィスの基本料金以外にかかる費用(オプション料金など)などについて注意が必要です。
 
将来的に事業が拡大したときにも利用しやすいプランやサービスがあるかどうかや、運営会社の規模感、安定した経営をしているかどうかなどの信用力もチェックしましょう。
 
バーチャルオフィスの運営スタッフの受付時の対応は、あなたの会社の印象にも関わるので確認しておくと安心です。
 
バーチャルオフィスの選択を間違い失敗してしまったため、他のバーチャルオフィスへ変更しないといけない場合、お客様にも大きな損失が出てきます。
 
例えば、登記住所の移転にかかる費用、名刺など印刷物の刷り直しなど、少なくとも10万円以上のコストがかかるでしょう。
 
それだけでなく、ホームページの住所表記の変更、取引先への住所変更のご連絡など、表記変更のための手間と時間も必要です。
 
ぜひ、こちらの7つのチェックポイントをご参考に失敗しないバーチャルオフィスを選んで、事業に集中できる環境作りをしていきましょう。
 

お問い合わせ・お申し込み

カスタマーセンター 03-4530-0370 電話受付時間 平日 10:00~17:30(年末年始を除く)
  • 安心の返金保証制度
  • プラン変更・店舗変更可能
  • キャンセル手数料一切なし