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コラム
2017.11.06

個人事業主(フリーランス)がバーチャルオフィスを選ぶ4つの理由とは!?

昨今の個人事業主はフリーランサーとも呼ばれ、ひとつの企業や会社に属せず、自身にライフスタイルに合わせて働く場所や時間を決めながら、様々なプロジェクトに並行して取り組むような働き方を選ぶ人達が増えています。
 

しかし、これから個人事業主として独立起業し、オフィスが必要だと感じたとき、オフィスにはどんな機能が必要でどんな選択肢があるのでしょうか?
 

オフィスの種類も賃貸オフィスだけでなく、バーチャルオフィスやレンタルオフィス、シェアオフィスといったオフィスサービスやオフィススペースのシェアを提供しているところもあり、いろいろなタイプがあります。
 

私たちがおすすめするのは、月額数千円の料金でバーチャルオフィスをレンタルしつつ、自宅の仕事部屋で業務をすることです。
 

バーチャルオフィスの認知度アップに伴い、フリーランサーも積極的にバーチャルオフィスやレンタルオフィスといったサービスオフィスを積極的に使うようになってきました。
 

この記事では、なぜバーチャルオフィスが個人事業主に向いているのかを解説しています。
 

■オフィスを持たない個人事業主はバーチャルオフィスを利用する

さて、ここではバーチャルオフィスを知らない個人事業主の方のために、バーチャルオフィスについて説明をいたします。
 

バーチャルオフィスとは、実際にオフィススペースを借りることなく、「住所」「電話番号のレンタルサービス」「郵便物転送サービス」「来客対応サービス」などのビジネスに必要なオフィス機能だけを格安料金で利用できるサービスオフィスです。
 

そして、個人法人問わず、下記のようなオフィスを持たない自宅ワーカーの方々に定評があります。
 

・クリエイティブ:デザイナー・イラストレーター等
・ITビジネス:エンジニア・WEBマーケター等
・ネット販売:ショップオーナー・手芸等
・士業:弁護士・税理士・コンサルタント等

 

バーチャルオフィスは、自身で働く場所や時間を決めながら、様々なプロジェクトに並行して取り組むような働き方を選ぶことができるのです。また、セカンドオフィスとしても事業変更届に記載できます。
 

なお、当社ワンストップビジネスセンターのバーチャルオフィスは、月額4,800円からサービスを利用でき、事業が軌道に乗り始めた際に必要になってくるサービスも用意されております。
 

 
 

■個人事業主がバーチャルオフィスを利用するメリット

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次に、特に個人事業主の方がバーチャルオフィスを活用するメリットについてみていきましょう。具体的なメリットは、以下のとおりです。
 

・都心一等地の住所を利用でき、役所に提出する「開業届」やホームページの「特商法」などに記載が可能
・レンタル住所に届く郵送物は、自宅住所に転送可能
・共有施設の貸し会議室が利用できる
・オフィス開設に伴う初期費用(初期投資)を削減可能
・人件費などのランニングコストを削減できる

 

それでは詳しく解説していきます。
 

メリット1. 都心一等地の住所を利用でき、役所に提出する「開業届」やホームページの「特商法」に記載が可能

自宅住所をビジネス用に利用していると、クライアントやお客様が自宅住所へ突然訪問してくることも考えられるので、自宅の住所の公開には不安があるのではないでしょうか。
 

それらの不安を解決できるのが、バーチャルオフィスの「住所レンタル(住所貸しサービス)」です。
 

レンタルした住所は、これから事業を始める際に税務署に提出する「開業届」や、ホームページ・ネットショップを開設する際の「特定商取引法」「プライバシーポリシー」といった、運営者や販売者の会社情報としても記載できます。
 

また、それらの目的以外にも税務署、社会保険庁、年金事務所などの公的機関への届出、個人事業主の屋号入りの銀行口座の開設や融資など金融機関への届出、事業に必要な各種免許や許認可など所轄官庁への届出にもバーチャルオフィスの住所を利用することが可能です。
 

バーチャルオフィスは、ご自身の安全対策のためだけでなく、都心一等地のレンタル住所は顧客や取引先への信用にもつながり、かつご自身の事業のブランディングにも有効です。将来的に個人事業から法人化する際にも、会社登記用にこの住所を記載できるのです。
 

なお、当社ワンストップビジネスセンターでは、月額4,800円から「開業届」「特商法」「会社の銀行口座開設」に記載可能な都心一等地の住所を提供しております。
 

 
 

メリット2. レンタル住所に届く郵送物は、自宅住所に転送してもらえる

バーチャルオフィスを利用した際に、陥りがちな悩みのひとつは、レンタルした住所に届く郵送物の受け取りの手間です。
 

レンタルした住所は、会社概要・名刺・ホームページなどに記載するため、自宅住所ではなく、どうしてもレンタル住所に書類や荷物などが送達されてしまいます。
 

郵便物のなかには、税務署や金融機関などからの重要なもの、請求書やその他業務に必要なもののほか、ダイレクトメールなどあまり重要でないものも含まれますが、郵便転送サービスがなければ、レンタルした住所先に取りに行かなければならないのです。
 

当社ワンストップビジネスセンターのバーチャルオフィスサービスのなかには、「郵便転送サービス」も付帯されているため、あなたの代わりに郵便を受け取り、事前登録している住所へ毎週、転送いたします。
 
 

メリット3. バーチャルオフィスの共有施設の貸し会議室が利用できる

オフィススペースや事務所を持たない個人事業主やフリーランスの場合、取引先や顧客との打ち合わせにおいて、商談スペースがないことで不都合が生じることがありますが、その問題を解決するのが、バーチャルオフィスの「貸し会議室レンタルサービス」です。
 

バーチャルオフィスにはあらかじめ共有商談スペースや時間貸しの予約制の会議室を完備しているところがあるので、必要に応じてそれらの会議室を使うことが可能です。
 

私たちワンストップビジネスセンターの会議室はインテリアデザインや景観だけでなく、「完全個室」にもこだわりがあり、お客様はリラックスして商談やカウンセリングができますし、プライベートな話も安心してできるような会議室となっております。
 

また、札幌から福岡まで全国にあるワンストップビジネスセンターの会議室を、用途やニーズに応じて全国の施設をお気軽にご利用いただくことが可能です。
 

»ワンストップビジネスセンターの会議室一覧はこちらからご覧ください。
 
 


 

メリット4. バーチャルオフィスの利用で、オフィス開設に伴う初期費用(初期投資)を削減できる

開業時に都心部の一等地、駅近の好立地に賃貸オフィスや貸店舗を構えるためには敷金・礼金や数ヶ月分の家賃、保証金など多額の初期費用や契約金が必要となります。
 

上記の費用に加えて、賃貸仲介会社への仲介手数料や家賃保証会社への保証料の支払い、事業用の固定電話番号やFAX番号の取得費用と電話回線の契約費用、さらにオフィス家具やコピー機などの設備投資費用などが必要になってくるので、これらの開業資金を準備するだけでも「起業」のハードルは高くなってきます。
 

そして、賃貸物件の申し込み時に業歴の浅い個人事業主ですと、事業の安定性や所得証明ができないという理由で、たとえ連帯保証人を用意したとしても契約の審査でさえ通過できない可能性が高いです。
 

そこで、それらのオフィスの問題を解決してくれるのが、バーチャルオフィスです。
 

最低限必要なオフィス機能のサービスだけを提供してくれるバーチャルオフィスは、開業時のコストカットというメリットだけでなく、事業が軌道に乗り始めた際に必要になってくるサービスも用意されており、その時必要なサービスだけを選択し利用することができるので、ご自身の事業規模に合わせて使いこなせる便利なサービスです。
 

バーチャルオフィスも賃貸物件の申し込み同様にサービス利用契約時の審査はありますが、本人確認書類など必要書類をそろえれば問題なく、業歴が浅くても契約することは可能で、賃貸物件の契約のような心配はありません。
 

 
 

メリット5. バーチャルオフィスを利用し、人件費などのランニングコストを削減できる

個人事業主が仕事をスタートする際、事業が軌道に乗るまでの如何にランニングコストを低く抑え、経費の削減をするのかも事業運営の大切なポイントです。
 

特に事業を行う上で大きな負担になってくるのが、家賃や人件費の固定費です。固定費は毎月の売上に関係なく毎月発生するコストですので、売上を伸ばすことだけでなく、どのように固定費を抑えるかも経営の大事な課題です。
 

これまで記載したように家賃部分の固定費を削減に貢献するのがバーチャルオフィスですが、また同様に人件費の節約にも一役を担ってくれます。
 

例えば、ワンストップビジネスセンターでもご用意している「電話応対サービス」や「来客応対サービス」などを利用することで、バーチャルオフィスのスタッフがお客様のかわりに電話対応や来客対応をさせていただきます。
 

通常の賃貸オフィスを借りていたりすると留守番の受付専用スタッフが必要になり、最低でも毎月10万円程度はかかってしまいますが、バーチャルオフィスではスタッフがそれらを代行しますので、余計な人件費はかかりませんし、業務の質は落とすことなく固定費の削減に役立ちます。
 

ただし、上記のような「電話応対サービス」や「来客応対サービス」サービスを利用する際の注意点を挙げるとするならば、「バーチャルオフィスのスタッフの対応が自社の顧客への信頼に直接影響してしまう危険性がある」ということです。
  

スタッフの対応はバーチャルオフィスの運営会社により特徴がかなり違いますので、オフィスに内見に行くか、担当のスタッフに問い合わせ、自身が納得できる丁寧な対応が出来る信用性の高いオフィスを選びましょう。
  

接客に力を入れているバーチャルオフィス業者もあれば、接客がまったくダメなバーチャルオフィスもあります。
  

接客のことを考えると、少なくとも女性のスタッフがいらっしゃるバーチャルオフィスがよいと思います。
  

せっかく人件費を削減できたのに、業務の質を落としてしまっては事業も安定しませんし、代行サービスを利用する意味もなくなってしまいますので、安心して業務を任せられるバーチャルオフィスを選ぶためにも内見されることはおすすめです。
  

ワンストップビジネスセンターでは随時内見のご案内もしておりますので、ぜひご検討くださいませ。
  

» ワンストップビジネスセンターへの内見のお問い合わせ
  

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