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コラム
2020.10.05

バーチャルオフィスで経費(コスト)削減

バーチャルオフィスとは、事業に必要なサービスだけを利用できる新しい形態の「オフィス」です。
 

従来のように賃貸事務所を契約し毎月賃料を支払うスタイルではなく、事業規模に合わせて起業に必要なサービスが選択でき、低コストで事業をはじめたい起業家やフリーランサーに人気です。
 

通常の事業用物件では、起業・会社設立にあたり必要となる「住所」や「電話番号」取得のためにかなりの経費が必要ですが、これらを格安価格でレンタルできるのがバーチャルオフィス一番のポイントです。
 

ワンストップビジネスセンターでは、月額4800円から法人登記可能なビジネス住所が利用でき、都内の賃貸オフィスを比べると月数万円以上のコスト削減が実現します。
 

バーチャルオフィスのサービス内容をふまえて、賢くバーチャルオフィスを利用しましょう。
 
 

起業家やフリーランサーが経費(コスト)削減にバーチャルオフィスを使う理由

起業家やフリーランサーが経費(コスト)削減にバーチャルオフィスを使う理由
 

実際のオフィスを借りるよりもはるかに安い

オフィスを賃貸契約するには、敷金、礼金、保証金などの費用が必要となります。さらに業務で使用するためには、デスク、コピー機、電話回線などの設備投資費など、立地条件によっては初期費用だけでかなりの金額になることも考えられます。
 

しかし、バーチャルオフィスを利用することで、敷金、保証金、礼金、各光熱費や家賃などの固定費が不要になり、経費を大幅に削減することが可能です。
 

月額1万円前後で、会社専用の電話番号のレンタルと、それに付随する「電話転送サービス」や「電話秘書代行サービス」が含まれています。そのため電話機の購入費や電話料金などの経費と、受付対応にかける人件費も削減することができます。
 

このように、会社設立の際バーチャルオフィスを活用することで、初期費用だけでも大きなコストカットになります。加えて、ランニングコストや人件費の面でも、賃貸オフィスに比べて経費を抑えることができます。
 

実際に、青山の一等地に本店を構えるワンストップビジネスセンターと青山の賃貸オフィスで起業するケースを比べてみましょう。
 

【 青山の一等地にあるワンストップビジネスセンターを利用する場合 】
初期費用:9,800円
設備投資:0円
月額料金:4,800円〜(住所利用、来客対応、郵便転送サービス付き)
レンタル会議室利用料:1,000円〜(1時間1,000円〜利用可能)
 

【 都内の一等地で事務所を構える場合 】
初期費用:100万円以上(敷金・礼金・保証金)
設備投資:30万円以上(家具、OA機器、電話&ネット回線の契約)
毎月の賃料:10万円〜(1R)

 

バーチャルオフィスにかかる費用に対して、賃貸オフィスにかかる費用はまさにけた違いです。特に事業が軌道に乗る前の駆け出しの時期には、賃貸の契約は重い負担となり、起業のハードルになり得ます。
 

 
 

バーチャルオフィスによる雑務代行で、人件費を削減できる
 

バーチャルオフィスによる雑務代行で、人件費を削減できる

ワンストップビジネスセンターのバーチャルオフィスでは、「宅配便の受け取り」「留守番」などの雑務を代行しています。
 

書留などサインが必要とされる郵便物、宅急便の急な受けとりなどに関しても、サービスを活用することで人手の確保に悩むことなく対応してもらえます。
 

また、バーチャルオフィスで取得したオフィス住所を公開すると、取引先の方やお客様が事前連絡なしに会社を訪ねてくることもあるでしょう。
 

そのような場合でも、常駐スタッフによる来客応対サービスを利用することでオフィスを無人状態にせず、伝言預かりなどの受付対応ができるため、不在時でも丁寧な印象を与えられます。
 

このように、受付や事務の人員を新たに雇用しなくても、安心のクオリティの受付、来客対応が可能です。
 

打ち合わせスペースや会議室を使うことができる

バーチャルオフィスでは、事業を運営するにあたり、打ち合わせや会議などを行う場所をご提供する「レンタル会議室」サービスを行っています。
 

オフィスを持たないフリーランスや個人事業者の場合、喫茶店などを打ち合わせスペースにせざるを得なく、環境面や情報漏えいリスクにお悩みの方が多いのではないでしょうか。
 

ワンストップビジネスセンターでは、さまざまな用途に対応できる完全個室のレンタル会議室を必要な時間だけ、一時間単位の格安料金で利用可能です。
 

フリーランサーや個人事業者、起業家はご自身で会議室(オフィス)を持たずに、駅近徒歩圏の好立地に商談スペースが確保できます。経費を抑えながら滞りなくビジネスを進められます。
 
 

バーチャルオフィスを利用した際の経費について
 

バーチャルオフィスを利用した際の経費について

バーチャルオフィスはどのように経費に計上するのか?

個人事業主や会社経営者にとって経費算出は利益や収入の管理、節税対策としても大切な問題です。個人事業主と法人では、経費として扱える出費の項目が異なります。
 

【 法人の場合 】
事業活動に関連する支出はすべて経費として認められます。
 

そのため、バーチャルオフィスを契約した場合も、それに関わる費用は全額経費で計上できます。賃貸のオフィスが別にあったり、自宅で仕事をしたりしていても一切問題ありません。

 

【 個人事業主の場合 】
個人事業主の場合も、バーチャルオフィスにかかる費用は全額経費として計上できます。
 

自宅兼仕事場にしている場合は生活費と経費の割合を算出する「家事按分」が必要ですが、バーチャルオフィスは住所が異なるため必要ありません。
 

勘定科目については、デスクや個室などを借りるレンタルオフィスの場合は「賃借料」、バーチャルオフィスのようにサービスを利用する場合は「支払手数料」や「外注工賃」で計上します。振り分ける科目が不明であれば、税理士や税務署に問い合わせましょう。
 

万が一勘定科目を誤って記載していても、税務署の指摘があったときに訂正をすれば問題ありません。
 

実務や税制面で不利になることはありませんので、あまり神経質にならず、金額や記録には漏れがないようにしておきましょう。

 

税務署へのバーチャルオフィス住所の届け出は必要か?

バーチャルオフィス住所の届け出は必須ではありませんが、個人事業の開業(廃業)届を提出する際には、記載しておくことをおすすめします。
 

自宅住所の記載は必須事項となります。その他の住所の記載は必須項目ではありません。
 

詳しくは、こちらの記事をご覧ください。
» 【個人&法人】バーチャルオフィスを使って起業(開業)したら納税地はどこになる?
 

自宅で仕事をしていてもバーチャルオフィスは経費として認められる?

上記にも記載いたしましたが、事業を行う際、事務所の所在地は1つでなくてはいけないという決まりはありません。
 

自宅を作業場とし、バーチャルオフィスを打ち合わせや会議を行う場所として使用する。
 

そうすることで、自宅家賃の一部を家事按分算出し経費としておとすことができることに加え、バーチャルオフィスの費用も経費として加算できるようになります。
 

バーチャルオフィスはひとつの機能として「顧客や取引先から信用を得る」ことも目的にしていますので、立派な経費に認められる事業投資のひとつでしょう。

 

バーチャルオフィスを領収書などの送り先に指定しなければいけない義務はある?

バーチャルオフィスの住所貸しサービスを利用していても、請求書や領収書などの送付先をバーチャルオフィス住所にしなければいけないという義務はありません。
 

バーチャルオフィスの郵便転送サービスを利用する場合、通常はオフィス住所に郵便物が到着してから転送するため、受け取るまでのタイムラグが発生します。
 

受け取りを急ぐ郵便物や重要書類などを自宅などで直接受け取ることは全く問題ありません。
 

税務署からの書類は開業届で「納税地」に記載した住所に届きますので、実務上楽でコストのかからない方を選ぶといいでしょう。
 
 

バーチャルオフィスのメリット
 

バーチャルオフィスのメリット

一等地の住所を使うことができるので信用される

会社の事務所の住所、所在地はお客様からみて会社の信用性をはかる一つの要素となります。
 

しかし、会社設立したばかりの個人事業主やスモールビジネス事業者にとって、都心部の一等地に賃貸オフィス借りるのは毎月の固定費などコスト面を考えても大変なことです。
 

バーチャルオフィスは、東京をはじめとする大阪、名古屋、福岡、札幌などの五大都市圏の一等地に事務所をかまえており、信頼性の高いビジネス住所が取得可能です。
 

また、各地に事業展開して支店を増やす場合も、これらの信用性の高いバーチャルオフィス拠点を利用し、低コストであなたのオフィス(支店)を確保することが可能です。

 

自宅を名刺やホームページに表記しなくてよい

自宅を事務所や仕事場として使用していても、安全面において、名刺やホームページには住所を記載したくないという方は多いのではないでしょうか。
 

そこでバーチャルオフィスを利用することで、自宅住所を公開する必要なく、信用性の高い住所を安心して使用する事ができます。
 

節税対策にもなる

バーチャルオフィスを活用して個人事業を法人化すると、個人事業主には適用されない給与所得控除などが適用され、大幅な節税を実現できることがあります。
 

収入は同じでも、個人事業の場合と法人とで課税対象になる項目が異なり、結果的に所得税額が少なくなるためです。
 

また、マイホームを購入した場合気になるのは住宅ローン控除です。
 

自宅兼事務所の場合、生活のための居住部分が床面積の半分未満だと、住宅ローン控除は適用されません。半分以上では適用されますが、金額は面積の割合に応じて算出されることになります。
 

納税地をバーチャルオフィスの住所にし、打ち合わせや会議もサービスを活用すれば、自宅で仕事に使うスペースは最小限で済みます。その分しっかり住宅ローン控除を受けることができます。

 

賃商業利用の登記ができる

バーチャルオフィスで貸し出しする住所は、商業利用可能であることはもちろん、登記も問題なく行うことができます。
 

自宅を事務所として兼用すると、コストや通勤時間を省ける意味ではメリットが大きいですが、賃貸マンションの場合、契約内容や管理規約によっては、登記や商業利用ができないこともあります。
 

入居者が確認せず無断で自宅住所を事業登録し、退去を命じられたり、違約金を請求されたりする例もあるようです。
 

ビルやマンションの表札、ポストに会社名を記載するだけでも許可が必要となることもあので、自宅での独立開業を目指すなら、事前に管理会社やオーナーに確認を取りましょう。
 

バーチャルオフィスのメリットを活かし、経費を大幅に削減して、事業を軌道に乗せるための投資に資金を活用しましょう。
 

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