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コラム
2020.10.05

バーチャルオフィスは会議室も重視しよう! 失敗しないチェックポイント

バーチャルオフィスを選ぶうえで、住所貸しサービスや電話レンタルサービス、郵便転送などのプラン内容や、立地、拠点数など検討すべき項目は多々あります。その中でも重要なポイントのひとつが、「レンタル会議室」があるかどうかです。
 

実は、バーチャルオフィスには必ずレンタル会議室が設置されているとは限りません。サービス申し込み時には住所や電話番号のみの利用を考えていても、ビジネスを継続していると打ち合わせや来客対応が必要な場面はどうしても増えてきます。
 

そのため、すぐに会議室を使う予定がなくても、必要なときに自由に利用できる会議室のあるバーチャルオフィスを選ぶのが得策です。
 

会議室があると利用料金が高くなってしまうイメージがあるかもしれませんが、打ち合わせにカフェを使用したり、都度会議室のみを利用したりする場合よりも、トータルで安く抑えられます。

 
 

バーチャルオフィスで使える会議室とは?

バーチャルオフィスの会議室は、収容人数4~6名1時間1,000円前後で利用できる会議室が一般的です。都内少人数向け貸し会議室の価格もほぼ同額のため、1時間1,000円で利用できる会議室を目安になります。
 

会議室の駅からの距離は10分以内にあることが多いです。また、会議室には無料Wi-Fiやプロジェクター、対面打ち合わせ用のホワイトボードなどビジネスで活用しやすい設備は基本的に用意されています。
 

さらに、フリードリンクや間食などが用意され、カフェで打ち合わせを行うよりもお得な会議室やスタッフが常駐し対応をしてくれる会議室もあります。基本設備のチェックと利用したい追加のオプションの有無を確認して会議室を選ぶと良いでしょう。

 
 

バーチャルオフィスの会議室選びのポイント

 

バーチャルオフィスは会議室も重視しよう! 失敗しないチェックポイント
 

チェック1 会議室を含めた立地を考慮

 

クライアントやビジネスパートナーを招いての会議をスムーズに行うために、アクセスの良さは重要です。利用しやすさを考えると、最寄り駅から5分前後に会議室があるバーチャルオフィスがおすすめです。
 

一等地の住所にある会議室でも、複数回の乗り継ぎが必要な場所や、駅から離れた立地にあると案内がしにくくなってしまいます。
 

バーチャルオフィスは普段の就業場所として活用するわけではありませんが、見つけやすい場所にあるか実際に訪問して確認しておきましょう。
 

特に、遠方からの相手を招くことが多い場合は、新宿駅や渋谷駅などの交通拠点から近いエリアがおすすめです。
 

また、会議室を利用して勉強会やセミナーを開くときにも、立地は影響します。アクセスが良くないとそもそも参加のハードルが上がってしまうほか、当日悪天候だった場合に参加予定者が欠席を考えやすくなってしまいます。
 

エリアの信頼性と、実際のアクセスをしっかりチェックしましょう。ワンストップビジネスセンターの全国の拠点は最寄り駅からも近く、便利な場所に立地しています。

 

札幌から福岡まで全国37拠点44会議室のレンタル会議室をご用意しております。
»ワンストップビジネスセンターのレンタル会議室一覧

 
 

バーチャルオフィスは会議室も重視しよう! 失敗しないチェックポイント

 

チェック2 インターネット予約が可能か

 

レンタル会議室の予約方法も確認しておきましょう。
 

電話予約のみのバーチャルオフィスの場合、受付は日中にスタッフがいる営業時間内に限られてしまいます。
 

急遽打ち合わせを入れたいときや、忙しくスケジュール調整が夜中になってしまった場合などに会議室の確保が難しくなってしまいます。
 

オンライン予約システムがあれば、24時間スタッフがいるかどうかに関係なく予約することができます。
 

出先でパソコンを開けないときに、スマートフォンから簡単に予約を取ることもできるのがメリットです。
 

日中は会社員として働いていて、電話をかける時間を確保しにくい副業利用の方にもおすすめです。

 

»ワンストップビジネスセンターでは、会員様専用サイトからいつでもご予約が可能です。

 
 

チェック3 料金設定が明確か

 

レンタル会議室の料金形態は、利用するバーチャルオフィス会社によってさまざまです。料金は会議室の収容人数にもよっても変わります。一般的に4~6人の会議室で1,000円、10人前後の会議室で2,000円が目安です
 

1時間単位での単価設定や、午前と午後だけの区分けしかないブロック制、最低利用時間などを設けているケースもあります。
 

最低利用時間の設定や時間区切りがあると、1時間当たりの利用料が安くても利用頻度によっては結果的に割高になってしまうことがあるので注意が必要です。
 

キャンセル料の発生タイミング、金額も併せてチェックしておきましょう。キャンセル料発生のタイミングが早いと突発的な予定変更に対応することができず、余計なコストがかかってしまいます。
 

一般的な貸し会議室の利用では利用日の1週間前からキャンセル料が全額負担になることが多いです。そのため、利用日の7日を切ってもキャンセル料金がかからない料金設定になっているバーチャルオフィスはおすすめです。
 

手数料や支払い方法が複雑なケースでも、経費の総額がわかりにくくなります。
 

キャンセル料を含め料金体系が明確か、バーチャルオフィス利用料と同一のカードでまとめて支払いができるかも大切なポイントです。
 

 
 

バーチャルオフィスは会議室も重視しよう! 失敗しないチェックポイント

 

チェック4 インターネット、Wi-Fiは無料で使えるか

 

パソコンやタブレットを持ち込んでの会議はもちろんのこと、スカイプやzoomなどWeb会議向けアプリを使うケースも増えており、安定したインターネット環境は必須です。
 

そのため、レンタル会議室でネット回線の使用料、無線LANの有無、LANケーブルでの接続の可否、Wi-Fiの速度だけでなく、各キャリアの携帯電話の電波状況、コンセントの数、接続機器の台数に制限はないかもチェックしておきましょう。
 

インターネット利用料金、時間制限があると会議を延長したときにコストが発生します。
 

画像の共有などでまとまったデータ量を扱う可能性も考え、ネット環境が基本プランに含まれており、無料で使用できる会議室をおすすめします。
 

»ワンストップビジネスセンターのインターネットやWi-Fiについてはこちらのページからご確認いただけます。
 
 

バーチャルオフィスは会議室も重視しよう! 失敗しないチェックポイント
 

チェック5 付属設備やドリンクが無料か

 

レンタル会議室は、基本的に椅子とデスクが設置されていますが、それ以外の設備の有無や利用料金はサービス元によって異なります。
 

パソコンを持ち込めば十分なのでは? というイメージがあるかもしれませんが、会議ではアイデアを書き出すホワイトボード、資料共有のためのモニターやスクリーンなど、何かとツールが必要になる場面が生じます。
 

長時間の場合やドリンクやちょっとしたスナック菓子などもあるとよいでしょう。
 

これらの設備がオプションで追加料金が発生すると、会議を重ねるにつれコストがかさんでしまいます。
 

ワンストップビジネスセンターでは、無線LANをはじめとする会議に必要な備品がすべて無料で利用できます。

 

»ワンストップビジネスセンターの会議室のドリンクや付属設備についてはこちらのページからご確認いただけます。
 
 

バーチャルオフィスは会議室も重視しよう! 失敗しないチェックポイント
 

チェック6 会議室を事前に内見できるか

 

レンタル会議室を利用するにあたり、ホームページに掲載されている情報だけではわからないこともたくさんあります。
 

多くの物件が写真だけでは良しあしを判断できないように、会議室の広さや雰囲気、清潔感、入居しているビルのアクセスなども、自分の目で見ておくのがよいでしょう。
 

実際に使用してみたらイメージと違った、使い勝手に不満があるといった事態にならないよう、事前に会議室の内見(見学)をできるバーチャルオフィスを選びましょう。
 

また、自社の会議室を使っているかのように振る舞い、お客様に外部の会議室を使っていると知られたくない場合は、受付カウンターがない施設がおススメです。
 

ワンストップビジネスセンターでは全国の店舗でレンタル会議室の内見が可能です。まずはご興味のある店舗にお気軽にお越しください。

 

»ワンストップビジネスセンターへの内見のご予約・お問い合わせ先はこちらになります。
 
 

チェック7 電話対応が親切・丁寧か確認

 

バーチャルオフィスの会議室には、スタッフが常駐し受付対応や電話対応ができる店舗もあります。
 

バーチャルオフィスのサービスやレンタル会議室のサービスの利用契約はオンラインのみで手続き完了することが多いですが、一度、電話などでスタッフとお話してみることをおすすめします。
 

会議室の備品確認や利用方法の相談など急ぎでちょっとした問い合わせをしたい時も、スタッフを頼ることができればすぐに解決できます。
 
 

レンタル会議室を選ぶときは、会議の内容・目的などから、自分に必要な条件を明確にすることが大切です。
 

起業やビジネスを余計なストレスなく展開させるためにも、使いやすいレンタル会議室サービスを提供しているバーチャルオフィスを選びましょう。

 

 

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