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  1. バーチャルオフィスの受付・来客対応サービスとは?

バーチャルオフィスの受付・来客対応サービスとは?

2019/5/30

バーチャルオフィスの受付・来客対応サービスとは?

バーチャルオフィスを法人登記住所にしますと、クライアントや営業マン、所轄税務署の担当者などの急な来訪対応が必要なケースがあります。
 

そのため、来客対応サービスのないバーチャルオフィスもありますが、来客対応できるバーチャルオフィスを利用していることで会員様の会社は信用力が上がります。
 

さらに、実務経験の豊富なバーチャルオフィスのスタッフが来客対応できることで受付業務をカバーでき、電話対応を含めた受付スタッフの雇用も不要になり、人件費削減にもなります。
 

しかしながら、受付や来客対応が必要かどうかは、バーチャルオフィスを利用する目的やご自身の事業内容によっても変わってきます。
 

受付の有無、受付のタイプでバーチャルオフィスのサービス料金もかわってきますので、本当に必要なのか見極めが必要です。
 

こちらでは、バーチャルオフィスを利用する際の受付の必要性や、来客対応についてお伝えさせていただきますので、ぜひご参考ください。

 
 

バーチャルオフィスの受付・来客対応について

バーチャルオフィスの受付・来客対応について
●バーチャルオフィスの受付で対応できること
バーチャルオフィスの受付対応は、不意なご来客の際にご用件を聞いてご契約者様にご報告を差し上げる窓口対応、会員様がご予約されたレンタル会議室(専用室)へクライアント様をご案内することです。
 

バーチャルオフィスの受付サービスがあれば、自社で受付専用スタッフの雇用やそのスタッフの教育も不要になり、ご自身の事業への負担や人件費削減につながります。
 

ただし、簡単な事務仕事を依頼することや、商品の受注対応など業務内容に関わることは、バーチャルオフィスの受付業務サービスに含まれておりませんので、ご注意ください。
 

また、バーチャルオフィスのプラン次第では専用電話番号も取得でき、電話転送サービスや電話秘書代行サービスを利用して、取引先へは電話応対のみにしている事業者様もおります。
 

バーチャルオフィスの電話サービスでクライアント様に対しての対応が可能な場合は、受付サービス自体が不要かもしれません。
 

リージャスやサーブコープのようにレンタルオフィスとバーチャルオフィスを運営している大手の業者では、受付デスクに常駐している専用スタッフがあなたの秘書のような対応をしてくれます。
 

大手の運営会社にはバイリンガルスタッフが多く、海外にクライアントが多い企業は自社で雇用するより低コストでバイリンガルスタッフを用意できるので、バーチャルオフィスを利用するメリットがあるでしょう。
 

その分、基本の月額料金も他のバーチャルオフィスと比べると高額になり最低でも1〜2万円程度はかかりますし、会議室利用の際もお茶出しサービスは無料ではなく、オプションで別途料金が発生することもあります。
 

つまり、ばっちり受付の秘書サービスが用意されているようなバーチャルオフィスは見栄えは良いですが料金は高額になり、安めのレンタルオフィスやシェアオフィスを利用することと価格的にはそれほど差がありません。
 

●ワンストップビジネスセンターの受付対応
ワンストップビジネスセンターでは、ご提供している住所に会員様宛のご訪問があった際は、当社スタッフは会員様が留守の旨をお伝えして、名刺や資料をお預かりし、内容については後ほどメールでご報告させていただきます。
 

専用の受付デスクはございませんが、月額5000円以下で東京や大阪、札幌、福岡といった全国エリアの一等地の登記可能な住所利用、郵便転送、有人受付サービスがご利用いただけます。
 

お一人で事業をされていて留守が続いてしまう状態でも、弊社スタッフが対応できるので会員様宛にご来訪された方への信用も失うこともなく、起業家やフリーランサーにもおすすめです。
 

ワンストップビジネスセンターの来客対応サービスはこちらからご覧ください。
» バーチャルオフィスへの突然の来客対応について
 
 

受付スタッフがいる店舗のメリットとデメリット

受付スタッフがいる店舗のメリットとデメリット

受付スタッフがいる店舗といない店舗の大きな違いは、「料金」と「信用性」の部分です。
 

また、受付があるバーチャルオフィスでも、受付専用スタッフがいるのか、もしくは運営会社のスタッフが兼任しているかで料金も大きく違ってきます。
 

●料金について
専用の受付デスクがあり、専用女性スタッフが自社の社員のように対応してくれるバーチャルオフィスは見栄えも良く、取引先から良い印象を持たれるメリットがあります。
 

しかし、専用の受付デスクと受付スタッフが用意されているバーチャルオフィスは料金も高く価格面がデメリットと言えるので、専用スタッフによる対応が本当に必要か検討する必要があります。
 

●信用性について
バーチャルオフィスを利用することで都心一等地にある住所が使えるので信用力はアップしますが、それに加えて、来客対応ができることで信用力はより高まるというメリットがあります。
 

ビジネス住所として利用しているバーチャルオフィスの住所には、クライアントや営業の方、帝国データバンクのような信用調査会社が来られる場合があります。
 

クライアントであれば、取引前に取引相手の「信用力」を確かめようと事前確認で名刺やHPに記載しているバーチャルオフィスの住所に来られる場合もあります。
 

また、融資の審査中に、各金融機関の担当者が「本店登記住所」の確認にご訪問されることも考えられますので、スタッフ不在で対応できずにいると審査のマイナスポイントになってしまう可能性もあります。
 

(※金融機関とのお取引をご予定されている方は、「無駄な固定費を削減するためにバーチャルオフィスを利用している」など、なぜ利用しているのか理由を明確に説明できれば問題ないでしょう。)
 

「実店舗がないし普段も来客がないから大丈夫!」と思われている方でも、上記のようなケースで来客の可能性はありますので、急な来客にも対応できるために、バーチャルオフィスのスタッフが常駐していると安心です。

 
 

バーチャルオフィスの来客対応は各社違います

バーチャルオフィスの来客対応は各社違います

バーチャルオフィスの受付での対応も運営業者によってさまざまです。その運営会社のバーチャルオフィスの設備や貸し会議室の有無によっても、対応してくれる幅は変わってきます。
 

●来客対応の頻度を考えましょう
前述したとおり、専用の受付デスクが用意されているようなバーチャルオフィスは基本料金も高めの設定が多いです。
 

バイリンガルのスタッフがあなたの秘書のように来客対応をしてくれることは素晴らしいことですが、低コストで起業ができるバーチャルオフィスを利用しながらそのようなサービスが本当にご自身の事業には必要でしょうか?
 

月に1、2回ご来訪があるかないかの頻度で、受付専用スタッフがいる料金高めのバーチャルオフィスを選ぶのは毎月の固定費が上がるので、もったいのないことです。
 

来客なほとんど予想されない場合は、スタッフが常駐していて急な来客にも対応できるバーチャルオフィスであれば問題ないでしょう。
 

●来客対応スタッフの接客をチェックしましょう
あなたの会社のスタッフのように来客対応をしてくれるのですから、バーチャルオフィスのスタッフの接客対応はご自身の会社のイメージにもつながります。
 

丁寧な対応をしてくれているか、その場しのぎで終わっていないか、来客対応後の報告等は迅速で正確かなどチェックをし、信頼性の高いバーチャルオフィスを選ばれることをおすすめします。
 

来客対応サービスを提供していると言っても留守の旨を伝えるだけでは、会員様は来訪後の対応ができませんし、新規契約の機会を損失してしまうかもしれません。
 

バーチャルオフィスに電話で問い合わせをした際や内見時の対応でも、スタッフの接客の質はある程度お分かりになると思います。
 

会社の印象や信用力にも影響しますし、ブランディングをしていく上でもバーチャルオフィスの来客対応は大事なポイントですので、契約前の事前チェックをされるといいでしょう。
 
 

あなたのビジネスに受付が必要か検討しながらオフィス選びをしましょう

受付・来客対応のサービスが利用できると、ご自身の会社の信用力はアップしますし、お一人で事業をされている方は代わりに来客対応してくれるスタッフがいることでビジネスチャンスの取りこぼしをなくせますので便利なサービスです。
 

ただし、コスト面には注意し、ご来客の頻度や事業のサービス内容に合わせて、バーチャルオフィスの毎月の固定費が必要以上に発生しまうことは避けるべきです。
 

まずは、ご自身のビジネスに受付があるバーチャルオフィスが必要なのかをご検討されてみてください。
 

そして、受付サービスが必要な場合は、実際に内見でご自身が接客を受けて、来客対応してくれるバーチャルオフィスのスタッフの雰囲気をチェックした上でバーチャルオフィス選びをされるほうがいいでしょう。
 

来客対応サービスは事業の成長にも影響してきますので、見た目の良さで選ばず、「コストパフォーマンス」や「対応力の質」を重視することで満足のいくバーチャルオフィスを見つけることができると思います。
 

●来客者の比較をしてみましょう
ご自身のされているビジネスでは、どんな来客者が多いでしょうか?
 

予想されるご来客者を考えながら、受付があるバーチャルオフィスが必要かどうかをご検討されると良いでしょう。
 

例えば、受付の必要性はこのような来客者にわけてお考えになられると良いと思いますので、参考にしてみてください。
 

エンドユーザーの突然の来客の可能性 必要性 ▲
役所&官公庁の方の来社 必要性 ▲ or ×
金融機関や大手上場企業の取引先 必要性 ◎

 
 

ワンストップビジネスセンターの来客対応可能な店舗

ワンストップビジネスセンターの来客対応可能な店舗

ワンストップビジネスセンターでは、常駐スタッフの有無により来客対応ができる店舗とできない店舗がございます。
 

常駐スタッフの有無により、郵便物のお引き取りなどサービス内容が異なりますので、ご自身のビジネススタイルに合わせて店舗をご検討いただければと思います。
 

来客対応が可能な店舗は以下になりますので、ご参考ください。
» ワンストップビジネスセンターの全国の拠点の比較
 

青山本店 来客対応 ◎ 郵便の直接引き取り ◎
麹町店 来客対応 ◎ 郵便の直接引き取り ◎
心斎橋店 来客対応 ◎ 郵便の直接引き取り ◎
札幌店 来客対応 ◎ 郵便の直接引き取り ◎
福岡天神店 来客対応 ◎ 郵便の直接引き取り ◎

 
 

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