バーチャルオフィス活用のお役立ち情報

  1. 激安バーチャルオフィス業者を利用する前に知っておくべきリスクやトラブルや損害について

激安バーチャルオフィス業者を利用する前に知っておくべきリスクやトラブルや損害について

2019/3/19

激安バーチャルオフィス業者を利用する前に知っておくべきリスクやトラブルや損害について

ワンストップビジネスセンターでは住所貸しサービスは5,000円以下、住所+専用電話番号利用サービスでも1万円以下の格安価格でバーチャルオフィスサービスを提供しております。
 
しかし、割安な私達ワンストップビジネスセンターの料金プランよりもさらに安い激安、超格安バーチャルオフィス業者さんもいらっしゃいます。
 
こちらでは、「超格安バーチャルオフィス業者さんを利用した場合のデメリットやリスクや想定される損害」についてお伝えしていきます。
 
激安バーチャルオフィス業者と一般大手バーチャルオフィス業者を「リスク損害比較表」で比べながら、8つの注意すべきリスク、経済的損失、逸失利益についても説明いたします。
 
今後のバーチャルオフィス選びの基準としていただければと思います。
 

【リスク損害比較表】で分かる激安業者と一般大手業者の違い

8つの注意すべきリスク
(5レベル評価)
激安バーチャルオフィス業者 大手バーチャルオフィス業者
倒産、事業の撤退
リスク ★★★★★
×
安くて利益確保しづらく倒産、撤退の可能性高い

事業経歴も長く、会社が安定
ブランドイメージを低下させる住所
リスク ★★★★★
×
風俗やラブホテルがあるエリアと同じ住所

ビジネス的なイメージが強い住所
オフィス物件の建物の質
リスク ★★★★
×
入り口が暗く、汚く古くてボロい

高級物件、メンテナンス修繕が行き届いている
利用会員の質が悪い
リスク ★★★★
×
ギャンブル、風俗、詐欺業者も多数

悪徳業者少ない
郵便サービスの別料金発生
リスク ★★★
×
無料転送なし、都度料金が発生

定期的な無料転送あり
返金保証がない
リスク ★★★
×
契約後、解約できない。返金なし。

サービスに納得できない場合、解約可能。返金あり。
会員専用の会議室が使えず、別途費用発生
リスク ★★
×
設備が古く、壁が薄い、会話が筒抜け

静か、完全個室、デザインよし
最寄り駅からアクセスが遠い
リスク ★★
×
徒歩10分以上や郊外など

都心一等地の駅チカ

 
 

バーチャルオフィス運営業者の倒産や事業撤退リスクに注意!
 

バーチャルオフィス運営業者の倒産や事業撤退リスクに注意!

リスク度 ★★★★★
昨今の「働き方改革」の追い風も受け、バーチャルオフィスなどのサービスオフィス業界には多くの新規参入が相次ぎ、激安の料金設定にする運営者も出てきました。
 
しかし、バーチャルオフィス料金を安く設定して運営することは一顧客あたりの「利益が少ない」ことになり、集客に失敗した場合、事業撤退や倒産のリスクも高くなります。
 
バーチャルオフィス業者が事業撤退、倒産になると、バーチャルオフィス利用者も登記住所の変更等に迫られ、甚大なコストと手間が発生します。
 
「本店移転の登記変更」にかかるコストは、同区内の管轄内であれば登録印紙税の3万円、別の管轄に移転する場合は登録印紙税が6万円もかかります。
 
例)
渋谷区 → 渋谷区であれば、登録印紙税3万円
渋谷区 → 港区であれば、登録印紙税6万円
 
さらに、法人登記手続きをする司法書士などの手数料も通常2万円前後は必要になり、本店移転の登記変更だけでも最大10万円ほどの手痛い出費になる可能性があります。
 
また、本店住所変更に伴い会社案内、営業資料や名刺などの印刷物、各ホームページの変更費用などが無駄なコストが発生します。
 
本店住所変更に伴う取引先への連絡などもかなりの手間がかかってしまうので、事業撤退や倒産のリスクが極めて低いバーチャルオフィスを見極めることが必要です。
 
決して「バーチャルオフィスの月額料金が安いから」という料金を第一優先にしてバーチャルオフィス選びをしないよう注意してください。
 
大手バーチャルオフィス運営会社は、事業経歴も長く、店舗数も多いところが多く会社が安定していますので、おすすめです。
 

【本店移転など住所変更に伴い変更手続が必要になりそうなこと】

本店移転等の住所変更に伴う手続きや料金は各士業や外注業者などの設定する料金によります。
 
・税務署や社会保険事務所や年金事務所など各役所への住所変更手続き
・銀行など金融機関への住所変更手続き
・顧客やクライアントなどへの住所変更案内、メール、郵便
・取引先への住所変更郵便、メール、案内
・ホームページの住所変更手続き
・名刺や会社案内などの印刷物の廃棄ならびに住所変更後の再印刷
 

 
 

ブランド力を低下させる住所を持つイメージのリスクに注意!
 

ブランド力を低下させる住所を持つイメージのリスクに注意!

リスク度 ★★★★★
名刺やホームページ上の住所イメージがバーチャルオフィス利用者の会社や事業のイメージや印象に直結してくるので、バーチャルオフィスで利用する住所は慎重に選びましょう。
 
例えば、港区南青山や中央区銀座のバーチャルオフィスの住所利用をすると、「高級感」、「洗練」、「憧れ」、「ブランドエリア」というイメージが利用者のイメージにもつながります。
 
しかし、「新宿」や「渋谷」や「池袋」などオフィス街もたくさんある一方、夜の繁華街もあるような街のバーチャルオフィスを選ぶ際には注意が必要です。
 
たとえ「JR新宿駅 徒歩●分」と言ってもビジネスイメージの強い「西新宿」の住所と「歌舞伎町」のようなラブホテルや風俗店舗も多い住所もあります。
 
夜の繁華街をイメージされるような住所をビジネス住所として使ってしまうと、業種により差はありますが、バーチャルオフィス利用者の会社のブランドイメージも下がってしまいます。
 
例えば、新しい取引先を見つけるための展示会や大きなカンファレンスなどではじめてお会いする方々とお話することを想像してみてください。
 
名刺交換をされた際に注目される箇所は、名刺デザインの次に「住所」ではないでしょうか?初めて商談する相手にとって会社の住所はあなたを表現する大切な一部になります。
 
ましてや実績や事業年数も少ない起業家にとって商談相手に信用していただくことがとても重要ですので、利用している住所で印象を悪くしてしまうことは望ましくありません。
 
激安のバーチャルオフィス業者はブランドイメージが良くないような住所にオフィスを構えていることもありますので、ご契約前にしっかりと利用住所を確認しましょう。
 
 

入居ビルが老朽化してボロすぎて、ブランドイメージの低下を招く!
 

入居ビルが老朽化してボロすぎて、ブランドイメージの低下を招く!

リスク度 ★★★★
激安バーチャルオフィス業者は古くてボロいオフィスビルに入居していることが多々あり、その住所を登記利用してしまうと、利用者の事業に悪影響が及ぶリスクがあります。
 
劣化が進み、近年の修繕がされてない管理が良くない古いオフィスビルは借り手の希望者も少ないため、不動産取得費用や毎月の家賃も相当、安くなります。
 
またそのオフィスビル自体が不人気のために、オーナー側もなんとかテナントを入居させようと借り手の入居審査の条件を甘くし、どんな業種や用途でも貸すケースがあります。
 
古くて不人気なビルのテナントには、バーチャルオフィス運営業者以外で風俗関係の入居者(業者)がいる可能性も高く、登記住所が被らないよう注意が必要です。
 
バーチャルオフィスの住所でグーグル・マップ検索してみると建物の外装などが確認できますので、かならず比較的きれいな建物を選ぶようにしましょう。もし建物の外装が古くて気になる場合は実際にその物件まで足を運びご自身の目で確認しましょう。
 
バーチャルオフィスを利用すると、バーチャルオフィス利用者の会社が「信用ができる会社かどうか?」を確かめに金融機関、取引先企業や顧客が不意に訪問してきます。
 
建物やその周辺の雰囲気が悪いと訪問者に対して悪い印象を与えてしまい、会社のイメージが下がって、取引や契約が中止になってしまうこともあるようなので注意しましょう。
 
 

詐欺業者やギャンブル関連業者に利用され、住所が汚れている可能性あり!
 

詐欺業者やギャンブル関連業者に利用され、住所が汚れている可能性あり!

リスク度 ★★★★
詐欺などの犯罪に加担する集団やギャンブル関連業者、風俗業者は審査が非常にゆるい激安なバーチャルオフィスを選んで悪事を働く可能性が高くなります。
 
そのため、激安バーチャルオフィスがかつて悪事に利用されてしまった経歴もあることから、バーチャルオフィスの利用住所が汚れてしまっている可能性があります。
 
住所の確認方法としてはGoogleの検索窓に「渋谷区〇〇3−3−3 △ビル3F」のように入力すると確認できます。その際に風俗業者や詐欺業者の情報が列挙されるような住所のバーチャルオフィスには注意です。
 
バーチャルオフィス利用者の事業確認のために、金融機関や取引先、顧客が住所検索をし、どのようなオフィスビルに入居しているのか確認をする場合があります。
 
もし、バーチャルオフィス利用者の住所でGoogle検索をした際にそれらの悪事を働いた業者が検索後に表示されてしまうと、バーチャルオフィス利用者の会社のイメージを下げてしまうことに繋がりますので、注意が必要です。
 
 

郵便サービスに「無料転送」が含まれていないため、郵便料金を都度支払いしなければならずコストが高い!
 

郵便サービスに「無料転送」が含まれていないため、郵便料金を都度支払いしなければならずコストが高い!

リスク度 ★★★
激安バーチャルオフィス業者の場合、「月額たったの〇〇円!業界最安値!」というキャッチコピーを利用して集客をしていますが、これには注意が必要です。
 
激安バーチャルオフィスの月額料金には、実は「郵便の受け取り、保管および転送費用」が含まれていないことが多々あり、予想外のコストが発生する場合があります。
 
小規模経営、個人事業主でも事業をしている限り、頻繁に管轄の税務署、各自治体の役所、国民年金事務所や社会保険事務所から郵便、書留、ダイレクトメール、荷物や年賀状が届きます。
 
毎月届く事業用の郵便物・配送物の量は、バーチャルオフィス利用者に予測不可能です。
 
予測不能に届く郵便物転送のため都度、バーチャルオフィス運営者とやり取りして転送料金や着払い料金、振込手数料を払って振込するのはかなり面倒な作業です。
 
激安バーチャルオフィスを利用した経験のある方から話を聞くと、
「結局、必要なサービスは月額利用料には含まれておらず、別料金化されていた。必要なサービスを別料金で合計したら、結局、大手バーチャルオフィス業者と変わらない金額になった。それであれば、質の良いサービスを提供している大手の方が安心。」という声もよく聞きます。
 
無駄な手間と出費をカットするために、半自動的に「無料転送」される郵便転送サービスが月額料金に含まれているバーチャルオフィスをご利用されることをおすすめします。
 
また、電話転送サービス、電話秘書代行サービス、FAX転送、その他のオプションサービスの費用が高い、質が悪い可能性もあるので、事前確認と注意が必要です。
 
 

完全返金保証がついておらず、申込み後の不測のトラブルに対応できない!
 

完全返金保証がついておらず、申込み後の不測のトラブルに対応できない!

リスク度 ★★★
激安バーチャルオフィス業者ですと、「完全返金保証」をつけておらず、一旦契約してしまうと返金されないことがあり、起業のリスクも上がってしまいます。
 
長年、サラリーマンをしていた方が、はじめて副業や独立起業する場合は会社経営や事業運営の経験も不足しているため、毎日、小さな失敗の繰り返しです。
 
レンタルオフィスやバーチャルオフィスをはじめとする様々な種類のオフィス形態から自身のビジネススタイルに合ったオフィス選びも大切な経営判断のひとつです。
 
例えば、バーチャルオフィスを契約して提供された利用住所は新しく設立する会社の「本店住所」にすることも多いでしょうから、長く使える安全で安心な住所にしたいですね。
 
月額料金の安さのみに囚われてバーチャルオフィスを契約してしまっても、事業の環境や状況の変化によりバーチャルオフィスがすぐに不要になってしまう場合もあります。
 
よくあるのがビジネスパートナーや経営者の知人が事務所を間貸ししてくれば、事業が軌道に乗るまではそのスペースが利用できるようになったとか、そういうお話が舞い込んでくることがあります。
 
そのような場合、バーチャルオフィス契約について一定期間の「完全返金保証」がついていると、無駄な経費を抑えることができるので安心して申し込みできますね。
 
バーチャルオフィス契約には少なくとも数万円の契約費用が必要になりますので、返金されることは非常に安心です。
 
月額利用料の安さに惑わされず、「完全返金保証」付きで安心して申し込み手続きをできるようなバーチャルオフィス業者選びをしましょう。
 

 
 

バーチャルオフィスの会議室が使いづらい
 

バーチャルオフィスの会議室が使いづらい

リスク度 ★★
バーチャルオフィスを拠点に事業運営をしているとレンタル会議室を使いたい時も度々あると思います。
 
お客様や取引先との大事な商談、銀行などの金融機関の担当者の来社、社内の大事な会議など大事な話をしなければいけない場合も当然出てくると思います。
 
都内のルノアールやスターバックスのようなオープンスペースの喫茶店やカフェ、コワーキングスペースなどで大事な商談することは気が引けてしまいますね。
 
大切な商談を行う場合は第3者にも会話内容が漏れないような完全個室のレンタル会議室が必要になりますが、激安バーチャルオフィス業者は会議室の設備に全くお金をかけないケースが目立ちます。
 
激安バーチャルオフィス業者は、インテリアがダサく、設備が古くて壁が薄い、パーティションしかないために隣接する横の空間との仕切りがなく、会議の内容が周囲に聞かれてしまう場合もあります。
 
そのような激安バーチャルオフィスの会議室は非常に使いづらく、ストレスになる可能性がありますので、要注意です。
 
結局、激安バーチャルオフィス業者の会議室は使わず、1時間2,000円以上の高い利用料金で外部のレンタル会議室を借りるなど、毎月の経費が高くなってしまうことがあります。
 
バーチャルオフィス契約後に無駄な出費を出さないように、安心して利用できる完全個室の会議室を完備したバーチャルオフィス業者を選ぶようにしましょう。
 
 

激安バーチャルオフィスが最寄り駅から遠すぎて不便である
 

激安バーチャルオフィスが最寄り駅から遠すぎて不便である

リスク度 ★★
激安バーチャルオフィス業者のオフィスは最寄りの駅徒歩10分以上など、駅から遠くアクセスが遠くて、会議室利用がとても不便な場合も多いです。
 
バーチャルオフィスサービスを利用していると、利用しているオフィス住所へ金融機関や取引先の不意な来客対応や届いている事業用の郵便物の引き取りに足を運ばねばならないことがしばしばあります。
 
またバーチャルオフィスを利用しているとバーチャルオフィスに付属する会議室にて会議や商談をすることがあります。
 
しかし、最寄り駅からのアクセスが悪い会議室は来客者や来訪者から、特にヒールを履いた女性からは嫌がられます。
 
特に東京都内や大阪などの都心部は車での移動も少なく、交通機関と徒歩での移動が主になるので、駅から遠いバーチャルオフィスの利用は避けたほうがいいでしょう。
 
最寄り駅からのアクセスが悪いと商談や集客面でも、冬の強風、夏の過酷な暑さやゲリラ豪雨によって会議室までたどり着くのが大変になるというデメリットになります。
 
駅から遠いオフィス物件は当然、不動産契約に関わる初期費用や毎月の家賃も安いので、激安バーチャルオフィス業者に利用されやすいです。
 
しかし、バーチャルオフィスの料金設定は安くても、上記のように来訪者や来客者にとって不便を強いてしまうので注意が必要です。
 

 
 

都内の激安バーチャルオフィス業者がとんでもなく安い理由

これまで激安バーチャルオフィスを契約して、利用した場合のリスクや想定される損害について記載させていただきました。
 
では、そもそもなぜそのような「激安」「超格安」の料金を設定することができるのか不思議ではないでしょうか?
 
バーチャルオフィス運営者としての立場からその「激安の理由」を説明いたします。以下の説明を読んでいただければ、「安すぎるものにはわけがある」ことを理解いただけると思います。
 

利用しているオフィス物件や内装費用などの初期投資が安いから

バーチャルオフィスを運営するには都内一等地の物件を取得して、そこを拠点にバーチャルオフィスを運営する必要があります。オフィスを取得するための保証金、礼金、壁紙や床材や照明器具などの内装費用、オフィス家具やインテリア、OA機器など最低限のオフィス機能が必要になります。それらの初期投資をできるだけ低く抑えることができれば、投資資金を回収する必要もないので、バーチャルオフィスの料金を安くすることが実現可能になります。古くてボロいビルを使ったほうがバーチャルオフィス運営が安くなるのが想像できますよね。
 

オフィスの家賃や人件費など固定費が安いから

バーチャルオフィス運営には運営会社のスタッフが業務をするスペース、バーチャルオフィス利用者の郵便や配送物や荷物を管理する空間スペース、利用者専用の予約制のレンタル会議室などの物理的な広いスペースを用意する必要があります。それらの会計上は「固定費」と呼ばれるような「家賃」「人件費」を安く抑えることができれば、激安なバーチャルオフィス料金を設定することができます。あまりにも「人件費」をかけないと、バーチャルオフィス利用者の要望やサービスの改善に手が回らなくなり、サービスの質が低くなってしまう場合があります。
 

バーチャルオフィス事業が運営会社の本業ではなく「副業」だから

経営者は少しでも会社の事業資金に余裕が出てくると、軽い気持ちで「副業」に手を出すことが多くなります。バーチャルオフィスだけでなく、レンタルオフィスやシェアオフィスなどのサービスオフィス業界を見渡してみても、実は「副業」としてそれらのオフィスが運営されていることが多いです。本業による収益で会社のオフィス家賃や社員やアルバイトの人件費をカバーすることができれば、副業でバーチャルオフィスを運営するために固定費を抑えることができるので、副業のバーチャルオフィス料金の設定を激安に設定することができます。ただし、それらの会社にとって「本業」のほうが大事ですので、本業が忙しいときは副業が疎かになってしまうことは想像できますね。

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