テレワークで生産性はどうなった?下がった人への対策と合わせて解説

山浦寛貴

山浦寛貴

2021.09.30
テレワークで生産性はどうなった?下がった人への対策と合わせて解説 イメージ

2019年から段階的に働き方改革が実行され、そのなかで急速な広がりを見せたテレワーク。

デスクワークを中断されず集中できるため作業がスムーズに進むこともあれば、上司や同僚に相談できず仕事が進まないと悩むこともあるでしょう。このように、テレワーク下において生産性は上がるのか下がるのか、気になる方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、生産性が上がるのか下がるのかなど、事例を交えながらお伝えしていきます。


▼ 目次
1. テレワークの生産性は職種によって違う!事例を挙げながら職種別に紹介
1-1. 生産性が上がる職種|技術職(IT系)
1-2. 生産性が上がる職種|営業職
1-3. 生産性が下がる職種|一般事務職
1-4. 生産性が下がる職種|管理(経理・人事)
1-5. 生産性が下がる職種|販売・サービス職
1-6. テレワークの生産性は「職種」で差が出る
2. テレワークで生産性が下がる理由は?すぐできる対策を紹介!
2-1. 勤務環境が整っていない
2-2. 集中しづらい
2-3. 同僚からの協力が得られにくい
3. テレワークの生産性を上げる「ハイブリッド勤務」という選択肢も!
4. 生産性を上げるためにはテレワークを味方につけましょう


 

テレワークの生産性は職種によって違う!事例を挙げながら職種別に紹介

テレワークで生産性が上がるか下がるかは「職種によって大きく違う」という興味深い調査結果があります。

株式会社アーデントが実施した「テレワーク時の生産性に影響する要因調査」では、テレワークで生産性がどう変わったかという質問に、「80%に下がった」という回答が最も多く、次いで「100%(生産性は変わらない)」という結果になりました。

そして、生産性が100%より上がった回答を「生産性アップグループ」、下がった回答を「生産性ダウングループ」としてまとめ、回答数の割合を比較すると「生産性が職種によって大きく違う」ことがわかりました。グループごとに職種をまとめると以下のとおりです。

生産性アップグループの割合が高い職種
技術職(IT系)、営業職
 

生産性ダウングループの割合が高い職種
一般事務職、管理(経理・人事)、販売・サービス職

それぞれ見ていきましょう。
 

生産性が上がる職種|技術職(IT系)

まずは「技術職(IT系)」です。webデザイナーやプログラマーなどの職種が該当し、これらの職種には1人で集中して作業できるという共通点があります。

たとえば技術職(IT系)は、相談はチャット、情報共有はクラウドサービスなどで可能な場合が多く、PC1台あれば仕事ができるため、テレワークでも生産性が上がると考えられます。
 
 

生産性が上がる職種|営業職

次が「営業職」です。外回りや訪問があるため生産性が下がるイメージを持たれがちですが、テレワーク中はweb会議やチャットツールで済ませることも可能です。

web会議などテレワークのツールを活用すれば移動時間が削減できて、自由な時間が生まれます。その時間を、報告書やプレゼン資料の作成、チームでのミーティングに充てることができるため、生産性が上がると考えます。
 
 

生産性が下がる職種|一般事務職

一方で、生産性が下がる職種もあります。生産性が下がったと答えた回答者が最も多かったのが「一般事務職」。庶務、事務、総務などの職種が該当します。

一般事務職は「会社に行かないと資料が見れない」「上司や関連部署に相談しないと仕事が進められない」など、テレワーク環境が不十分だと作業範囲が制限されてしまうため、生産性が下がります。
 
 

生産性が下がる職種|管理(経理・人事)

次が「管理(経理・人事)」です。経理部門や人事総務部門の職種が該当します。

経理部門は決算情報、人事総務部門は社員の個人情報などを業務で扱います。つまり、機密性の高い情報に触れるため、セキュリティの観点から閲覧情報が限定されていることも多いです。

また、ペーパーレス化や電子化が進んでおらず、書類の押印や契約書の取り交わしが進められないケースもあります。
 
 

生産性が下がる職種|販売・サービス職

生産性が下がったと回答した割合が大きかった職種3つ目は「販売・サービス職」です。接客業や販売員などの職種が該当します。

販売・サービス職は、飲食や小売、アパレルなどの幅広い業界が含まれます。店舗接客など対面でなければ成立しないことが非常に多いです。

web接客も普及しつつありますが、対面の接客サービスに比べて生産性向上にはさらなる技術革新が必要でしょう。
 
 

テレワークの生産性は「職種」で差が出る

生産性が上がるのか下がるのか、職種によって大きな差があることがわかりました。

まず、生産性が上がる職種には「1人で完結する仕事である」という特徴があります。時間を自由に使い、黙々と作業を進められる職種ほど、テレワークの恩恵を感じられるといえます。

また、「セキュリティ上、安全である」という点も重要です。情報漏洩のリスクがない、個人情報を含まない業務なら、テレワーク中も作業が限定されません。

一方、生産性が下がる職種には「コミュニケーションが業務進捗に影響する」という特徴があります。オフィス勤務や対人コミュニケーションが主流な職種、テレワークとの親和性が低い職種ほど生産性が下がったと感じるようです。
 
 

テレワークで生産性が下がる理由は?すぐできる対策を紹介!

アドビ株式会社が行った「生産性と在宅勤務の調査」では、43%が在宅勤務によって生産性が下がったと答えました。

また、その理由は「勤務環境が整っていない」(68%)「集中しづらい」(46%)「同僚からの協力が得られにくい」(33%)というものでした。

これらテレワークの生産性を下げる理由を解説するとともに、解決策や工夫方法をご紹介していきます。
 

テレワークの勤務環境が整っていない

勤務環境が整っていない

みなさんは、テレワーク環境が十分に整っているでしょうか。

実は、自宅におけるテレワーク中「机、椅子を使う人が約7割」「床に座る人が約3割」という調査結果もあり、多くの人が「勤務環境が整っていない」と悩んでいることがわかります。

以前はあまり意識されていませんでしたが、オフィス勤務ではデスクや椅子など仕事に最適な環境が用意されています。

しかし、テレワークでは自宅のリビングで作業したり、身体に合わない椅子に長時間座るため腰や肩に負担がかかります。身体に負担がかかる姿勢では、知らず知らずのうちに疲れが溜まり生産性が低下します。
 

対策|テレワーク環境を構築する

有効な解決策として、テレワークに適した環境の構築が挙げられます。厚生労働省の『テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン』をもとに以下のとおりまとめました。

・窓(十分な換気、カーテンなど)
 
・椅子(安定性、移動性、肘かけ、高さや傾き調整)
 
・デスク(適した広さ、体型に合う高さ、調整は可能か)
 
・エアコン(適切な温度、湿度)
 
・PC(ディスプレイの明るさ、キーボードの位置、マウスの操作性)

 

工夫|情報共有ツールを導入しよう

また、快適なテレワークを実現するためには、チームメンバー同士が情報共有しやすい環境づくりも欠かせません。

テレワークではお互いがどの程度忙しいか、仕事がどれほど進んでいるかがわかりにくく、業務報告や進捗管理に頭を悩ませる方も多いことでしょう。

そこで、情報共有ツールを導入して業務進捗や成果物にいつでもアクセスできる環境を整え、情報共有のスピードアップを図ります。

その結果、メンバー間ですぐにフィードバックできるため、作業がスムーズに進みます。代表的な情報共有ツールは以下のとおりです。

ファイル共有サービス

重要なファイルを複数人で共有できる(Google ドライブ、OneDrive for Businessなど)
 

web会議システム

映像・音声を介して資料の共有などをしながら会議を行える(VCRM、Zoomなど)
 

自社に合ったツールは何か、問題を解決するために必要な機能は何かを洗い出さなければ導入しても効果がありません。円滑な情報共有で快適なテレワーク環境を実現しましょう。
 
 

テレワークは集中しづらい

集中しづらい

テレワーク中は家族の話し声が気になったり、ついテレビやスマホを見たり、集中しづらいと感じる場面が多くあります。

一人暮らしであれば作業スペースを自由に確保できますが、同居人がいる場合はそうもいきません。また、室内の生活音だけではなく、外からの騒音が気になって作業が進まないことも多々あります。

集中できずに仕事が長引き「気付けば今日も残業…」などと心身のストレスが取れないまま過ごすことになります。
 

対策|防音対策とストレス対策

テレワークの「集中しづらい」を解決する方法は2つあります。

防音対策

1つ目が防音対策です。ノイズキャンセリングイヤホンを装着したり、室内に簡易パーテーションを置いたり、数千〜数万円程度で集中できる環境が手に入るのでおすすめです。

防音対策については「テレワーク中の「音」の悩みを解決する防音対策」で詳しく紹介していますので、ぜひご覧くださいね。

 

ストレス対策

2つ目がストレス対策です。さまざまなストレス対策がありますが、特に効果的なのが瞑想です。瞑想には、ストレス低減や気分の向上に効果があるという研究結果もあります。

その他にも、ウォーキングやパワーナップなどのストレス対策もありますので、自分に合った方法を継続していきましょう。

筆者自身は、ノイズキャンセリングイヤホンを耳栓代わりに装着して、休憩中に瞑想やパワーナップをしています。脳がスッキリする効果を実感していますよ。

”日々の瞑想の前後における気分の変化については,訓練1,2週目ともに,瞑想の前よりも後において,気分が有意に快方向に変化していた。(中略)マインドフルネス瞑想訓練が即時的な気分の改善効果をもつことがあらためて示された。”
 

 

工夫|オンとオフのスイッチを身に付ける

さらに、生産性を上げるための工夫として「オンとオフのスイッチ」があります。

テレワークでは、作業に集中できるが故に長時間残業したり、一方ではオフィスと違い周りの目がないためだらだらと仕事をすることも。

ただ、そもそもテレワークは、ワークライフバランスの充実を実現する働き方の一つです。私たちは、仕事とプライベートを区別する、つまり、オンとオフのスイッチを身に付ける必要があります。

そこでスイッチに最適なのが「ルーティンをつくること」です。

オフィス勤務では、朝起きて、身支度を整え、通勤電車に乗り、会社のデスクにつく、というルーティンがありますよね。ところが、テレワークでは、誰にも会わないからと顔も洗わずにPCを起動していませんか。

快適なテレワークを過ごすためにも、以下を参考にルーティンをつくりましょう。

・服を着替える(仕事をする服に着替えましょう、スーツでなくてOK)
 
・軽めの運動をする(眠気を感じる前に、30分に1度スクワットを5回など)
 
・パワーナップ(お昼に15分程度の仮眠をとる)
 
・不要なものを片付ける(デスクは仕事のものだけにする)

一つひとつの行動はとても小さいものでいいです。自分で作ったルーティンで「この行動は仕事の合図だ!」と身体のスイッチを押してあげれば、すぐに仕事モードになりますよ。
 
 

同僚からの協力が得られにくい

テレワークでは、社員同士のコミュニケーションが大幅に減少します。オフィスでは自然と行われていた雑談もテレワークではできません。

離れたところで作業していてお互いの姿が見えないため「何か手伝おうか?」「大丈夫?」といった気軽な会話が難しくなります。

すると、情報共有や意思疎通が不十分になりチームの一体感が失われてしまいますよね。ほとんどの仕事はチームで行うものなので、当然生産性は落ちていきます。
 

対策|コミュニケーションルールを決める

この問題は「コミュニケーションルールを決める」ことで解決できます。

コミュニケーションルールとは、「優先度や緊急度に応じた、チーム内の連絡手段の基準」です。

例えば、すぐにでも着手・対応しなければならない案件については電話、簡単な進捗報告や情報共有はメール、などと決めましょう。

チーム内の連絡手段が決まっていれば、「電話が来たから急ぎなんだな」「メールの報告事項は後でまとめて見よう」と共通認識を持てます。

筆者自身は、細かいニュアンスが文字にしにくいときはスクリーンショットをメールで事前に送ってから電話するようにしています。「状況がわかりやすいから対応しやすい」ととても好評でした。
 

工夫|定期的なコミュニケーション

さらに生産性を上げるためには、「定期的なコミュニケーション」をとるように工夫するといいでしょう。

週1回のチーム会議、毎朝の朝会、月1回の1on1ミーティングなど、コミュニケーションを積極的に取れるような場を設けましょう。web会議でも構いません。

ただし、目的がなければ定着しませんので以下の点に注意しましょう。

・時間を決める(朝会:1回15分、ミーティング:1人10分など)
 
・議題を設定する(思いつきの議題はNG)
 
・雑談を交える(仕事だけの話題はNG)

長期化する社員同士のコミュニケーション不足を解消するため、オンライン朝礼を導入した企業もあります。「顔を見て会話ができるので想いが伝わり、毎日の出来事をしっかり共有できる」などメリットを実感しているようです。

1回あたりのコミュニケーションは短くても回数を重ねることが重要です。上司と部下、同僚の信頼感をアップするきっかけになります。

ここまでテレワークの生産性を下げる理由などについて詳しく見てきましたが、テレワークが生産性を上げることもわかっています。

総務省の『平成29年通信利用動向調査』によると、労働生産性を向上させる目的でテレワークを導入した企業のうち「非常に効果があった」(28.5%)「ある程度効果があった」(53.6%)という結果でした。

この結果からも、私たちがテレワークの生産性を下げる原因を解決し、やり方を工夫すれば、生産性を上げられることがわかりますね。
 
 

テレワークの生産性を上げる「ハイブリッド勤務」という選択肢も!

テレワークの生産性を上げる「ハイブリッド勤務」という選択肢も!

企業にも社員にもメリットがあるテレワーク。「NTTコミュニケーションズでは働く時間と場所の柔軟性からテレワークの従業員満足度が大幅に向上した」という調査がある一方、「テレワーク疲れ」という現象も起こり始めています。

「テレワーク疲れ」とは、慣れないテレワークで心身にストレスがかかったり、オフィス勤務時に比べて業務が長引き疲れを感じることです。

例えば、ドイツではテレワークをしている人の42%が「毎日、正常ではない疲れを感じる」、37%が「会社の要求が多過ぎて、従業員への配慮が見られない」と答えたと話題になりました。

日本でも「テレワークで身体的な負担や疲労を感じる人は約4割」という調査結果もあります。

このような背景から、テレワークと出社を組み合わせた「ハイブリッド勤務」を導入する企業が増えつつあります。「ハイブリッド勤務だと働く場所が固定されないし、通勤時間もあるから生産性が落ちるんじゃないの?」と思われるかもしれませんが、実は違います。

株式会社アーデントの調査によると、テレワークの頻度が生産性に与える影響を調べたところ、「週に3日以上」テレワークをする人は生産性が上がる傾向があることがわかりました。

つまり、週に3〜4日のテレワークと1〜2日の出社を組み合わせることで、慢性的なテレワーク疲れを解消しつつ、生産性も高められるというわけですね。
 
 

生産性を上げるためにはテレワークを味方につけましょう

テレワークは、メリットもデメリットもあわせ持っているため、生産性が上がることも下がることもあります。さらに、テレワークに向いている職種、向いていない職種があることも事実です。

ただ、生産性を上げるために大切なのは、テレワークの持つデメリットを理解したうえで、私たちがどう行動するかだと考えます。

テレワークに適したデスクやチェアを用意する、防音対策するなど作業環境を整えたり、チーム内のコミュニケーションルールを決めたりして、生産性を上げていきましょう。
 

山浦寛貴
この記事を書いた人

山浦寛貴

山登り、犬と猫が大好きなライター。平日はジム、休日はHip-HopとR&Bを聞きながら読書をしています。