多くの人が経験している、テレワーク中のだらけ問題。
テレワーク中にだらけてしまうと生産性が悪化し、仕事の進捗が遅くなったり、無駄な残業が増えたりと、悪いことばかり起きてしまいます。
この記事は、そんなテレワーク中にだらける問題にフォーカス。その原因を探り、具体的な対策をご紹介しています。
また、筆者自身が実践して効果を感じている自己管理術もご紹介していますので、テレワーク中のだらけ問題にお悩みの方、あるいは社員のだらけ問題にお悩みの方は、ぜひ最後までご覧ください。
▼ 目次
1. テレワーク中にだらけてしまう原因と対策
1-1. 仕事に集中しきれない「作業環境」
1-2. 仕事とプライベートの「切り替えの難しさ」
2. テレワーク中にだらけないおすすめ自己管理術
2-1. オフィス勤務時と同じ生活リズムで過ごす
2-2. テレワーク中は「ポモドーロテクニック」で質のいい集中を持続させる
2-3. 仕事とプライベートを切り替えるルーティンを取り入れる
3. まとめ
マイナビニュースの調査によると、「テレワーク中にサボったことがある」と回答した人は、全体の74%。
株式会社ヌーラボの調査でも、「テレワークの方がサボってしまう」と回答した人が66.5%(20代の場合)にのぼることが分かっています。
では、なぜテレワークだと気持ちがだらけてしまうのでしょうか?その原因と対策を解説します。
まず考えられる原因が、「作業環境」が整っていないことによる集中の途切れです。
オフィスではなく、主に自宅やコワーキングスペースなどで行うテレワーク。そのため、どうしても以下のような問題が発生してしまい、集中力が途切れがちになってしまうのです。
・オフィスとは勝手が異なる作業環境
・コミュニケーションの取りづらさ
・テレワークに適していないワークスペース
ペーパーレス化の推進が叫ばれる昨今ですが、まだまだ資料を紙で出力している企業も多いことでしょう。
しかし、紙の資料をオフィスに保管していると、テレワーク中に資料を参照することができず、仕事をスムーズに進められなくなってしまいます。
まだ紙保管がメインの企業は、テレワークが推奨されている今がチャンス。
いつでもどこでも資料を確認・共有できるよう、資料などのデータはできる限りオンラインストレージで管理するように切り替えていきましょう。
オンラインストレージサービスにはさまざまありますが、とりわけおすすめなのが、世界中で6億人以上に愛されている「Dropbox」です。
デバイスを問わず、いつでも素早くストレージ内のファイルにアクセスできるDropbox。
ファイルの編集内容はただちに反映され、常に最新の状態に更新されるので、複数人でのファイル共有にも便利です。
堅牢なセキュリティ面にも定評がありますので、重要な情報を取り扱う企業でも安心して利用できますよ。
個人個人がそれぞれの場所で働くテレワーク。
そんなテレワークでは、オフィス勤務時のようにはコミュニケーションが取れないため、
・気軽に質問や相談がしづらい
・指示待ちの時間が発生する
・メールの返信に時間を要する
などの問題が生じ、集中力の低下に繋がってしまいます。
こうした問題への対策としては、チャットツールの導入が有効です。
チャットツールであれば、必要な時にすぐコミュニケーションが取れるため、オフィス勤務時のように気軽に質問や相談ができます。
また、メールほどかしこまる必要がないため、返信の文面に悩む時間が少なく済み、指示待ちの時間も短縮することが可能です。
チャットツールには、国内利用者数No.1(2021年4月度時点)の「Chatwork」がおすすめ。
無料でも使うことができ、その使い勝手を存分に体感することができますので、まずは気軽にお試ししてみてはいかがでしょうか。
ビデオ/音声通話機能もついているので、「チャットだけではコミュニケーション不足を感じる」「もっと気軽に雑談したい」という時にも便利です。
机や椅子がデスクワークに向いていなかったり、通信環境が悪かったりすると、とても集中を持続させることはできません。
長時間無理な体勢を取り続けていると、体を痛めてしまう恐れもあります。
対策としてはシンプルで、
・仕事用の机や椅子を購入、レンタルする
・通信環境を仕事用として十分なものにグレードアップする
ことが一番です。
筆者は自宅リビングでテレワークをしていますが、リビングの椅子に長時間座っていると、どうしても腰が痛くなってしまうことが悩みでした。
一時は整形外科のお世話になるほど腰痛が悪化してしまいましたが、低反発クッションを使い始めてからは、ほとんど痛みを感じていません。
椅子の買い替えとなるとまとまった金額が必要ですが、ちょっとしたクッションや肘置きなどで改善される場合もありますので、体の不調をお感じの方は、ぜひ導入をご検討ください。
なお、通信環境のグレードアップ費用や仕事用机などの購入・レンタル費用は、会社によっては経費申請することも可能です。
まずは会社に相談し、経費で対応できるかどうかを確認してみましょう。
次に問題となるのが、仕事とプライベートの切り替えの難しさです。
自宅でテレワークをしていると、
・同僚や上司の目がないことによる気持ちのゆるみ
・同居している家族からの干渉
などが影響し、仕事とプライベートの線引きが曖昧になってしまいがちです。
テレリモ総研の調査でも、「テレワークの悪かった点」として「仕事とプライベートの区別ができない」を挙げた人は、男性で45.16%。女性で38.92%にのぼりました。
この問題に対しては、どのような対策を取るべきなのでしょうか。
監視の目がないと、ついつい気持ちがゆるんでしまうのが人の性。
スマホを触ったり漫画を読んだりしてしまい、気付けば意外と時間が過ぎていた……筆者自身も、そんな失敗を多々経験してきました。
こうしただらけを防止するには、監視ツールの導入が最適です。
テレワークに適した監視ツールにはさまざまあり、
・ビデオ会議ツールを用いた監視
・在籍確認ツールによる監視
・利用アプリチェックツールによる監視
・勤怠管理システムを用いた監視
などがあります。
在籍確認や利用アプリチェックなどで厳しく監視することもできますが、まずはビデオ会議ツールを用い、コミュニケーションを取りがてら仕事状況も確認できる状態を整えてみてはいかがでしょうか。
先程ご紹介したチャットツール「Chatwork」であれば、ビデオ/音声通話機能もついているので、監視ツールとしても活用できますよ。
勤務時間中にも関わらず、同居している家族から用事を言いつけられたり、頻繁に話しかけられたり、幼いお子さんから遊んでほしいとせがまれたり……。
相手からすると「家にいるのだから」という感覚かもしれませんが、働いている側は困ってしまいますよね。
筆者は0歳児を自宅保育しながらテレワークをしていますので、泣き声に呼ばれて仕事が中断されることもしょっちゅうです。
対策としては、まずは家族に仕事中であることを明確に伝えておくこと。次に、可能であれば、家族がいる部屋とテレワークをする部屋を分けること。
「どうしても自宅では集中できない」という場合には、コワーキングスペースやレンタルオフィス、カフェなどの利用も有効です。
続いて、テレワーク中でも自分を律することができる自己管理術をご紹介します。
自分を律することができれば、勤務中にダラダラすることがなくなり、仕事を効率的に進めることが可能になります。
効率悪化による無駄な残業もなくなり、仕事とプライベートを気持ちよく切り替えることができるようになるでしょう。
自身もテレワーカーである筆者おすすめの自己管理術は、以下の3つです。
・オフィス勤務時と同じ生活リズムで過ごす
・テレワーク中は「ポモドーロテクニック」で質のいい集中を持続させる
・仕事とプライベートを切り替えるルーティンを取り入れる
テレワークは、ある程度自由に時間を使えることも魅力のひとつです。
しかし、だからといって、
「テレワークだから、出勤時間ギリギリまで寝ていよう」
「今日は勤務時間中にあまり集中できなかったから、深夜に続きをやろう」
なんて働き方をしていては、生活リズムが崩れてしまい、勤務時間中に質のいい集中を保てなくなってしまいます。
特に、筆者の経験では、起床時間を出勤時間ギリギリにしてしまうとなかなか仕事モードに入ることができず、集中できないままダラダラと過ごしてしまうことが多かったです。
こうした事態を避けるべく、テレワーク中でもオフィス勤務時と同じ生活リズムで過ごすようにしましょう。
テレワークであれば出勤退勤は不要ですが、その時間を利用して軽いウォーキングをしてみるのはいかがでしょうか。
心身のリフレッシュタイムとしてはもちろん、仕事モードとプライベートモードの切り替えにも役立ちますよ。
25分の作業時間と5分の休憩時間を1ポモドーロとし、4ポモドーロ(2時間)を終えたら30分の休憩を挟む、という「ポモドーロテクニック」。
短時間の集中と休憩を繰り返すことで、脳を過度に疲弊させることなく、良質な集中を持続させることができますよ。
筆者自身も、ポモドーロテクニックを取り入れるようになってから、大幅に仕事効率を改善することができました。
合間合間に休憩を挟んでいるにも関わらず、何時間も根を詰めてデスクに向かっていた頃よりも、短い時間で仕事を終わらせることができています。
ネット上にはポモドーロテクニック用のタイマー動画なども多数アップロードされていますので、ぜひご自身に合ったものを見つけてくださいね。
オフィス勤務時であれば、オフィスに出勤しさえすれば、否が応でも仕事モードに切り替えられたはず。しかし、自宅で働くテレワークだとそうもいきません。
そんなテレワークにおいては、意識的に「仕事とプライベートを切り替えるルーティン」を取り入れることが有効です。
筆者が実践しているルーティンの一例をご紹介しましょう。
・出かける予定がない日でも、朝は必ず身支度を整える
・仕事の前にウォーキングや朝ヨガ、ストレッチなどをする
・勤務時間中はポモドーロテクニックでメリハリをつける
・退勤後はPCをシャットダウンする
その他のルーティンや詳しい解説などは『テレワークの生産性を劇的に高めるルーティン作り!集中力を高める秘訣とは』でご紹介しています。
テレワーク中にだらけてしまう問題について、その原因と対策、おすすめの自己管理術をご紹介しました。
だらけてしまう当事者の方はもちろん、社員のだらけ問題に悩む管理者の方にも取り入れていただける方法が多々あったかと思います。
今後も「新しい生活様式」のひとつとして定着し続けるであろうテレワーク。
テレワーク中のだらけ問題を解消し、勤務時間の生産性を高めることで、充実したプライベート時間を手に入れましょう。
東堂
読書好きが高じて小説家デビューを果たした物好き。クラシック音楽とお菓子作りを好みます。