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バーチャルオフィスへの突然の来客対応について

来客対応サービスについて

イメージ写真 ワンストップビジネスセンターではスタッフ常駐の店舗では会員様の不意なお客様の来客にも対応させていただいております。

まず、会社を設立し事業をスタートするための法人登記、また個人事業主として事業者登録には、本店所在地住所の記載が必要です。当バーチャルオフィスでは、提供させて頂くご住所を上記のようなビジネス住所としてご活用していただくことが可能です。

住所貸しサービスを利用開始し、名刺、ホームページ、登記簿に本店所在地としてバーチャルオフィスの住所を記載すると、

・お取引業者様
・お客様
・金融機関様
・信用調査会社様

などの方々が急にオフィスにお見えになることがあります。

専用秘書受付スタッフが、利用会員様が留守の旨をお伝えし、ご来客様のお名刺を頂戴き、対応内容につきましては、その後すぐにメールでご連絡をさせていただきます。

お客様の信用を損なうことのない、丁寧なご対応をさせていただきますので、ご安心ください。

では、もし、上記のお客様に来客対応ができなかった場合どうなるのでしょう?
来客対応できなかった場合の会員様のリスクや損害について考えてみましょう。

お取引業者様に来客対応できなかった場合のリスク

バーチャルオフィスに突然、お越しになるお取引業者様には大きく2つのタイプがいらっしゃいます。そそれは「取引中」と「取引前」の業者様です。取引中の業者様に関しては、突然、近くにいらっしゃった際のあいさつなどでついでに立ち寄られることが多く、あまりその後のお取引にも支障がないと思います。ただし、「取引前」の業者様は注意が必要です。それは「信用性のチェック」のためにお越しなることがあるからです。平日の営業時間中にお越しになって、「留守」だった場合には信用性に?がついてしまうかもしれません。もし、取引を出来たとしても、掛値が高くなってしまったり、支払い条件がきつくなってしまったりと取引条件が悪くなる可能性があります。物販やネット販売、大手企業さんとの取引がある方はスタッフ常駐の店舗のご利用をお勧めします。

お客様に来客対応できなかった場合のリスク

バーチャルオフィスには会員様のお客様が不意に来社されることがあります。その多くはホームページをご覧になっての来社です。ホームページのユーザーさんは会社概要のページを非常によく見ています。特に実店舗もなく、オンライン上でサービスが完結してしまう会員様ならともかく、リアルのビジネスに近く店舗があってもおかしくないと思われるような会員様の場合はご来客される可能性も非常に多いですのでご注意が必要です。もし、ご来客されてもスタッフが丁寧に対応させていただいたほうがお客様の印象が悪くなることはないと思います。

金融機関様に来客対応できなかった場合のリスク

バーチャルオフィスを使われる会員様は起業したばかりやスタートアップの方が多く、中には日本政策金融公庫さんの創業融資を活用される方も多いです。融資を実行される以前の審査の段階で金融公庫の担当者さんが「登記上の本店」を確認に来られることが多々あります。その際にスタッフ不在だったとすると、審査的には減点されてしまう可能性もあると思います。そのような減点をされないようにするためにも金融機関さんとの取引を予定される方にはスタッフ常駐の店舗をご利用いただくか、あるいは金融機関さんへ提出される会社説明などの書類に「バーチャルオフィスを使用している」ことをアピールされるほうがいいと思います。「バーチャルオフィスを活用し、無駄な固定費を削減した経営を心掛けている」ことをアピールできれば、決してマイナスにはならないと思います。

信用調査会社様に来客対応できなかった場合のリスク

バーチャルオフィスには会員様を訪ねて、帝国データバンクさん、東京商工リサーチさんなどの信用調査会社さんが来社されることがあります。これは会員様が新規取引の申し込みなどをして、信用調査をしたい取引先が信用調査会社に調査を依頼したからという理由だと思います。信用調査会社としてもバーチャルオフィスはご存知ですので、もし来社された場合はバーチャルオフィスを利用という旨はデータとして保管されると思われます。スタッフ不在よりも調査会社さんに対してもスタッフが対応したほうが好印象であることは間違いないですよね。

上記で来客対応のメリットやデメリットについて記載させていただきましたが、これらの来客対応サービスは、住所貸しサービス(郵便物転送サービス、郵便物管理サービス、法人住所登記サービス)が含まれる、エコノミープラン、ビジネスプラン、プレミアムプラン、エグゼクティブプランの月額料金プランでご契約いただいているすべてのお客様がご活用いただくことができます。

もちろん、無料で費用がかかることはありません。

※ライトプランにつきましては、専用電話番号のご提供と電話転送サービスのみのご利用になるので、このサービスはご利用いただけません。

オフィスに来客対応可能なスタッフがいることは、お客様の会社への信用を高めることに繋がります。アポイント無しの急な訪問にも対応できる「来客対応サービス」が組み込まれたエコノミープランから、お客様のビジネススタイルに合う料金プランを選び、是非ご活用ください。

上記で来客対応のメリットやデメリットについて記載させていただきましたが、これらの来客対応サービスは、住所貸しサービス(郵便物転送サービス、郵便物管理サービス、法人住所登記サービス)が含まれる、エコノミープラン、ビジネスプラン、プレミアムプラン、エグゼクティブプランの月額料金プランでご契約いただいているすべてのお客様がご活用いただくことができます。

もちろん、無料で費用がかかることはありません。

※ライトプランにつきましては、専用電話番号のご提供と電話転送サービスのみのご利用になるので、このサービスはご利用いただけません。

オフィスに来客対応可能なスタッフがいることは、お客様の会社への信用を高めることに繋がります。アポイント無しの急な訪問にも対応できる「来客対応サービス」が組み込まれたエコノミープランから、お客様のビジネススタイルに合う料金プランを選び、是非ご活用ください。

来客対応サービスの流れ

1 ご来客者様へは、秘書スタッフから共用オフィスであることをお伝えし、「担当の方がご不在です」とお答えいたします。
※バーチャルオフィスと説明してもご存知ない方が多いので、シェアオフィスや共用オフィスと説明しています。

2 ご来客者様の、お名前、会社名、携帯電話、会社電話番号などのご連絡先をお伺いし、お名詞、資料などがある場合はお預かりいたします。

3 来客対応後、すぐに利用会員様の登録アドレスへ、Eメールにて来客者様とやり取りの内容を報告させていただきます。

ご来客対応について ~お客様がオフィスに来たらどうする?~

※再生時間18秒

来客対応サービスが利用できる店舗

ワンストップビジネスセンターでは、東京都内、大阪、名古屋、福岡、札幌など全国各地に拠点があります。お客様のビジネススタイルに合わせてご利用いただけるよう、店舗によっては「来客対応サービス」をおこなっていないオフィスも展開させて頂いております。

ご自身の事業内容にとって「来客対応サービス」が必要という方は、スタッフが常駐している事務所をお選びください。

<来客対応サービス実施店舗>

・東京(青山本店、田町店、麹町店、虎の門店) ・大阪(大阪心斎橋店) ・福岡(福岡天神店) ・札幌(札幌店)

来客対応サービスの他、ミーティングスペース、セミナールーム、交流会スペースとしてご利用頂ける、レンタル会議室利用サービスについても店舗によって個室会議室数、ビジネスブースのデザインなどが異なりますので、各店舗の比較を希望されるお客様は各店舗比較表をご覧ください。