バーチャルオフィスと
レンタルオフィスの比較

あなたに必要なのは本当にレンタルオフィスですか？

昨今の働き方改革や緊急事態宣言による在宅勤務やテレワークやリモートワークの普及により「都心の物理的オフィスに通勤する意味」や「今後のオフィス戦略」について考え直している中小企業の経営者やフリーランサーも多いと思います。

ChatworkやLINE、SKYPEやzoom、電子契約のクラウドサインを利用することで、出勤不要と実感し、多くの企業では固定費削減のため賃貸事務所の解約が優先事項に上がってきています。そして、法人登記ができる住所が取得でき、ウェブ会議やウェビナー用にレンタル会議室が利用できるバーチャルオフィスやレンタルオフィスに乗りかえる人も続々と増えています。

しかしながら、バーチャルオフィスとレンタルオフィスの機能や利用料金の違いをよく理解せず、とりあえず事務所費用が格安だから…と乗りかえて、失敗する人もいるようです。こちらの記事ではレンタルオフィスとバーチャルオフィスの機能や価格を比較し、それらの違いをわかりやすくお伝えします。皆様のオフィス戦略やオフィス選びに参考にしてください。

とくに以下の項目にあてはまる経営者やフリーランサーにはぴったりの記事です。

業務スペースがある、自宅で仕事ができる方、ECショップ事業者、特定の業務スペースを必要としないカメラマンやスタイリスト、ジムトレーナーなどビジネス住所が利用できれば良い方はバーチャルオフィスがおすすめです。

逆に、業務スペースが確保できない、自宅で仕事できない方、または業務場所を決めて集中したい方には専用デスクが用意されているレンタルオフィスがおすすめでしょう。

レンタルオフィスとバーチャルオフィスの機能的な違い

一番大きな違いとは

レンタルオフィスとバーチャルオフィスの一番大きな違いは、実際の自社で専有できる物理的なオフィススペース（デスク）の有無になります。

そのため、レンタルオフィスは専有できる物理的なオフィススペースがある分、バーチャルオフィスよりも何倍も高額な利用料（賃料）が毎月必要です。

レンタルオフィス

レンタルオフィスには壁やパーティションで仕切られた自分たちのみで利用できる個室の専用のデスクがあります。レンタルオフィスの中には、固有のデスクを持たず、フリーアドレス制でオフィスを利用するシェアオフィスと呼ばれる形態のオフィスもあります。利用者のメインの目的は「業務スペースを確保したい」ということになります。

そのレンタルオフィスの住所を利用して、法人登記を行うことが可能です。

入り口の受付にはスタッフが常駐しており、不意な来客の対応をしてくれます。また、コピー機などのオフィス設備やWi-fiなどの通信設備はあらかじめ準備されており、利用者同士でシェアしています。

その他、オフィス内にあるラウンジやカフェスペースなどの施設を他の利用者と共有して、利用することが可能です。

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスでは、多くの場合、実際に業務を行う専有のオフィススペースはありません。利用者のサービス利用の目的は、「一等地の住所を格安でレンタルでき、法人の登記やホームページに表記し、またそこに届いた郵便物を受取りたい」という方が多いです。

例えば、短期間で資金調達、システム開発、人材獲得を行って上場を目指すようなスタートアップ企業にもバーチャルオフィスはおすすめです。スタートアップ企業は成長速度も速く、その度にオフィス拡張のための移転や法人住所の登記変更が必要となり大きなコストが発生してしまいます。

バーチャルオフィスは企業の成長にあわせてサービスプランの変更もできますし、オフィスを借りるよりも契約期間が短いので本当にオフィスが必要になったタイミングで切り替えることできます。運営会社によっては、バーチャルオフィスの他に、自社でシェアオフィスやレンタルオフィスなども運営しているため、スムーズに切り替え可能です。

また、自宅やカフェで作業場所が確保できるフリーランスであれば、黒字化するまでは法人の本店住所をバーチャルオフィスに置いておくのも良いです。バーチャルオフィス運営会社によっては、会員専用のコワーキングスペースや会議室を設けている場合もあり、それらの場所で実際に業務をしたり会議をしたりすることはできます。

その他、郵便転送や電話転送サービス、電話代行秘書サービスなどがあります。バーチャルオフィスの運営会社によってサービス内容が異なりますが、来客対応が可能なバーチャルオフィスもあります。

バーチャルオフィスの会員様宛に来客があった場合、バーチャルオフィスのスタッフが代わりに来客対応をしますので、事務所にいなくても安心です。在宅ワークやテレワークが普及してきた今、駅前の一等地などに本当にレンタルオフィスのような物理的なオフィススペースが必要でしょうか？

また、都心に通勤することも少なくなったので、リーズナブルなバーチャルオフィスでオフィスは十分なのか、もう一度、ご自身のビジネスに必要かどうか、じっくり検討してみてください。

レンタルオフィスとバーチャルオフィスの料金の違い

東京都内のレンタルオフィス
平均相場は「月額5万円」以上？

それでは次にレンタルオフィスとバーチャルオフィスの金額的な違いについて説明いたします。

毎月の必要経費は、レンタルオフィスがバーチャルオフィスの10倍以上必要です。

ワンストップビジネスセンターのバーチャルオフィスサービスでいいますと、住所利用や無料の郵便転送が含まれたサービスプランは毎月4,800円程度なのですが、同じような立地のレンタルオフィスを借りた場合には少なくとも月額50,000円以上は必要になってくるでしょう。レンタルオフィスよりも料金が安いオフィス形態のシェアオフィスを利用しても、月額30,000円前後はかかります。

また、レンタルオフィスとバーチャルオフィス運営会社と契約時には初期費用や契約金も必要になりますので、その点も考慮しておかねばなりません。やはりレンタルオフィスは都心一等地のビルの物理的スペースを確保するために、施設の取得および賃料がかかります。

その上、物理的なスペースを維持運営するため多くのスタッフの人件費も利用者の料金に反映されてしまうため、レンタルオフィス利用料はどうしても高くなってしまうのです。

月額50,000円のレンタルオフィスと月額4,800円のバーチャルオフィスを比較してみた場合、１年間では、54万円以上の差が出てきます。この54万円をビジネスの別のことに投下できたら違いを生むと思いませんか？

今後も起きうるトラブルを想定し、当面は事業の家賃や人件費などの固定費は最低限に抑え、その分の経費はネット上のホームページや販売にコストをかけ、緊急時も対応できるようなビジネスモデルにしておくことが重要です。

今一度、オフィスの使い方を検討し、今後のビジネスの新しい戦略を考えていきましょう。ワンストップビジネスセンターのサービス内容の詳細やプラン内容についてはこちらに書かれていますので、ぜひご覧ください。

バーチャルオフィス、レンタルオフィスの注意点

料金プランや価格は業者によって様々

レンタルオフィスやバーチャルオフィスはほかの業界と違い、横の業界のつながりがほぼなく、運営者がそれぞれ独自のルールを作り運営をしております。そのため、料金設定やサービスの質などは運営業者によって違いが出ておりバラバラです。

バーチャルオフィスやレンタルオフィスの月額利用料はどちらも立地になどによる平均的な相場感はありますが、その月額利用料に「何が含まれて、何が含まれてない別料金なのか？」をしっかり確認しておく必要があります。

これらは業者により様々ですので、契約後に後悔しないようにご自身でサービス内容の確認を怠らないようにしましょう。一番おすすめの確認方法は運営者のオフィスに可能な限り訪問し、運営者の顔を見て話をすることです。できれば5社程度の候補の業者に面談に行き、実際の利用するスペースも確認するのが良いでしょう。

また、以下のような転送料金や各手続きの費用は、バーチャルオフィスやレンタルオフィス運営業者の料金設定によって、定額料金に含まれていたり、別料金のオプションサービスになってしまったりすることがありますので、注意して確認しましょう。

・郵便の転送料金

・電話の転送料金（携帯電話、固定電話への転送）

・法人の本店所在地や支店としての住所の登記

・最低契約期間、解約の方法

所轄官庁や役所、公的機関などへの届け出や許認可について

事業内容によっては役所への届け出や許認可が必要になる方も多いと思いますが、レンタルオフィスやバーチャルオフィスを利用していることで条件を満たせず、届出や許認可を申請する所轄の官庁や監督先の事務所次第では、許可の取得NGが出る場合があります。

もし届出や許認可の申請が必要な場合は、あらかじめ監督機関にバーチャルオフィス利用の可否を確認しておきましょう。

テレワークや在宅勤務にバーチャルオフィスはぴったり

月額50,000円と月額4,800円
あなたはどちらを選びますか？

働き方改革や社会的に状況の後押しによりテレワークや在宅勤務が全国に普及し、オンラインで自宅などで仕事をすることが多くなりました。これまでのメールだけでなく、電話やスカイプやZOOM、そしてチャットワークやラインなど多くのコミュニケーションツールを使い、会議だけでなくセミナーや勉強会もオンラインで完結することができます。

今後もよりこのような働き方は一般的になっていくものと思われ、起業家やフリーランサーにとってバーチャルオフィスはこのような働き方により適していると言えます。

月額のコストを最小化しつつ、最低限のオフィス機能は維持が可能です。オンライン会議やオンラインセミナーで自宅がカメラに映ってしまうのを避けたい場合はオンライン予約して使うことができるレンタル会議室を利用すれば大丈夫です。

自宅の情報などは外部に公開することなく、安心して仕事に取り組むことができます。