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バーチャルオフィスのメリットとデメリットについてのまとめ

 
 


 

スタートアップやスモールビジネスの経営者、フリーランス、オンラインショップ運営者を中心に人気の出ているバーチャルオフィスは、起業を検討している方々におすすめのオフィスサービスです。

そして、バーチャルオフィスの実態がよく理解できずに、代わりにレンタルオフィスやシェアオフィスを借りてしまい、高い家賃を出して事務所を構え、毎月の固定費用が重くのしかかっている方もいるのではないでしょうか。

バーチャルオフィスが起業するすべての方向けのサービスなわけではありませんが、バーチャルオフィスを理解していただき、ご自身のビジネスに必要・不必要なものは何かをご検討ください。

当記事ではバーチャルオフィスを使った起業のメリットとデメリットを包み隠さず、ご紹介したいと思いますので、ぜひご参考ください。

 
 

バーチャルオフィスとは事務所を構えないオフィスサービス

「バーチャルオフィス」とは、実際のオフィスを構えずとも事業に必要なオフィス機能の一部を利用できるオフィスサービスです。

 
 

【バーチャルオフィスのサービス】

・法人登記(特定商品取引法)に記載可能な住所(アドレス)の貸出
・個人専用電話番号の貸出(03番など)
・郵便物の自宅転送
・会議(商談)スペースのレンタル
・受付対応や電話秘書代行

バーチャルオフィスは専用のデスクスペースはなく、仕事を行う上での作業スペースを個人が自由に選べる(自宅やカフェなど)ところが特徴としてあります。

また対面で打ち合わせが必要な方向けに、会議室の貸し出しがあるバーチャルオフィスもあります。各地に保有するすべての会議室が予約できるバーチャルオフィスも多く、出張時に作業用の事務所として利用可能です。

事業を始めるうえで登記場所の住所などは、会社のイメージやブランドを保つために重要な点ではありますが、オフィス(作業スペース)を必要としていない方などのニーズに合わせてオフィス機能を一部を提供しているのがバーチャルオフィスなのです。

 
 

バーチャルオフィスと各オフィス形態の違いを比較

オフィスサービスと言っても「賃貸オフィス」「レンタルオフィス」「シェアオフィス」「バーチャルオフィス」など様々な形態があり、各オフィス形態によって特徴も異なります。

バーチャルオフィスの一般的な特徴は、他のオフィスレンタルサービスと比べ、価格が安く、住所の利用開始までの期間が短いことです。

自宅を作業スペースとして利用したい方向けに、バーチャルオフィスと各オフィスサービスのメリット・デメリットを比較した表が下記のとおりです。

 

  賃貸オフィスレンタルオフィス シェアオフィスコアーキングスペース バーチャルオフィス 自宅住所
費用コスト 月額50,000円以上 月額30,000~50,000円程度 月額5,000~10,000円程度 実質無料
顧客(取引先)からの
信頼・信憑性
社会的な安全性 ×
法人登記
(特商法に基づく記載可能住所)
公的機関の許認可
登記住所の重複 × ×
会議室(商談)
スペース
×
利用開始までの期間

 
 

バーチャルオフィスのサービス提供形態を比較

バーチャルオフィスは、必要なサービスによって選べるように、主に「定額料金制」と「従量課金制」の2つの形態でサービスを提供しています。

定額料金制はコンサルやセミナー業などの業種で利用されます。顧客とのやりとりが事業拡大とともに増えても対応しやすく、住所以外も必要なサービスがある方がプランの見直しなどの手間をかけなくてもよい形態になっています。

従量課金制は、特商法に基づく記載に住所のみ必要な場合など、限られたサービスのみ利用できます。都度内容を自身で利用するサービスを見直していきたい方向けです。

 

  定額料金制 従量課金制
月額料金 4,000~10,000円 500~2,000円
法人登記
(特商法に基づく記載可能住所)
電話番号の貸出 課金オプションで追加
郵便転送手数料 課金オプションで追加
郵送料金 小型郵便無料
大型郵便自己負担
すべて自己負担
会議室利用 利用のタイミングで課金 利用のタイミングで課金

またバーチャルオフィスは、住所を貸し出している業者自体が倒産になると、住所が使えなくなってしまいます。そのため、バーチャルオフィスの住所を長期的に利用する予定の方は、サービスや料金の他に利用者数や事業実績(10年前後運営しているか)を合わせて確認するとよいでしょう。


 
 

バーチャルオフィスは費用コストを抑えられる

バーチャルオフィスは、他のオフィスサービスよりも月額利用料が低く設定されているため、費用コストを抑えられます。一般的なオフィスと同じように、「賃借料」という勘定科目で経費として計上し確定申告が可能です。

また、実際に事務所を構えるわけではないため、賃貸オフィス(レンタルオフィスを含む)を利用した際の敷金・礼金・内装費などは一切掛からず、イニシャルコストの削減も可能です。

具体的な、各オフィスサービスの「初期費用」「月額利用料」の比較は、下記の通りです。

 

  初期費用 月額利用料
バーチャルオフィス 月額5,000~10,000円程度
※サービス内容により変動
10,000円程度
内訳:入会金・初回申込費用・契約手数料など
賃貸オフィス
レンタルオフィス
月額50,000円以上
※場所により変動
5,000,000万円以上
内訳:保証金・敷金・礼金・内装費など
シェアオフィス
コアーキングスペース
月額30,000~50,000円程度
※サービス内容により変動
10,000万円程度
※内訳:入会金・初回申込費用・契約手数料など
自宅住所 実質無料 実質無料

自宅を仕事場として活用するのであれば、オフィスを構える必要はなくなるため、バーチャルオフィスを利用することで年間で数万円から数十万円の費用コストの削減が可能になります。

 

 
 

オフィス運営に必要な経費も削減できる

事業内容にもよりますが、賃貸オフィスを利用する際は「光熱費」「回線費」「雑費」「設備維持費」「在中スタッフの人件費」などのランニングコストが掛かります。

しかし、バーチャルオフィスはオフィスを必要としない分、光熱費など設備利用に関わるランニングコストを下げることが可能です。

例えば、賃貸オフィスからバーチャルオフィスに移転して毎月のオフィス運営費が3万円削減できた場合、3年間で108万円(3万円x36ヶ月)のコストダウンになります。

 
 

顧客(取引先)や金融機関、公的機関からの信用・信頼性

顧客(取引先)や銀行などの金融機関、公的機関からの信用や信頼性という観点からバーチャルオフィスを判断すると、賃貸オフィスに比べて不利な点はありません。

顧客や信用が少ない起業当初は、「企業イメージ&ブランディング」も大切です。特に、会社住所は企業のイメージを担う要素として、お取引先様やお客様の信用を得る為に重要な役割を果たします。

そのため、法人会社登記、ホームページ、名刺など、起業家にとって都心一等地の会社住所の利用は重要です。

バーチャルオフィスなら契約時にご希望の店舗(住所)を選択することができるため、都内一等地に賃貸オフィスを借りることなく、同じ地区の住所のみをレンタルすることが可能です。

 
 

バーチャルオフィスだと新規法人の銀行口座開設ができないのか?

バーチャルオフィスでも法人銀行口座の開設は可能です。

法人口座開設では健全な事業運営を伝えることが求められ、一般的に以下の基準で審査されます。
・事業所の場所
・事業内容
・資本金の金額
・固定電話・ホームページの有無

特に、登記簿による会社の存在確認や収入状況としてハイリスク取引がないなどは厳しく確認されます。これは法律により銀行も暴力団など反社会勢力へのかかわりがないことを確認することが義務付けられているためです。

犯罪収益移転防止法のもとに定められた本人確認資料を準備し、事業内容を明確に説明できる事業計画書や会社案内、取引先との契約書など、銀行口座開設に必要な書類などを準備して口座開設を申し込みしましょう。

 

 
 

バーチャルオフィスでも社会保険や雇用保険の申請ができる

バーチャルオフィスでも社会保険や雇用保険の申請・加入は可能です。

厚生労働省のホームページをみていただいても記載がありますが、バーチャルオフィスだから加入できないということはありません。

そして、労災保険の加入は労働者災害補償保険法により義務付けられています。


 
 

バーチャルオフィスは社会的な安全性もある

バーチャルオフィスは、物理的な事務所を構えているわけではないため、「社会的に安全なのか」「法律上の問題はないのか」など不安に感じる人もいるかもしれませんが、法人登記を行う行為自体は法律に違反することはありません。

法人登記は、企業の取引に必要な情報を法務局に登録し、一般に公表できるようにすることですが、登記場所として記載する住所に関しては、実態がない事務所(バーチャルオフィス)でも可能なためです。

法人登記と同様に特定商取引法に関する記載についてもバーチャルオフィスは利用できるという見解が出ています。そのため、ホームページやネットショップサイトなどの特定商取引法に記載する住所としてもお使いいただくことができます。

なお、バーチャルオフィスの安全性に関しては、『バーチャルオフィスで法人登記は違法ではない』でも詳しく解説しております。

 

 
 

バーチャルオフィスを利用することで自宅以外の住所が使える

女性に限らず、スタートアップ企業や起業家の皆様に自宅以外にビジネス住所(バーチャルオフィス)を持つことをお勧めしています。名刺やホームページに記載するビジネス住所としてバーチャルオフィスにすることで、トラブルを未然に防ぐことができるためです。

自宅とオフィスの兼用利用は、コストの観点からすれば非常に効果的です。しかし、会社登記を自宅住所にすることで事業へのクレームが直接くるなどトラブルや不安にさらされることがあります。

自宅とオフィスを兼用してビジネスを行うこともできますが、安易な個人情報の公開は後々トラブルを招きかねません。バーチャルオフィスを利用して自宅住所以外の「ビジネス住所」を用意しましょう。

 
 

バーチャルオフィスは他会社との住所の重複が起こる

バーチャルオフィスは、ひとつの住所を多数の企業で共有しているため、他会社との住所の重複が起こってしまいます。

そのため、同じバーチャルオフィスの利用者様同士、所在地が同じ住所を保有するため検索エンジンなどで住所を検索した場合、御社だけではなく、他社様が表示されてしまうことがあるのです。

情報を明かすことは「信頼」でもありますが、これはバーチャルオフィスをご利用いただく上ではご留意が必要です。

ただし、レンタルオフィスを借りても同じ課題はあります。他社様との住所の重複を避けたいのであるならば、独自の賃貸オフィスを借りるしか選択肢がありません。

バーチャルオフィスの何倍もコストをかけて、賃貸オフィスを借りて、その価値があるかはじっくりと検討されることをお勧めします。

 
 

バーチャルオフィス利用で許認可が下りない危険性がある

事業を始めるための官公庁への許認可は5つあるといわれております。

具体的には、届出・登録・認可・許可・免許の5つです。

執務スペースの確保が必要など諸条件が求められる場合は、その許認可の申請の住所にバーチャルオフィスの住所はご利用いただけないかもしれません。
 
 

【許認可が得られにくい申請】

・実際の執務スペース(場所、空間)が必要
・電話などのOA機器をはじめ、設備が必要

許認可が必要な事業を始められる際はあらかじめ所轄の官公庁の担当部署に住所の利用についてご確認されるようにしてください。

例えば、中古のリサイクル業で起業をお考えの方は「古物商許可申請 」が必要になってきますね。管轄の警察署の窓口へ許可申請書の提出が必要になるわけですが、まずは電話をして正直にバーチャルオフィスを利用することを伝えて、そのうえで許認可の取得が可能かどうか確認ください。

バーチャルオフィスと契約したけれど、営業許可が下りずに新しく事業が始められない・・・という残念な事態がないように事前に必ず確認はしてください。

 
 

バーチャルオフィスの活用例

バーチャルオフィスの利用する業種として多い、コンサルティングやネット通販のバーチャルオフィスのサービス活用事例を紹介します。

たとえばコンサルティング事業の方は、セミナーなどの集客や打ち合わせで会議室が重宝します。土日など毎週決まった曜日に会議スペースが必要な分だけ確保でき、他の曜日は費用がかからない点がメリットです。

もし、毎回利用している会議室が予約で埋まってしまっている場合でも、他拠点の会議室が利用できます。(都内で利用できる会議室は20部屋以上)
» 会議室利用について

ネット販売の事業では、電話代行秘書のサービス利用で重要な仕事への時間確保に役立ちます。異業種交流会などで名刺を配った後に、営業の電話などが増え対応に追われる事態などの解消が可能です。
»
電話秘書代行について

バーチャルオフィスのサービスには、活用することで仕事を効率化できる代替えサービスもあります。上手く組み合わせて業務をすすめやすい環境を整えましょう。

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