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専門家に聞く「バーチャルオフィスに関する5つの不安」

フリーランスタレントの「喜屋武ちあき」が弁護士、税理士、社会保険労務士、行政書士の先生方に聞きました

バーチャルオフィスに関する5つの不安

喜屋武ちあきが会員を代表して士業の専門家に聞いてみました

いま、バーチャルオフィスを使って起業を検討している方、また私と同様にワンストップビジネスセンターの会員の方のためにバーチャルオフィス利用者を代表して、「バーチャルオフィスに関する5つの不安」に関して、弁護士、税理士、社会保険労務士、行政書士の先生方に取材しました。

フリーランスタレント
喜屋武ちあき(きゃんちあき)

2019年より自身の活動のフリーランス化のため、ワンストップビジネスセンターを利用中。2003年のデビュー後、グラビアアイドルとして活躍しながらも、司会やコメンテーターとしてもキャリアを重ねる。2019年、所属していた事務所から独立、現在は元祖オタクタレントとして活動する。

ヨガインストラクター・健康リズムカウンセラーの資格を持ち「アニメヨガ」を考案したり、芸能女子の酒飲みサミット「酒ミット」を主催するなど、現在の事業は多岐に渡る。

Twitterアカウント https://twitter.com/kyanchiaki
Instagramアカウント https://www.instagram.com/kyanchi/

弁護士に聞く

税理士に聞く

行政書士に聞く

社会保険労務士に聞く

バーチャルオフィスの代表とスタッフに聞く


バーチャルオフィスを使う際に法律的に気をつけたほうがよいことを教えて下さい!


 

昨年、私も所属事務所をやめてフリーランスになろうと考えて、フリーランスに関して調べているときにバーチャルオフィスの存在を知りました。そして、さらにネットでバーチャルオフィスに関して、いろいろ調べていると「バーチャルオフィスを使うことは違法だ!」などという極端な意見を見かけました。

ただ、それらの書き込みは専門家の方の意見に思えなかったので、私には半信半疑でした。そこで今回は法律の専門家である弁護士先生にオンラインで取材協力をいただき、バーチャルオフィスについて法律的な側面から疑問に思ったことをぶつけてみました。

弁護士
木谷倫之(きだにともゆき)

弁護士法人ガーディアン法律事務所
出身大学 私立青山学院大学法学部、北海道大学法科大学院
2010年弁護士登録後、都内大手法律事務所勤務
2014年同法律事務所パートナー弁護士就任
2016年東京都国分寺市にてガーディアン法律事務所開設
2018年にガーディアン法律事務所を法人化するとともに八王子支店を開設

これまでの累計相談実績は3000件を超え、開業後の年間平均相談件数700件以上、個人、法人・事業者を問わず幅広く対応している。個人については離婚、相続を得意分野とし、法人・事業者については事業再建や債務整理、債権回収を得意とする。

【弁護士法人ガーディアン法律事務所のホームページ】

個人向けURL
https://www.guardian-lo.jp/

企業向けURL
https://www.corporate-guardian.jp

喜屋武ちあき

バーチャルオフィス利用時に法律関連に関して注意し、気をつけることはありますか?

木谷倫之

まずはバーチャルオフィス事業者が利用者との間の契約書や利用規約を作っているかを確認しましょう。契約書を交わしておかないと、もしものトラブル時の証拠にならない場合があります。そして、契約前には契約書や利用規約は私達のような弁護士に内容確認(レビュー)をしてもらうのが利用後のリスクヘッジにもなり安心です。

喜屋武ちあき

また、それ以外にバーチャルオフィスを利用する際に利用者として法律的な視点からどんなことに注意したらよいでしょうか?

木谷倫之

バーチャルオフィス運営事業者がしっかりと法律を遵守して運営しているかどうかを確認しましょう。昨今はマネー・ロンダリングを防ぐために犯罪収益移転防止法という法律があり、バーチャルオフィス事業者はその法律で定められた「特定事業者」になっており、その法律に基づいた運営をするように義務付けられております。

喜屋武ちあき

とくに契約書や規約内で特に気をつけて確認したほうがよい条項はあるでしょうか?

木谷倫之

バーチャルオフィス利用者のよくあるトラブルは突然、住所やサービスが利用できなくなってしまうことやすぐに契約解除ができない等が多いと聞きます。契約書や利用規約内の「契約解除」「解約」「損害賠償」「郵便物の取り扱い」などの条項については注意深く確認しましょう。
またホームページや広告などの文言の記載と契約書内容が異なる場合がありますので、より契約書を確認することが大切になります。

喜屋武ちあき

バーチャルオフィスが犯罪収益移転防止法を遵守しているかどうかはどのように確認したらよいでしょうか?

木谷倫之

電話の問い合わせや内見や面談の際に、「御社は犯罪収益移転防止法を守った運営をされていますか?」と聞いてみてはいかがでしょうか。その法律のもとでは本人確認の書類の保管や審査を厳しく義務付けられており、すぐにバーチャルオフィスを利用したいユーザーとしては煩雑な手続きになってしまうかもしれませんが、それらを厳しくしているバーチャルオフィス事業者のほうがしっかり法律を守っているということで安心です。

審査や本人確認の必要書類に関して、簡単な返事しか帰ってこないようなバーチャルオフィス事業者と契約するのはやめましょう。それらのバーチャルオフィス事業者はいい加減な会社などとも契約している可能性があります。

あとは顧問弁護士と契約して継続的なアドバイスをもらうとか、社内に法務担当の管理者を置くとかをしていないような会社は運営がいい加減な場合があるので、気をつけましょう。

喜屋武ちあき

犯罪収益移転防止法に従わない運営をすると罰則などはあるのでしょうか?

木谷倫之

もし、その法律を無視した運営をしていますと、立入検査を受けたり(16条),その結果,法を順守するように是正を命じられたりします(18条)。そして,是正命令も無視していると,二年以下の懲役もしくは300万円以下の罰金が科され,又はこれを併科されることもあります(法25条)。

それから、経済産業省のホームページに,法律違反によって行政処分を受けた会社名や住所,代表者名が掲載されることがありますから,利用者にとっては、そのような場所にオフィスを構えている利用者も信用できない会社ではないか,等と風評被害を受けるリスクがあります。

最悪のケースはバーチャルオフィスの営業停止などの行政処分を受ける場合もあります。そうなるとバーチャルオフィスの利用者は必要なサービスを受けられず、新しいオフィスを探さなければならず、登記の変更や住所変更をする必要が出てくるなど多大な損害をこうむる可能性も出てきますので注意してください。

バーチャルオフィスを使って個人や法人で開業、起業した場合の税務の手続きに関する注意点を教えて下さい!


 

私も独立前は所属事務所が税務申告や納税に関してすべて手続きを代行してくれていたので、税務やその関連手続きに関してはまったく知識がありませんでした。フリーランス化した今では無知では行けないと思い、税理士先生に個人や法人で開業した場合の注意点などを聞いてみました。

中山慎吾

税理士
中山慎吾(なかやましんご)

大平宏税理士事務所/所長代理
1978年生まれ、神奈川県横浜市出身。明治大学大学院グローバルビジネス専門科修了、MBA取得。大学卒業後、日興證券株式会社に入社。
2007年に個人向け資産運用コンサルティング会社を創業。CFP(R)の資格を活かし、資産運用のアドバイザーとして現場に立ちながら、ベンチャー企業の共同創業者として会社の事業規模を拡大。現在は税理士として個人向けの税務を中心に顧客の資産形成をサポートしている。

大平宏税理士事務所
https://zeikinherasu.jp/

喜屋武ちあき

バーチャルオフィスを使って個人事業の開業や法人を設立した場合、届け出を提出しなかったり、期限内に提出できなかった場合は罰則などはあるのでしょうか?

中山慎吾

提出していないと罰金などの罰則はありませんが、税金面で不利になる点があります。例えば青色申告の承認がないと、青色申告における65万円の特別控除や、最大3年間の赤字の繰越が使えません。また、開業届がないと法人名や屋号での銀行口座開設も難しいでしょう。届出書類はスケジュールをよく確認した上で期限内に提出しましょう。

喜屋武ちあき

管轄の税務署や都税事務所によって税金に関して違いはあるのでしょうか?

中山慎吾

税金はそれぞれの税目の「税法」によって計算方法や徴収方法が決まっています。所得税なら「所得税法」、消費税なら「消費税法」という具合です。法律を作る機関は国会なので、税務署や都税事務所が税金のルールを変えたりすることはできません。

税務署を統括している主体は国税庁で、国税庁が税務署に対してルールを指定するものとして「通達」というものがあります。通達は法律ではなく国税庁が決めますが、各税務署は税務の取り扱いについては法律や通達に従うルールになっているため、税務署が独自でルールを作って運用することはできません。

ただ個別の税務署の方針に違いが出ることはあり得ます。全国の税務署では重加算税の件数や増差税額を競っており、各税務調査官にはノルマや目標があります。シーズン毎にエリア別で件数や税額のランキングが共有されています。当然、ランキングが低いと評価も上がりませんので、納税者に対して厳しい税務署も存在していることでしょう。

喜屋武ちあき

事業をスタートし、これまで無申告だった方が、確定申告の依頼をするようなケースはありますか?

中山慎吾

会社勤めで確定申告をする必要がなく確定申告をしていなかった方が、その年の途中で確定申告を行うパターンは主に3つあります。

一つ目は、個人事業を始めるといった目的で借り入れをしたい場合です。金融機関から融資を受ける際に、確定申告書の提出を求められるためです。金融機関からすると、信用力の調査に確定申告書や納税証明書などは必要不可欠なのです。

二つ目も似たようなパターンですが、不動産を購入したい場合です。自宅等の不動産を購入する際に、金融機関の融資を利用したい場合、一つ目のケースと同じように確定申告書や納税証明、課税証明などの提出が必要です。

三つ目は行政の手続きで必要な場合です。例えば、お子さんを保育園に入園させたい場合に、世帯の所得の証明が必要です。その場合に確定申告を行い、課税証明書などを揃えて手続きを行うのです。

バーチャルオフィスを活用した許認可申請や新会社設立の際の注意点について教えて下さい!


 

バーチャルオフィスを使われるフリーランサーや起業家の方は業種や形態も様々で許認可の申請や届け出が必要な方も多いと思います。許認可の申請や届け出の申請でバーチャルオフィスを使っていることは不利になるのか、デメリットはあるのか、また新法人設立の際にバーチャルオフィスを使う場合はどうしたらよいのか、手続きに詳しい行政書士の先生に聞いてみました。

徳山紗映子

行政書士
徳山紗映子(とくやまさえこ)

中学時代から乗馬にあけくれ、全日本優勝により日本体育大学に推薦入学。その後様々な事情で20歳で乗馬クラブに就職し、結婚と共に引退。男女が平等である馬術競技に比べ女性が社会で活躍することの大変さを痛感し、何かやりたい!という思いから、子育て中に行政書士試験を取得。現在は事務所の家族が増えていくことに喜びを感じて日々邁進中。

<講演実績>
・中小企業庁主催
平成26年度・27年度地域創業促進支援事業(創業スクール)
「会社の作り方から、必要な手続きまで」セミナー
・専門用語を使わない 相続・遺言講座

VALL行政書士法人
http://www.wavy-kigyou.com/

喜屋武ちあき

バーチャルオフィスを契約して、自身の事業に必要な許認可申請をしようと思っていますが、バーチャルオフィスの住所を利用することは問題ないでしょうか?

徳山紗映子

申請をお考えの許認可の種類によって、事務所の要件は異なります。また個人事業主としてのご利用なのか、法人としてのご利用なのかによっても要件は異なって参ります。

なお法人としてのご利用前提ですと、例えば建設業許可の申請をする場合、本店所在地がバーチャルオフィスであってもその他に営業所があれば申請は可能です。一方、宅建業許可の申請をする場合、本店所在地がバーチャルオフィスですと申請は不可となります。このように、許認可についてはそれぞれ取得要件が異なりますので、よくご確認されることをオススメ致します。

喜屋武ちあき

それでは、次は新規の会社設立について教えて下さい。定款や法人設立に必要な申請書の作成において、バーチャルオフィスの住所はどのように記載されるのでしょうか?またそれらの住所の変更などは後々必要になってくるのでしょうか?

徳山紗映子

まず前提として、定款上に記載される本店所在地と、登記上の本店所在地には差異があります。

定款上においては・・・

(本店の所在地)
第○条 当会社は、本店を東京都港区に置く。
という記載をします。

登記上においては・・・

東京都港区西新橋○丁目○番○号(ビル名・部屋番号は任意です)

という記載をします。

喜屋武ちあき

先生の事務所はこれまでバーチャルオフィスを使った起業家のために合同会社や株式会社を設立してきたと思いますが、彼らからはどんな質問が多いでしょうか?

徳山紗映子

まず一番多い心配事は「法人口座の開設ができるかどうか?」です。昨今、個人名義の口座と違って法人名義の口座は開設する難易度が非常に高くなっております。ちなみに背景としては、反社会的勢力に関連した法人ではないか?違法な事業を行う法人ではないか?といった疑念が、新設法人の場合は何の書面もないために払拭できない、ということに端を発しております。

従って、開設できるか否かはケースバイケースというのが、回答となります。バーチャルオフィスであるからといって法人口座が開設できないということはありません。上記の疑念を抱かれるか否かがポイントとなります。なお、上記とは別でバーチャルオフィスでは難しいケースもあります。信用金庫や信用組合で、バーチャルオフィスの住所近くの支店を選んで法人口座開設を申し込む場合はほぼNGとなります。理由は、信用金庫や信用組合は、支店ごとの担当エリアが厳重に定められているため、です。

バーチャルオフィスでは営業実態があると認められず拠点がないと判断された時には、担当エリア外扱いとなってしまうため、口座開設することができないのです。このように法人口座の開設については様々な背景があります。専門家に相談するか、バーチャルオフィス事業者様自体が銀行と提携して法人の銀行口座開設をアドバイスしてくれるところもありますので、検討しているバーチャルオフィスの問い合わせ窓口までご相談ください。

喜屋武ちあき

また、外国人の場合はビザの申請にバーチャルオフィスは使えますか?

徳山紗映子

外国人のビザの申請だけに限らず、個人の住所としてバーチャルオフィスを利用することはできませんので気をつけてください。もちろん、ビザのスポンサーとなる法人の住所としては活用することはできます。

バーチャルオフィスを使っていると社会保険に加入できないと聞いたのですが、本当ですか?


 

バーチャルオフィスを利用していると社会保険や雇用保険に加入できないと聞きました。現在、法人はすべて社会保険や雇用保険に加入しないといけないと聞いていますが、バーチャルオフィスだと社会保険の加入手続きがどのようになるのかわからなかったので聞いてみました。私もそのうち法人化した際には社会保険や雇用保険には加入したいと思っているので参考にしたくて聞いてみました。

竹谷 保宣

社会保険労務士
竹谷 保宣(たけたにやすのぶ)

社会保険労務士ベスト・パートナーズ 代表社員

http://www.t-roumu.com/

社会保険労務士(平成元年~)。RSTトレーナー。特定社会保険労務士
平成2年 1月 開業登録
平成20年 4月 事務所を法人化(社会保険労務士法人ベスト・パートナーズ設立)
平成22年 3月 行政書士事務所開業(コメダ行政書士事務所)
平成25年 6月 東京事務所開設(東京都千代田区九段南3丁目)
平成27年 6月 ISO27001認証登録
平成31年 2月 東京事務所移転(東京都千代田区神田須田町2丁目)

【実績】
1.就業規則関連 約600社(飲食関連が約100施設)
2.労働基準監督署是正勧告対応 約500件
3.年金相談等    都銀、地銀 ほか160社
4.助成金コンサル  約350社
5.賃金コンサル   約80社
6.時短コンサル   約48社
7.セミナー講師実績 大阪商工会議所、S電工、R銀行、K電力、医療機関等協業セミナー実績 大手建設S社、A損保、F社、O社、R社、U会計事務所など 

【得意分野】
机上論ではなく、数百社の現場から地に足のついた労務管理、相談、手続き業務全般のアウトソーシングやご相談をお受けしております。

喜屋武ちあき

バーチャルオフィスを利用していても、社会保険や雇用保険に加入できるのでしょうか?ネット上では加入できないというようなコメントを見かけるのですが。

竹谷 保宣

現在、法人はどのような規模であろうと社会保険に加入することは義務です。したがいまして、バーチャルオフィスを使った法人でも社会保険には必ず加入できます。なお、雇用保険は、常勤(週20時間以上、かつ31日以上勤務することが最低条件)の労働者(家族従事者を除く)を雇用すれば加入義務があります。

ただし、これらの社会保険の加入にはコツがあります。それは社会保険に加入予定の法人へ郵便が届く「(連絡先)住所」が存在するということが必要な条件になります。

バーチャルオフィスの入会審査や銀行の口座開設について教えて下さい!


 

私も事務所に所属して仕事していたとはいえ、フリーランス化すれば個人的な社会的信用もなくなってしまうと不安でした。信用もないので、バーチャルオフィスの入会審査に落ちてしまうのではないかとか、新たに事業用の銀行口座開設を申し込みしても審査落ちしてしまうのではないかと思っていました。そのあたりの現状をワンストップビジネスセンター代表の土本さんとスタッフさんに聞いてみました。

土本真也

ワンストップビジネスセンター代表
土本真也(つちもとしんや)

1976年生まれ。岐阜県出身。家具インテリアコーディネート事業を創業事業として、2009年に株式会社MOORを設立。2010年からは家具インテリア事業の経験を活かして、起業家やフリーランサー支援サービスの一環として、「ワンストップビジネスセンター」のバーチャルオフィス事業をスタート。現在、札幌から福岡まで大都市を中心に全国30拠点(2020年1月現在)で展開しています。

ワンストップビジネスセンター企業サイト
https://www.1sbc.co.jp/

中出百香

ワンストップビジネスセンタースタッフ
中出百香(なかでももか)

ワンストップビジネスセンター青山本店を拠点に、日々お越しになるお客様の店舗の案内やサービスのご案内をしています。

ワンストップビジネスセンター企業サイト
https://www.1sbc.co.jp/

喜屋武ちあき

バーチャルオフィスはどんな人でも使えるの?また、入会審査ではどのようなところをチェックしているの?

土本真也

私達、ワンストップビジネスセンターは起業したり、事業をスタートする個人様や法人様を応援していますので、お申込み後の入会審査において申込者業歴や売上規模、この事業は上手くいくのか?という点を最重要視しているわけではありません。学生、主婦、サラリーマンなど誰しも最初は起業の経験はゼロからスタートしますので、信用が少なく、応援してくれる人も少ない状況においてこそ私達はむしろ応援したいと思っています。

それよりも入会審査で大切にしている審査基準はバーチャルオフィスサービスを悪用したり、公序良俗に事業内容ではないか?ということです。その入会審査を厳しくしないと、他のお客様にご迷惑がかかってしまうので、その部分は大切にしています。ですので、起業経験ゼロ、現状の売上が少ないから審査が通るのか心配だと言う方も一度、お気軽に申し込みをしてみてください。

ただし、審査の合格の理由についてはお伝えできませんので、ご了承ください。

喜屋武ちあき

バーチャルオフィスを利用すると銀行口座が開設できないという話を聞いたのですが、実情はどうなのでしょうか?

中出百香

まずは銀行口座開設の審査は「総合的な観点による審査」であるということをご理解ください。申し込み者様の

・現状、申込みをされた銀行での口座活用状況
・これまで長年の仕事の実績。定期的、かつ継続的に給与などが振り込まれているか?
・今後の事業内容。すでに売上が上がっていたり、取引先との契約が進んでいるか?
・会社概要やホームページが用意されているか?
・今後の事業計画
・どこを本店とし、どのような仕事をするのか?
・現在の住まいはどこか。固定電話番号は使っているか?

などが審査対象となり、「バーチャルオフィス」だから審査に落とされるということはありません。「申込者様の総合的な信用が低かったために審査に落ちた」とご理解ください。そのような方はバーチャルオフィスを利用していなくても、どのみち銀行口座開設の審査に落ちる可能性が高いのではないかと思います。

わたしたちワンストップビジネスセンターはまずは青山店の会員様に向けて、みずほ銀行さんと連携し、専用窓口を設置するなりし、法人会員様の銀行口座開設をサポートしておりますので、お気軽にお問い合わせください。

バーチャルオフィスも全国の各支店ごとに口座開設ができるよう連携する銀行を増やしていきたいと思っています。

喜屋武ちあき

もし、銀行口座開設の審査に落ちた場合は事業運営に支障はありませんか?その後はどのように事業を進めたらよいのでしょうか?

土本真也

まず個人事業の方はご自身の使っていない口座等があれば、そちらを事業専用にし、利用されてはどうでしょうか?口座名に屋号が入っていなくても大丈夫かと思います。また法人の方でも社長1名でやっていらっしゃるような事業の場合は個人事業同様に社長個人のプライベート用として使っていない銀行口座を用意して1年ほどはその口座を使い、事業に使用されてはいかがでしょうか?

詳しくは顧問の税理士の先生にご確認いただきたいですが、その銀行口座を税理士さんにも見てもらい、しっかりと税務申告すれば問題ないかと思います。また、その後、銀行口座の実績を1年後でも銀行に持っていき実績を証明することができれば、また新規にて法人口座開設をするチャンスはあるでしょう。


 

便利なバーチャルオフィスを起業に活用することも考えてみてください!

今回は弁護士、税理士、社労士、行政書士の先生方とお話することができ、バーチャルオフィスとそれにまつわる法律や行政の手続きなどに関する疑問を直球で聞くことができました。私自身もネットでいろいろ検索して、起業前からぼんやりと疑問や不安に感じていたことがかなり明確になり、すっきりしました。

これからの未来は私のいる芸能界だけでなく、いろいろ業界で会社を辞めてフリーランス化が進むと思いますし、それを周囲の知人からも体感的に感じています。

フリーランス化して起業する際はぜひワンストップビジネスセンターのような便利なバーチャルオフィスを活用することも考えてみてください。

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カスタマーセンター 03-4530-0370 電話受付時間 平日 10:00~17:30(年末年始を除く)
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