ワンストップビジネスセンターの会議室利用について
バーチャルオフィスで使える会議室とは？
バーチャルオフィスで使える会議室は、バーチャルオフィス内に会議室を併設している場合と提携している貸し会議室を利用できる場合があります。
バーチャルオフィス内にある会議室には無料Wi-Fiやプロジェクター、対面打ち合わせ用のホワイトボードなどビジネスで活用しやすい設備が基本的に用意されています。
フリードリンクや間食などを提供している場合もあり、カフェで打ち合わせを行うよりもお得に利用できます。また、スタッフが常駐し対応をしてくれる会議室もあります。
バーチャルオフィスの会議室は、収容人数は4～6名ほどで1時間1,000円前後で利用できることが一般的です。都内にある少人数向け貸し会議室の価格もほぼ同額のため、1時間1,000円で利用できる会議室がお得に利用できる料金の目安になります。
会議室にある基本設備のチェックと利用したい追加のオプションの有無を確認してから選ぶと良いでしょう。
バーチャルオフィスの会議室選びのポイント
会議室がある立地を考慮
クライアントやビジネスパートナーを招いて会議や打ち合わせすることを想定して、最寄り駅から5分前後にある駅近の会議室があるバーチャルオフィスを選びましょう。
一等地の住所にある会議室でも、複数回の乗り継ぎが必要な場所や、駅から離れた立地にあると案内がしにくくなってしまいます。そのため、バーチャルオフィスは普段の就業場所として活用するわけではありませんが、見つけやすい場所にあるか実際に訪問して確認しておきましょう。
特に、遠方からの相手を招くことが多い場合は、新宿駅や渋谷駅などの交通拠点から近いエリアがおすすめです。
また、会議室を利用して勉強会やセミナーを開くときにも、立地は影響します。アクセスが良くないとそもそも参加のハードルが上がってしまうほか、当日悪天候だった場合に参加予定者が欠席を考えやすくなってしまいます。
貸し会議室の予約方法を確認する
バーチャルオフィスの会議室の予約方法は、電話予約のみの場合とネット予約にも対応している場合があります。
電話予約のみのバーチャルオフィスの場合、受付は日中にスタッフがいる営業時間内に限られてしまいます。そのため、急遽打ち合わせを入れたいときや、営業時間外に予約をしたい場合などに会議室の確保が難しくなります。
インターネットで予約が可能あれば、24時間スタッフがいるかどうかに関係なく、貸し会議室の予約ができます。
ネット予約ができる場合、出先でパソコンを開けないときに、スマートフォンから簡単に予約を取ることができるのもメリットです。また、日中は会社員として働いていて、電話をかける時間を確保しにくい副業利用の方にもおすすめです。
会議室の料金とキャンセル料を確認する
バーチャルオフィスの会議室の料金形態は、利用するバーチャルオフィス会社によって異なり、レンタル料金は会議室の収容人数にもよっても変わります。
1時間単位での単価設定や、午前と午後だけの区分けしかないブロック制、最低利用時間などを設けているケースもあります。最低利用時間の設定や時間区切りがあると、1時間当たりの利用料が安くても利用頻度によっては結果的に割高になってしまうことがあるので注意が必要です。
また、バーチャルオフィスで会議室を予約した際にはキャンセル料の金額と発生タイミングも併せてチェックしておきましょう。キャンセル料が発生するタイミングが早いと突発的な予定変更に対応することができず、余計なコストがかかってしまいます。
一般的な貸し会議室の利用では利用日の1週間前からキャンセル料が全額負担になることが多いです。そのため、利用日の7日を切ってもキャンセル料金がかからない料金設定になっているバーチャルオフィスはおすすめです。
会議室で無線LAN（Wi-Fi）は無料で使えるか
バーチャルオフィスの会議室で無線LAN（Wi-Fi）を利用できるか事前に確認しておきましょう。パソコンやタブレットを持ち込んで会議する場合や、Web会議ツールを使ってオンライン会議をする場合にインターネット環境が必要なためです。
会議室のネット回線の使用料、無線LANの有無、LANケーブルでの接続の可否、Wi-Fiの速度、各キャリアの携帯電話の電波状況、コンセントの数、接続機器の台数に制限はないかチェックしておきましょう。
インターネット利用料金、時間制限がある会議室の場合、延長したときにコストが発生するため、注意が必要です。
画像の共有などでまとまったデータ量を扱う可能性も考え、ネット環境が基本プランに含まれており、無料で使用できる会議室がおすすめです。
会議室にどんな付属設備があるか
バーチャルオフィスの会議室は、基本的に椅子とデスクが設置されており、それ以外の設備の有無や設備の利用料金はバーチャルオフィスによって異なります。
会議にはパソコンを持ち込めば十分というイメージがあるかもしれませんが、アイデアを書き出すホワイトボード、資料共有のためのモニターやスクリーンなど、何かとツールが必要になる場面が生じます。また、会議が長時間の場合にはドリンクやちょっとしたスナック菓子などがあると便利です。
これらの設備にオプションで追加料金が発生すると、会議を重ねるにつれコストがかさんでしまいます。
会議室を事前に内見できるか
バーチャルオフィスの会議室を利用するにあたって、ホームページに掲載されている情報だけではわからないこともたくさんあるため、事前に内見できるバーチャルオフィスを選ぶのがおすすめです。
会議室の広さや雰囲気、清潔感、入居しているビルのアクセスなども、自分の目で見ておくのがよいでしょう。
また、お客様に外部の会議室を使っていると知られずに自社の会議室を使っているかのように振る舞いたい場合は、受付カウンターがない会議室がおすすめです。
会議室スタッフの受付と電話対応が親切丁寧か確認
バーチャルオフィスの会議室には、スタッフが常駐し受付対応や電話対応ができる店舗もあります。
バーチャルオフィスのサービスや貸し会議室のサービスの利用契約はオンラインのみで手続き完了することが多いですが、一度、電話などでスタッフとお話してみることをおすすめします。そうすることで受付や問い合わせでクライアントやビジネスパートナーに対して、どのような対応をしているか見極めることができます。
会議室の備品確認や利用方法の相談など急ぎでちょっとした問い合わせをしたい時も、スタッフを頼ることができればすぐに解決できます。
ワンストップビジネスセンターの会議室利用サービス
ワンストップビジネスセンターでは、会員様に特別価格でご利用頂ける貸し会議室をご用意しています。
バーチャルオフィスの会員様は、1時間1,000円（税込1,100円）からの格安料金で会議室をご利用いただけます。東京23区、札幌、横浜、大阪、福岡、名古屋など、全国の会議室を利用できます。これらの会議室は、どれも最寄り駅から徒歩圏内の便利な場所にあります。
会議室は、プライバシーがしっかりと守られた完全個室となっています。商談ルーム、セミナー会場、サロンルーム、カウンセリングルーム、打ち合わせ、講義、教室などに最適な空間です。
会議室は各拠点にそれぞれ設置しています。ただし、会議室がない拠点もあります。バーチャルオフィスの会員様であれば全国の会議室をご利用いただけるため、東京都内各所をはじめ日本全国主要都市の中から、セミナー参加者、取引先などクライアントに合わせてアクセスや活用性に優れた会議室をお選びください。
貸し会議室には、レンタル対応可能な料金無料の様々な備品、設備を取り揃えております。高速無線LAN、モニター、ウォーターサーバー、フリードリンク、スナック、プロジェクター、スキャナー、鏡、ホワイトボードなどもご用意しておりますので、会議の内容に応じて必要な環境設備が完備された会議室を選択することができます。
会議室の内装は当社が提携しているインテリアショップのデザイナーが手がけております。無垢材のテーブル、デザイナーズチェア、暖色の照明などを使用した清潔感あふれるオシャレな空間に仕上げており、女性のお客様からもご好評を頂いております。お客様のビジネスシーンに合わせて是非ご活用ください。
貸し会議室の予約について
貸し会議室のご予約は、ご自身で24時間いつでも簡単にできるように「会議室予約システム」を会員様にご案内しております。会議室予約システムで、空き状況の確認やご予約、キャンセルまで簡単にどこからでもインターネットからできます。
貸し会議室のご予約は1年先まで、キャンセルは月に15回まで可能です。前日までのキャンセルであればキャンセル料は発生しませんのでご安心ください。もちろん平日10:00〜17:30の営業時間ならお電話のご予約、受付も可能ですのでお気軽にお問い合わせください。
貸し会議室のキャンセルについて
会議室の予約は前日までにキャンセルいただいた場合、キャンセル料はかかりません。当日に会議室の予約をキャンセルする場合には、予約費用の全額がかかります。ワンストップビジネスセンター青山本店のみ、キャンセル不可の会議室がございます。
貸し会議室のポイントについて
会員様には通常会員様価格で1時間1,000円からご利用いただける会議室を、さらにお得にご利用いただけますよう「会議室ポイント」をご用意しております。
平日9：00～18：00で1時間1,000円の時間帯はもちろん、６時以降の時間外や土日祝日にも同金額でご利用いただける大変お得なポイントです。
会議室のご利用頻度が多いお客様や、教室にご利用など、どちらかというと会議室利用がメインというお客様には特にオススメです。
会議室ポイントには2種類ございます。
・12時間分：10,000円（有効期限半年間）
・30時間分：25,000円（有効期限1年間）
ご購入方法は銀行振込、もしくはクレジットカードでのご決済が可能です。（有効期限はご購入頂きました日から半年、もしくは1年間となります）
貸し会議室の見学（内見）について
会議室の見学（内見）は可能です。ご予約いただきまして、見学（内見）をご希望している店舗の会議室まで直接お越しいただくこととなります。
会議室の雰囲気や広さ、備品など、教室やセミナーなどにご利用をご検討しているお客様、会議室のご利用頻度が高いと思われるお客様は特にご自身でお確かめください。
女性のお客様が中心の教室をされている方は、会議室（お部屋）の明るさを重視されていらっしゃいます。メイク教室やパーソナルカラー診断など、実際の色が判断できなくては困ると、ご自身で電球をお持ち込みになられる方もいらっしゃいます。
また、お連れ様（生徒さん）がリラックス出来る空間かどうか、ホワイトボードの位置などご覧いただきましたら教室セミナーなど開催時のイメージができるのではと思います。
見学（内見）可能時間は平日10：00～18：00となっております。見学（内見）の際はいくつかご希望の日時をいただきます。
※ほかのお客様のご利用により、見学（内見）の日時はご希望に添えない場合がございます。
見学（内見）のご予約は、内見お申し込みのお問い合わせフォームからお手続きいただくか、お電話で見学（内見）をご希望している店舗とご来店希望日時をお知らせいただくと担当スタッフが対応させていただきます。
