電話秘書代行サービス

ワンストップビジネスセンターの電話秘書代行は、コールセンターのスタッフが、御社名またはご指定の屋号で契約者様に代わって電話を受けるサービスです。プレミアムプランでは月額料金に含まれ、エコノミープラン・ビジネスプランでは追加料金で利用できます。

お客様からの用件はスタッフが承り、登録済みのメールアドレス宛に用件と着信の内容を即時に送信します。メールアドレスの登録は最大3件までです。料金はワンコールにつき200円（税込220円）で、明らかな営業の電話については料金が発生せず、着信報告も行いません。

コールセンターの営業時間は平日10:00〜17:30で、対応は営業時間内に限ります。営業時間外は下記のガイダンスが流れます。

「申し訳ございません。只今電話に出ることができません。時間をおいてから再度おかけ直しください。お電話ありがとうございました。」

電話秘書代行の料金

電話秘書代行の利用には、通話料と受電ごとの手数料がかかります。受電ごとの料金には、コールセンターへの電話転送料金も含まれます。

ご契約時に、前払い通話料として4,546円（税込5,000円）をお預かりします。毎月の転送費用の実費は前受金から差し引き、残高が1,000円を下回った時点で残高を5,000円（税込）に戻すご請求となります。

電話対応

電話秘書代行では、かかってきた電話に対して受付窓口としての一次対応を行います。コールセンターのスタッフは、ご契約者様の屋号や法人名（ご指定可能）で電話を受けます。

対応は、担当者が不在である旨を伝え、発信者のお名前・ご連絡先・簡単なご用件を伺い、契約者様へ連絡する形となります。コールセンターのスタッフは定期的な研修を受けています。

事業内容についての応対や、契約者様の現在の状況の案内は対応範囲外となります。

電話秘書代行の対応範囲

受付窓口として対応できる電話は以下のとおりです。
・一般のお問い合わせやご挨拶の電話
・取引先・関係者からの連絡（折り返し依頼、伝言の受付）
・アポイントや面談希望などの連絡の一次受付
・営業電話（セールス・提案・勧誘など）の一次対応と取次ぎ可否の伝達
・採用応募・求人に関する問い合わせの一次受付
・誤発信や間違い電話の対応

対応範囲外となる電話は以下のとおりです。契約者様からの直接対応が必要になります。
・事業内容に関する専門的な質疑応答
・具体的な見積、価格交渉、契約の確定
・商品の注文受付や予約の確定
・緊急対応の判断や指示出し
・個別の在席状況・スケジュールの案内（出張先の連絡先案内など）
・発信業務（お客様への折り返し連絡など）

電話秘書代行のメリット

固定電話番号での受付体制を整えられる

電話秘書代行とあわせて、市外局番からはじまる固定電話番号（東京なら「03」、大阪なら「06」など）を取得できます。発行された番号はホームページや名刺にも記載できます。

同一区域内にご自宅や事務所などの活動拠点がある場合は03や06などの固定電話番号、活動拠点がない場合は050から始まる番号を提供しています。

不在が続く状態を避け、常に受付で電話を受けられる体制を整えられます。秘書スタッフを自社で雇用する場合と比べて、人件費を抑えやすくなります。

・電話転送・逆転送の詳細を見る

問い合わせの取りこぼしを防げる

電話に出られない状態が続くと、新規の問い合わせや取引の連絡を受け取れないことがあります。

電話秘書代行を利用すれば、一次対応と用件の受付を任せられるため、問い合わせの内容をメールで把握し、後からご自身で改めて連絡できます。

電話対応が不要になるため業務に集中できる

法人登記を行うと登記住所と電話番号が公開されるため、営業目的の電話が届くことがあります。

電話秘書代行で一次対応を任せれば、営業電話の対応に時間を取られず、必要な用件だけをメールで確認できます。

明らかな営業電話や迷惑電話は1対応としてカウントしないため、受電ごとの料金も発生しません。

ネットショップの運営にも活用できる

ネットショップの開業時は、特定商取引法に基づく表記として運営者の電話番号を記載する必要があります。電話秘書代行とあわせて固定電話番号を取得すれば、携帯番号や自宅の番号を掲載せずに表記できます。

問い合わせ先に電話転送で付与する個別電話番号を設定し、電話秘書代行で窓口対応を行う運用も選べます。

ご自宅の電話番号を公開しないことで、ご家族への影響を避けられます。

電話秘書代行のスポット利用について

電話秘書代行は1か月単位でのスポット利用にも対応しています。繁忙な時期だけ、海外出張中だけといった利用も選べます。

スポット利用の詳細はカスタマーセンターへお問い合わせいただけます。
・お問い合わせ

電話転送と電話秘書代行の違いについて

電話転送と電話秘書代行の違いは下記の表で確認できます。

・バーチャルオフィスの料金・プラン
・電話転送・逆転送・電話秘書代行のよくある質問