電話秘書代行サービスについて

ワンストップビジネスセンターの電話秘書代行サービスは、女性スタッフが対応するコールセンターにて御社のお名前もしくはご指定の屋号名でお客様の代わりに対応するサービスです。プレミアムプラン・エグゼクティブプランのお客様で電話秘書代行サービスをご利用いただけます。

 

電話秘書代行サービスについて

メールアドレスのご登録は3件までで、お受けした内容はメールで即時ご報告させていただきます。ワンコールにつき、220円（税込）の費用が掛かります。ただし、明らかな営業のお電話には費用は発生しません。また、着信があった報告もいたしません。

コールセンターは平日9:00～17:30に営業しており、営業時間中のみの対応となります。
それ以外の営業時間外は下記のガイダンスが流れます。
「申し訳ございません。只今電話に出ることができません。時間をおいてから再度おかけ直しください。お電話ありがとうございました。」

ご契約時に前払い通話料を5,000円(税込)分お預かりいたします。対応費用はそこから差し引いていき、残金が1,000円を切ったらまた5,000円に戻るよう、請求いたします。

 

電話対応について

ワンストップビジネスセンターがご提供している電話秘書代行サービスでは、かかってきたお電話に対して簡単な受付窓口対応をさせていただきます。

コールセンターのスタッフは、ご契約者様の屋号や法人名（ご指定可能です）で電話を受けますので、電話口の相手方はまるで御社の受付スタッフが対応してくれるかのように思われるでしょう。ワンストップビジネスセンターでは専門的な訓練をしたスタッフが電話対応をしており、契約者様の事業イメージを損ねてしまうことはございませんので、ご安心ください。

かかってきた電話に対して、「社長や担当者は不在」という旨をお伝えし、かけてきたお客様のお名前やご連絡先、簡単なご用件をお聞きして、速やかに契約者様へご連絡させていただきます。契約者様がされている事業内容についての応対はできかねますので、商品の注文を受けたり、提供しているサービスについてお答えしたりすることはできません。

また、契約者様の現在の状況をお伝えすることも、かかってきたお電話でお伝えすることはできかねますので、「現在は海外出張中のため、代わりに〇〇へお掛けください」というようなご案内はできませんので、予めご了承ください。

 

電話秘書代行サービスのメリット

会社・事業のイメージアップにつながる

 

東京だと「03」、大阪だと「06」といった市外局番からはじまる固定電話番号を取得できますので、その住所を事業拠点にしている証明ができ、会社の信用力がアップします。ワンストップビジネスセンターでは契約者様専用のオリジナル電話番号を発行させていただきますので、ホームページや名刺などに載せることも可能です。

同一区域内にご自宅や事務所などの活動拠点をお持ちのお客様には03や06から始まる固定電話の番号を、活動拠点のないお客様には050から始まる番号をご提供します。

電話をかけても不在が多くなってしまうと会社へのマイナスイメージがついてしまいますし、クライアントが大きな企業になってくると事務所にスタッフ不在ということで会社の規模感がわかってしまいイメージダウンさせてしまう可能性もありますが、電話秘書代行サービスを利用することで防ぐことができます。

さらに、ワンストップビジネスセンターのコールセンターは定期的な研修を行い、日々サービスの改善に努めておりますので、スタッフの電話対応の質も高いとご好評いただいております。

ご契約する電話受付、電話対応のサービスレベルは、会社のイメージを左右する大事なポイントになります。

クライアントにも事業経営が順調な印象を与えるためにも、ご自身で不在が続いたり、雑な電話対応をしたりする可能性があるならば、電話秘書代行サービスのご利用をおすすめします。

また、事業所・営業所の拡大時など貴社の秘書スタッフの代わりに電話秘書代行サービス業務を任せることで、人件費の削減にもつなげられるメリットもあります。

ビジネスチャンスを逃さない

 

かかってきた電話に出られないことで、依頼者であるお客様はあなたの会社から他の会社へ仕事の依頼先を変更してしまい、大きなビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。

特に起業したての頃は、新規顧客の獲得は事業を軌道に乗せるためにもとても重要ですので、問い合わせの電話に1件ずつ丁寧な対応ができるかどうかが鍵になってきます。

営業をたくさんかけて電話でお問い合わせをいただいても、その電話に対応できなければビジネスチャンスを多く逃すことになります。

電話秘書代行サービスは格安料金で利用できますので、まずは問い合わせの電話に対応できる体制を作りましょう。

問い合わせ内容については、後ほどご自身で丁寧なご連絡ができれば、クライアントの信用も失わずにビジネスチャンスを広げることにもつながります。

電話対応が不要になるため業務に集中できる

 

独立や会社設立をすると法人登記用の住所が公開されるため、飛び込み営業の電話が多くかかってくるでしょう。

営業電話にいちいち対応をしていては仕事に集中することができず、大事な時間を奪われてしまいますので、電話秘書代行サービスに任せることをおすすめします。

また、営業電話が多いからとかかってくる電話の対応を疎かにしてしまうと、中には新規の問い合わせがあったり、クライアントから取引の話があったりと大事な電話を逃してしまう可能性もあります。

電話秘書代行サービスでは、明らかな営業電話や迷惑電話などは1対応とカウントしませんので、無駄なコストも時間もかけずに業務に集中していただける環境がつくれます。

ネットショップの運営にも活用できる

 

ネットショップの開業時には「特定商取引法に基づく表記」に運営者の情報として電話番号も記載する必要が出てきますが、電話秘書代行サービスを利用することで固定電話番号を掲載することができ、信用力をあげることができます。

また、問い合わせ先に当サービスが付与する個別電話番号を設定しておき、電話秘書代行サービスで問い合わせの窓口対応をすることも可能です。

ネットショップでは販売者の顔が不透明な分、実店舗よりもユーザーが不安になりますので、電話での問い合わせにすぐ対応できるか、電話対応の質の良し悪しも売り上げにかかわってきます。

また、ご自宅にネットショップの問い合わせ電話がたくさんかかってきてしまうと、ご家族に迷惑をかけてしまう可能性も考えられます。

運営者の情報が名前だけ、もしくは携帯番号が掲載されていて電話にもなかなか出てくれないショップになってしまうと、お客様の信用も失ってしまう可能性が高くなります。

電話秘書代行サービスを利用して、信用力と安心感をあげることで、人気ショップに成長する可能性を高めていきましょう。

電話秘書代行サービスのスポット利用について

1ヶ月単位で電話秘書代行サービスをご利用したい方向けの新サービスです。忙しい時期だけ、海外出張中だけ電話秘書してほしいスポット的ニーズに対応します。

電話秘書代行サービスのスポット利用については、ワンストップビジネスセンターのカスタマーセンターまでお問い合わせください。
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電話転送サービスと電話秘書代行サービスの違いについて

» 料金・プラン
» 電話サービス（転送電話、電話秘書代行）について
もご参考ください。