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バーチャルオフィスを選ぶ時の注意点

東京都内には大変多くのバーチャルオフィスが存在します。
2011年現在で400件あるといわれております。
インターネットの普及により今後も働き方の自由度が増していくことを考えると、バーチャルオフィスはこれからもっと増えていくことになるでしょう。

それ自体は非常によいことなのですが、そんな数あるバーチャルオフィスの中で、自分にあったバーチャルオフィスを探し出すのは至難の業です。

どんなバーチャルオフィスがいいかというのは、お客様それぞれによって、また働き方によって違うものです。

そんな中で、バーチャルオフィス選びで失敗しないために確認しておきたい事をまとめてみました。

皆様のバーチャルオフィス選びのご参考になればと思います。

立地について

バーチャルオフィスなので、名刺に記載する住所が一等地であれば、とりあえずOKという方を多く見受けます。

ちょっと待った!!

バーチャルオフィスでは、施設利用として会員様は会議室がご利用になれます。ご商談、セミナー、お稽古(教室)などでご利用いただけます。

その場合、電車でのアクセス、車でのアクセスがよいか?、ご自身の日々の活動ルート内に沿っているか?というのは重要なポイントとなります。ご来社いただく会員様のお客様の事も考えると交通手段的にいい立地、悪い立地があります。またご商談の場合、多くの資料をお持ちいただくこともあります。その場合、駅から徒歩どれくらいの立地にあるのかという点もしっかりおさえておきましょう。

会議室のご利用がない場合でも、急ぎの郵便物が到着した場合、直接ご自身で引き取りにいける距離かどうかというのも大きなポイントになってきます。

住所だけでなく、実際に足を運んでみて交通アクセスをチェックして見ることをお勧めいたします。

  • オフィスまでの電車のアクセス、車のアクセスは難しくないか?
  • ご自身の活動ルート内に沿った立地か?
  • 駅から徒歩圏内か?

運営会社について

会員様のご商売の大切なご住所をお預かりすることになるバーチャルオフィス。都内でも多くのバーチャルオフィスが存在し、熾烈な価格競争により運営会社の倒産が目立つ事も事実です。

せっかく立ち上げたばかりの会員様の会社が、バーチャルオフィスの運営会社の理由により、登記移転を余儀なくされるのは切なすぎます。移転登記の費用が発生するだけでなく、会員様のクライアントにも不信感を抱かせてしまいます。

その為にもしっかりとご自身の目で運営会社を見極めることは大切なことです。運営会社を見極めるためには、内見をされることをお勧めいたします。内見し、担当者にお会いしどんな人達なのかをご自身で確かめてみることが重要です。もし運営会社の代表がどんな気持ちでこの事業に取り組んでいるのかを聞いてみるといいと思います。

  • 永続的に営業していける運営会社なのだろうか?
  • 内見はできるだろうか?

また会員様にとってバーチャルオフィスはご自身のオフィスとなります。いってみれば、バーチャルオフィスのスタッフが会員様のスタッフとなります。来客の対応、電話の取次ぎなど会員様のお客様と接する機会も少なくありません。

お客様とのやり取りの中で、マニュアル的な対応だけでなく、臨機応変な対応ができるかや、スタッフとして同じ温度感で働けるかというのは重要なポイントとなってきます。

  • バーチャルオフィスのスタッフの対応のレベルは?
  • マニュアル外の対応ができるか?

施設について

バーチャルオフィスでは会員様は会議室がご利用になれます。お客様をお連れして、ご商談や、セミナーやお稽古(教室)などでご利用いただけます。時間によって他の会員様と共用で利用する事となります。

多くの会員様がご利用になりますので、掃除がしっかり行き届いているかは確認しておきましょう。ご自身の会議室となりますので、お客様に恥じないようなものであるかは事前にチェックしておきましょう。

会議室の雰囲気はどうか?
ご自身のご商売の雰囲気に合致した会議室になっているか?

バーチャルオフィスの場合、コストを抑えるために辛気臭い会議室になっていることが稀にありますのでご注意ください。
また建物自体もきれいにお客様を呼ぶのに恥じないレベルかどうかも実際に見定めてください。

会議室にはご商談やセミナーをするための備品(ホワイトボード、プロジェクター、ドリンクetc)が揃っているか、価格的にいくらなのかもチェックしておきましょう。いざ利用してみようと思ったら、プロジェクターなどが有償となっており、結局ご自身に持ち込んでいるという事のないようにしましょう。またご利用目的によっては、休日のご利用、夜間のご利用をされるケースもあると思います。営業時間内しか利用できない会議室が意外と多いので、事前に調べておきましょう。

  • 会議室の掃除はしっかりされているか?
  • 会議室の雰囲気はいいか?
  • 建物、ビルは汚くないか?
  • 設備、備品は自由に利用できるか?
  • ご利用可能時間は?
  • 会議室の利用料金は?

料金について

正直、バーチャルオフィス業界の価格設定はわかりづらいです。基本料金の設定があり、

・郵便物到着連絡
・郵便転送
・FAX転送
・電話転送
・来客対応

などご利用の応じて従量課金が発生するケースが少なくありません。サイト内では詳しい説明がなく、実際に内見に行き説明を受けると、このような費用が別途発生する事を知らされることがあります。お申込み前に想定される依頼項目をまとめて月間でいくらになるかをご確認ください。どの部分は定額な料金で、どこのサービスからが従量課金(ご利用に応じて費用発生すること)なのかをしっかり把握されることが重要です。

また保証金を依頼されるバーチャルオフィスもございます。こちらも事前確認をしっかりしておいきましょう。起業時には少しでも手元にキャッシュを残しておくことが重要です。

  • 価格設定は明確か?
  • 定額、従量がわかりにくくないか?
  • 保証金の有無