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バーチャルオフィスのメリットとデメリットについてのまとめ

近年、スタートアップやスモールビジネスの経営者、フリーランスを中心に人気の出ているバーチャルオフィスですが、起業を検討している方々にはおすすめのオフィスサービスです。

しかし、バーチャルオフィスの実態がよく理解できずに、代わりにレンタルオフィスやシェアオフィスを借りたり、高い家賃を出して事務所を構え、毎月の固定費用が重くのしかかっている方もいるかと思います。

もちろん、バーチャルオフィスが起業するすべての方向けのサービスなわけではありませんが、「こっちのオフィスサービスのほうがよかった・・・」と後から後悔しないよう、こちらの記事でバーチャルオフィスを理解していただき、ご自身のビジネスに必要・不必要なものは何かをご検討して頂くためにお役に立てればと思います。

ここではバーチャルオフィスを使った起業のメリットとデメリットを包み隠さず、ご紹介したいと思いますので、ぜひご参考ください。
 
 

バーチャルオフィスのメリットとデメリット。比較検討する上での注意点。

ここではバーチャルオフィスを使った起業のメリットとデメリットを包み隠さず、ご紹介したいと思います。

バーチャルオフィスをご検討中の方は

A 自宅
B 賃貸オフィス(レンタルオフィス含む)
C バーチャルオフィス

のそれぞれのメリット&デメリットを比較しながら検討されていることと思います。

下記の表では1~7の検討事項を記載しておりますが、A、B、Cのそれぞれを各検討事項の観点から見直し、今一度、ここでその各メリット、デメリットについて整理してみましょう。
 
 


 

メリット

1.オフィスへの初期投資や月額固定費などの費用コスト面

バーチャルオフィスは賃貸オフィスやレンタルオフィスを借りるのに比べて格安でオフィス機能をもつことができます。フリーランスでも法人設立においても、起業したての当初の売り上げが安定しないていないのに賃貸オフィスに毎月何万円もかけることはもはや賢明な判断ではありません。賃貸オフィスを借りるタイミングとしては、事務所に常駐のスタッフが必要、事務所への来客が多い(店舗的な使い方)など満を持したタイミングで借りるべきだと思います。

一般的に賃貸オフィスや貸し事務所(レンタルオフィス含む)を運営、維持するためには、以下のような費用が発生します。

① 毎月の家賃(法人契約の場合は消費税がかかる)。契約時には敷金、保証金、礼金も。
② 電気代、ガス代などの光熱費
③ 固定電話、FAX回線代
④ インターネット通信回線費
⑤ 消耗品などに掛かる雑費
⑥ OA機器のリース、メンテナンス費用など設備維持費
⑦ 留守番のスタッフの人件費
⑧ その他

事業内容にもよりますが、オフィスを借りるだけで上記のような毎月多額のランニングコストが必要となります。

具体的には毎月最低限10万円かかってくるでしょう。

それに比べて、バーチャルオフィスは、オフィス運営に必要な経費を大幅にコストダウンできます。

毎月のランニングコストを3万円削減するだけでも、3年間で108万円(3万円x36ヶ月)のコストダウンです。

そもそもバーチャルオフィスは、オフィスとしての場所や業務スペースを伴わない新しいオフィス形態です。

起業時にバーチャルオフィスを選択することによって、賃貸オフィスを利用する際に毎月必要な、家賃、光熱費、回線費、雑費、設備維持費を0円にすることが可能となります。都心一等地にオフィスとして賃貸物件を借りる場合、敷金礼金、前家賃を含め多額の初期費用がかかる合が多いですが、多大な初期費用を掛けることなく、都心一等地住所を手に入れるのバーチャルオフィスのメリットです。

また、ワンストップビジネスセンターでは、電話番号貸しサービス、郵便物転送サービス、レンタル会議室サービスなどさまざまな事業運営に必要なサービスを格安にて提供させて頂いております。

たとえば、電話対応の代行を行う「電話秘書サービス」を利用することによって電話回線費用や事務員などの人件費を削減出来ます。

バーチャルオフィスで起業すると自宅で起業するよりも少しのコストはかかりますが、毎月5千円程度から利用できますので、賃貸オフィスを借りるよりははるかにコストを抑えることができます。

コストを少額なものから並べると、

A 自宅 < C バーチャルオフィス < B 賃貸オフィス

となります。
小資本で起業する際はまずはオフィスにはお金をかけないというスタンスが重要です。

 
 

2.顧客(取引先)や金融機関、公的機関からの信用・信頼性

次に顧客や銀行などの金融機関、公的機関などの第3者からの信用や信頼性という観点から比較してみましょう。

まずは本質的に上記のような第3者から事業主として短期的に信頼されるためにはどのような条件があるでしょうか?

・代表者の人柄、立ち居振る舞い
・代表取締役以外の取締役の信頼性
・これまでの業歴、経歴
・提供しているサービスの内容
・決算や会計の数字、経営の実態
・自己資本の厚み

などが考えられると思います。はじめての会社との取引を始めるときや、初めてのサービスを利用する場合、今はパソコンやスマホでその会社の名前を検索し、ホームページを確認することと思います。

そして、「会社概要」のページで会社のプロフィールを確認する方が多いのではないでしょうか。

顧客や信用が少ない起業当初は当然、「企業イメージ&ブランディング」も大切です。

会社住所は企業のイメージを担う要素として、お取引先様やお客様の信用を得る為に重要な役割を果たします。法人会社登記、ホームページ、名刺など、起業家にとって都心一等地の会社住所の利用は必須事項ではないでしょうか。しかし、都内一等地に賃貸オフィスを借りる際は莫大なコストが掛かります。

一等地の住所を会社住所に記載しておくだけで、多くのホームページ閲覧者様は安心することでしょう。

いまは「Google ストリートビュー」というサービスで住所から建物の外観の画像などを確認する方も多いと思います。

都市から外れた郊外の一軒家の画像がストリートビューで表示されてしまったときは、閲覧者の心象も良くないことでしょう。

バーチャルオフィスを使っていても、ストリートビューの画像表示では賃貸オフィスかバーチャルオフィスかの差は判別することはできませんので、その点では賃貸オフィスに比べて不利な点はありません。
 
 

◆バーチャルオフィスだと新規法人の銀行口座開設ができないのか?

私たちが日々バーチャルオフィス運営をしていると、「バーチャルオフィスだと信用が無くて、個人でも法人でも新規で銀行口座の開設ができないと聞いたんですけど、どうなんでしょうか?」というお問い合わせを非常に多くいただきます。

またそれに付随して
・「個人事業の屋号のついた口座よりも法人口座の方が開設しやすいのか?」
・「個人と法人では口座開設手続きはどちらの方が楽か?」
などのご質問もいただきます。

お問い合わせされる皆様は「せっかくバーチャルオフィスを契約しても銀行口座開設の審査で落とされてしまえば、せっかく契約したバーチャルオフィスも無意味になってしまう」とお考えのようです。

たしかに皆様の心情はとてもよくわかります。

私たちも毎年銀行関係者の方に問い合わせをして確認をさせていただきますが、「バーチャルオフィスだからと言って審査を不通過にすることはありません!銀行口座開設の審査はあくまでも事業を運営される代表者様個人の信用を総合的に判断して審査をしています。」とおっしゃられます。

代表者(社長)個人の方が

・本人はどこに住んでいるのか?
・会社の登記場所。住所や電話などの連絡先
・家族、子供などの構成はどうなっているか?
・どのくらいの預金をこれまで積み立ててきたか?
・どこで働き、定期的に給与などを得て、堅実な生活を続けてきたか?
・どのような職種や職歴があるか?
・本人の犯罪歴はないか?
・本人含め家族に反社会的勢力の関係者がいないか?
・現在、どこの銀行の口座を利用し、生活をしているか?
・新しい事業の事業内容や成長の見通し。クライアントや取引先はどのようなところか?
・本人が事業を行っていくうえで、信用足る人間なのか?

などなど、多くの点から検討されます。

ですので、私たちも「必ず銀行口座開設はできます!」とは断言できませんが、一般通念的に「まじめに生きてきて、事業も堅実性が感じられる」ということであれば、問題ないと思われます。

ただし、会社や事業によってそれぞれの状況が違いますので、

・ネット専業銀行の楽天銀行やジャパンネット銀行は口座開設できたがゆうちょ銀行はできなかった!
・住居に近い地元の地方銀行は審査が通ったが、ネット銀行は審査に落ちた!
・都市銀行では審査が落ちると思ってたのに口座開設できた!

などこれまでのお客様の成功事例でも様々なケースが存在します。

ただし、犯罪収益移転防止法のもとに定められた本人確認資料を準備し、またそれだけでなく、事業の説明ができる資料など、銀行口座開設に必要な書類などを準備してベストを尽くして口座開設を申し込みしましょう。

当ワンストップビジネスセンターでも会員様に向けて銀行口座開設サポート(有料)も行っておりますので、お気軽にお問い合わせください。

もし、1つの銀行しか口座開設できなかったとしても、1年後以降に事業が継続していればかつて口座開設の審査に落ちてしまった銀行でも再度、口座開設の審査をしていただくと口座開設も可能と思われます。

バーチャルオフィスでの法人銀行口座開設についてはこちらの記事でも書いていますので、ぜひご参考ください。

 
 

◆バーチャルオフィスだと社会保険や雇用保険の申請ができない?

まずは結論から申し上げますと、『バーチャルオフィスでも社会保険や雇用保険の申請・加入が可能』です。

「バーチャルオフィス デメリット」などでGoogle検索をいたしますと、バーチャルオフィスだと社会保険や雇用保険に入れないという記事を目にすることがあります。それらの記事は私たちバーチャルオフィス運営業者としても事実ではないのでとても困っています。なぜなら、毎年私たちのバーチャルオフィスには社会保険庁や日本年金機構より何百通もの社会保険や雇用保険に関する書類が送られてきており、会員様の法人やフリーランスの方々に日々、郵便物転送をしています。

厚生労働省のホームページをみていただいても記載がありますが、いまは法人か個人かは関係なく従業員が1名でもいると社会保険加入が雇用保険法により義務付けられていまして、バーチャルオフィスだからそれらに加入できないというのは矛盾した話になってしまいます。

雇用保険の加入も同様に労働者災害補償保険法により義務付けられています。

国の方向性としてはどんどんそれらの保険の適用範囲を拡大し、より多くの保険料を徴収しようという方向に向かっているのに、バーチャルオフィスだから社会保険を払わなくていいというのもおかしな話ですよね。

バーチャルオフィスでも社会保険や雇用保険は加入可能ですので、ご安心ください。

上記のような話も踏まえまして、第3者からの信用・信頼性に関しては

A 自宅 < C バーチャルオフィス ≒ B 賃貸オフィス

という順番でしょう。

もし、顧客様やお取引先様が突然、バーチャルオフィスにお越しになってもワンストップビジネスセンターでは「御社名にて」来客対応を行っておりますので、信頼性を失うことはありません。

 
 

3.個人情報の安全性について

女性起業家やフリーランサーの方でバーチャルオフィスを利用されている代表的な理由の一つとして、「自宅の住所を明かしたくない」というものがあります。

ご自身のキャラクターや経歴やスキルをサービスとして、コンサルタントやカウンセラーなどの専門家としてビジネスをされている方は「身一つ」でビジネスをスタートできてしまうため、当然、賃貸オフィスもサポートスタッフも当初は必要がありません。

しかし、どなたもご家庭やプライベートを守りたいというお気持ちは共通されているようです。

いまはネットの検索機能も発展し、2ちゃんねるなどの掲示板もあります。心無いネットユーザーが個人情報の書き込みをしたりするケースが散見されます。

キャラクターを商品にされるということは当然、熱狂的なファンもできる可能性もありますし、妬みを買ってしまう可能性もあります。

その際にホームページや名刺で「自宅住所」を公開していると、とても不安ですよね。「Google ストリートビュー」で外観や明確な場所まで確定されてしまいます。小さなお子様がいらっしゃると、より不安かと思います。

当然、自宅とオフィスを兼用してビジネスを行うこともできますが、安易な個人情報の公開は後々トラブルを招きかねません。世の中には「安物買いの銭失い」「安かろう悪かろう」などという言葉もありますが、安さのみに注目すると、後々大きな代償を払わねばならない可能性もあることを知っておきましょう。

当社では、女性に限らず、起業家の皆様に自宅以外にビジネス住所を持つことをおススメしています。自宅とオフィスの兼用利用は、コストの観点からすれば、非常に効果的ですが、会社登記を自宅住所にすることで精神的なトラブルや不安にさらされるなど、デメリットが生じる可能性が多々あります。

個人情報の安全性の観点から言えば、安全性の高い順番に並べると

C バーチャルオフィス ≒ B 賃貸オフィス > 自宅

ということになるでしょう。

 
 

デメリット

4.住所の重複について

バーチャルオフィスは非常に多くの会社様に同じ住所をご利用いただいています。
同じバーチャルオフィスの利用者様同士、所在地が同じ住所を保有するため検索エンジンなどで住所を検索した場合、御社だけではなく、他社様が表示されてしまうことがあります。情報を明かすことは「信頼」でもありますが、これはバーチャルオフィスをご利用いただく上ではご留意が必要です。

これはレンタルオフィスを借りても同じ課題はあります。

他社様との住所の重複を避けたいのであるならば、独自の賃貸オフィスを借りるしか選択肢がありません。

バーチャルオフィスの何倍もコストをかけて、賃貸オフィスを借りて、その価値があるかはじっくりと検討されることをお勧めします。

住所の重複という観点から考えると、メリットが大きい順番に並べると、以下のようになりますね。

B 賃貸オフィス > A 自宅 > C バーチャルオフィス

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いについてさらに詳しく知りたい方はこちらの記事も参考にしてください。

» バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違いとは?
» バーチャルオフィスとレンタルオフィスの比較について

 
 

5.郵便の受け取り期間

起業をすると、郵便、小包、書留、ダイレクトメール、お歳暮などの宅配物など様々な荷物が届きます。当センターにも日々、会員様の大量の荷物が届きます。
ご自宅やご自身の賃貸オフィスの場合はすぐにお荷物も手元にお受け取りができることと思います。

バーチャルオフィスをご利用の場合は、

バーチャルオフィス → 会員様のご自宅やご指定の場所に転送

という作業が入ってきますので、迅速に郵便を受け取りたい場合でも、当センターを経由し、転送をしてからのお受け取りとなりますので、1週間前後時間がかかる場合があります。

ただし、お荷物の到着時、当センターより会員様にお荷物の到着案内のメールを日々お送りしておりますので、どのようなお荷物が届いたかをすぐにお知り頂けます。また、当センターも拠点によりますが、直接、お荷物をお引き取りにお越しいただくことができる拠点もありますので、直接取りにお越しいただければ迅速にお荷物をお引き渡しさせていただくことができます。

荷物の受け取り期間の比較からすると

A 自宅 > B 賃貸オフィス > C バーチャルオフィス

という順番になりますね。
 
 

6.許認可の申請

事業を始めるための官公庁への許認可は5つあるといわれております。

それは届出・登録・認可・許可・免許の5つです。

始められる業種より、この許認可もそれぞれだと思いますが、

・実際の執務スペース(場所、空間)が必要
・電話などのOA機器をはじめ、設備が必要

などの諸条件が求められる場合は、その許認可の申請の住所にバーチャルオフィスの住所はご利用いただけないかもしれません。

上記のような許認可が必要な事業を始められる際はあらかじめ所轄の官公庁の担当部署に住所の利用についてご確認されるようにしてください。
例えば、中古のリサイクル業で起業をお考えの方は「古物商」が必要になってきますね。管轄の警察署の窓口へ許可申請書の提出が必要になるわけですが、まずは電話をして正直にバーチャルオフィスを利用することを伝えて、そのうえで許認可の取得が可能かどうか確認ください。

バーチャルオフィスと契約したけれど、営業許可が下りずに新しく事業が始められない・・・という残念な事態がないように事前に必ず確認はしてくださいね。

許認可の申請の観点から言うと、メリットが大きい順に並べると

B 賃貸オフィス > A 自宅 > C バーチャルオフィス

という順番です。
 
 

7.楽天、Amazonのショッピングモールへの出店

物販業やネットショップをスタートされる方は楽天やAmazon、そして、Yahoo!ショッピングなどのショッピングモールへの出店も考えていらっしゃると思います。

これらのショッピングモールへの出店などは各規約などを確認してから、申し込みをするようにしてください。

バーチャルオフィスの住所は利用禁止になっている可能性もあります。

これらのショッピングモールの出店からの観点から言うと、メリットが大きい順に並べると

B 賃貸オフィス > A 自宅 > C バーチャルオフィス

となります。

 
 

まとめ

上記のようにバーチャルオフィスのメリットとデメリットをまとめてみましたが、
いかがでしたでしょうか?

もちろんデメリットもありますが、デメリット以上にメリットが大きいと思っています。

ワンストップビジネスセンターも2010年にバーチャルオフィス事業を開始して以来、5年以上が経過しましたが、これまでの会員様の中には創業した会社や事業を売却したり、上場をされるお客様も出てきました。

つまり、バーチャルオフィスをうまく使えば、いか様にも事業ができるということです。

少しでも何かやってみたい!という気持ちがある方は、バーチャルオフィスを利用して最小限のリスクではじめられることもおすすめします。

ワンストップビジネスセンターの会員さまには、個人でカウンセリングや語学教室、小規模セミナーを始められた方々から、パソコン1つあればどこでも仕事ができるノマドワーカー、地方で会社を経営しており東京の一等地に支店を増やしたい経営者様、事業縮小に伴いコストダウンのためバーチャルオフィスをうまく活用した経営者様など個人・法人問わず様々な会員さまがご契約されています。

ぜひ、起業時にはコストパフォーマンスに優れたバーチャルオフィスの活用をお勧めします。

 

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